12 secrete pentru o întâlnire super productivă pe care ar trebui să o cunoașteți

12 secrete pentru o întâlnire super productivă pe care ar trebui să o cunoașteți

Horoscopul Tău Pentru Mâine

În cei patruzeci de ani de muncă, m-am plâns întotdeauna de întâlniri lungi, plictisitoare și neproductive, așa că alătură-te clubului! Da, întâlnirile de stil vechi au efecte negative asupra moralului, productivității și motivației.[1]

El (Warren Buffett) nu-și lasă calendarul să se umple de întâlniri inutile.– Bill Gates



Deci, de ce întâlnirile nu pot fi mai scurte, mai productive și uniforme, îndrăznesc să spun asta, distractive?



Vestea bună este că multe companii conduc acum calea în gestionarea întâlnirilor lor.

Iată 12 secrete pentru o întâlnire productivă. Dacă sunteți manager sau lider de echipă, vă recomandăm să le implementați. Dacă sunteți membru al unei echipe, puteți face întotdeauna sugestii pentru ca întrunirile să devină cu adevărat super productive.

1. Timpul nu este adevărata problemă

Majoritatea oamenilor se plâng că nu au suficient timp, iar întâlnirile le pot jefui această marfă prețioasă. Un alt mod de a-l privi este să vă concentrați pur și simplu asupra nivelurilor de energie pe care le aveți.



Planificați pauzele astfel încât nivelurile de productivitate să fie menținute la maxim.Publicitate

Gestionează-ți energia, nu timpul. - Tony Schwartz



2. Faceți întâlnirile mai scurte

Stabilirea unei limite de timp de 10 sau 15 minute poate ajuta cu adevărat. Unii manageri primesc de fapt un cronometru, astfel încât acesta să dispară la încheierea întâlnirii. Nu întâmplător discuțiile TED au o limită maximă de 18 minute.

Motivul este că toate cercetările arată că atenția noastră intră într-un declin progresiv, dacă întâlnirile sau discuțiile durează mai mult. Studiile făcute la Texas Christian University arată că studenții își amintesc mai multe informații după cursuri mai scurte.[Două]

3. Planificați întâlnirile numai atunci când este necesar

Majoritatea companiilor au o oră și o zi stabilite pentru întâlniri. Aceasta înseamnă că productivitatea este încetinită, doar datorită unui program stabilit.

Este mult mai bine să ne întâlnim atunci când lucrurile trebuie să fie făcute, deciziile luate și punctele de acțiune finalizate.

4. Întâlnește-te în picioare sau în altă parte

LAcercetare foarte interesantăarată că așezarea crește problemele teritoriale.[3]

Oamenii se simt confortabili și doresc, de asemenea, să își afirme poziția sau autoritatea.Acest lucru nu se face atât de ușor atunci când stai în picioare. Publicitate

Participanții se simt mai puțin în largul lor și vor să facă lucrurile mai repede. Există și alte modalități inovatoare de a avea întâlniri.

Dar oriunde te-ai afla, fii inovator cu spațiul tău. Încercați o întâlnire stand-up sau părăsiți birourile și mergeți la parc. Ieși din mediul tău cotidian - Richard Branson

5. Planificați agenda în avans

O ședință scurtă are încă nevoie de o agendă și aceasta ar trebui difuzată înainte de ședință, dacă este posibil. Îi ajută pe oameni să se pregătească și să se concentreze asupra problemelor care trebuie discutate.

Iată Cum să construiești o agendă de întâlniri ucigașe care este simplă și eficientă .

6. Creați o zonă liberă pentru smartphone-uri

Întrebați oamenii despre colegii lor care folosesc smartphone-uri sau tablete în timpul întâlnirilor. Majoritatea se supără pentru că arată o lipsă de respect și arată, de asemenea, că participarea deplină este neuniformă sau absentă.[4]

Este mult mai bine să faci din zona de întâlnire o zonă liberă pentru telefoane inteligente și să încurajezi oamenii să lase telefoanele afară într-un coș, cu postarea atașată. Casa Albă face deja acest lucru.

7. Limitați numărul de participanți

Aceasta este una dintre recomandările menționate în postarea lui Kristen Gil, „Start-Up Speed”.[5]Este vicepreședinte al operațiunilor de afaceri la Google.Publicitate

Dacă limitați participanții la cei implicați direct într-un proiect sau procedură, le lasă celorlalți mai mult timp pentru a continua cu munca lor.

8. Rulați întâlnirea ca un mecanism de ceasornic

Conducerea unei întâlniri este o sarcină cu adevărat abilă. În mod ideal, trebuie să faceți unele sau toate următoarele:

  • Indicați scopul întâlnirii, de ex. - Ne întâlnim astăzi pentru a finaliza vizita auditorilor.
  • Păstrați intervențiile în afara subiectului în afara agendei. Acestea pot fi puse în „parcare” dacă există timp la sfârșit.
  • Încurajați-i pe toți să participe.
  • Descurajează prezențele.
  • Respectați timpul alocat.

9. Luați puncte de acțiune

Persoana care conduce întâlnirea trebuie să țină totul pe drumul cel bun, în intervalul scurt de timp.

În practică, acest lucru înseamnă că, la final, oamenii au o listă de puncte de acțiune și că acestea sunt etichetate la DRI (Directly Responsible Individual).[6]

10. Permiteți timpul de tranzit

Asigurați-vă că este programat suficient timp înainte de întâlnire, astfel încât oamenii să poată ajunge de fapt la timp.

Permiterea a zece minute înainte și după alte angajamente îi ajută pe oameni să își facă actul împreună și să-și planifice absența, chiar dacă este foarte scurt.

Se ține o evidență a deciziilor și acestea pot fi trimise prin e-mail ca memento tuturor participanților.Publicitate

11. Descrieți rezultatele și planificați pentru următoarea întâlnire

Presupunând că punctele de acțiune vor produce rezultatele necesare, este întotdeauna o idee bună să schițăm ce ar trebui să acopere următoarea întâlnire.

Acest lucru nu trebuie pus în piatră, ci trebuie să se potrivească cu planurile de afaceri și de marketing. De asemenea, ajută la evidențierea obiectivelor pe termen lung.

12. Încurajați pregătirea abilităților de întâlnire

Delegarea unor sarcini de întâlnire atât înainte, cât și în timpul ședinței este o modalitate excelentă de a aborda pregătirea abilităților întâlnirii.

Decideți cine va fi responsabil pentru notarea punctelor de acțiune, a calendarului și a agendelor. Acest lucru se poate face prin rotație, astfel încât să aveți în continuare responsabilitatea generală pentru desfășurarea întâlnirii. Pentru a vă ajuta să scrieți minutele de întâlnire în mod eficient, aruncați o privire la aceste sfaturi: Cum se scrie minute minunate de întâlnire, astfel încât nimic să nu se piardă în traducere

Mai multe despre productivitatea la locul de muncă

Credit foto recomandat: Unsplash prin unsplash.com

Referinţă

[1] ^ Gardianul: Întâlniri plictisite
[Două] ^ Carmine Gallo: Știința din spatele regulii de 18 minute a TED
[3] ^ Publicații SAGE: Stând în picioare devin mai multe grupuri declanșate pentru munca în echipă
[4] ^ Forbes: De ce oamenii de succes nu aduc niciodată smartphone-urile în întâlniri
[5] ^ Gândiți-vă cu Google: Viteza de pornire
[6] ^ Muse: Link-uri pe care le iubim: Stăpânirea artei întâlnirii

Calculator De Calorie