Cum să conduci întâlnirile de echipă în cel mai productiv mod

Cum să conduci întâlnirile de echipă în cel mai productiv mod

În timpul unei săptămâni aglomerate, ultimul lucru pe care îl dorește un lider sau un manager este o oră sau două irosite așezate într-o întâlnire neproductivă.

Dacă te-aș întreba care ar fi cel mai eficient mod de a fi ineficient, sunt sigur că mulți dintre voi ar spune întâlniri proaste.

Întâlnirile de astăzi consumă mai multe ore de lucru decât oricând. Astăzi, liderii își petrec aproximativ jumătate din săptămână la întâlniri.[1]Potrivit cercetărilor de la TED o treime din acest timp este irosit la întâlniri inutile, prost conduse .



Un sondaj realizat de Clarizen a raportat că lucrătorii consideră întâlnirile de stare o pierdere de timp și că aproape 50% dintre respondenți ar prefera să meargă la DMV sau să privească vopseaua uscată.[Două]



Într-un articol pentru Harvard Business Review,[3]trei consultanți de la Bain raportează rezultatele unui exercițiu în care au analizat programele Outlook ale angajaților unei companii mari nenumite - și au concluzionat că o întâlnire săptămânală a executivului a durat 300.000 de ore pe an.

Și acest total, scriu autorii, nu include timpul de lucru petrecut în pregătirea întâlnirilor.



La câte întâlniri ați participat în cazul în care nu a existat o agendă sau un obiectiv clar?

Câți dintre voi ați stat la întâlniri care au sărit de la subiect la subiect fără un plan de acțiune clar la sfârșitul întâlnirii?



Dacă ați lăsat întâlnirile mai confuz decât atunci când ați ajuns, vă rugăm să ridicați mâna.

Întâlnirile nu trebuie să fie ceva de care ne temem și îndurăm. Nu trebuie să fie ceva din care intrăm și ieșim.

Trebuie să găsim modalități prin care întâlnirile să fie mult mai intenționate, mai energizante și mai productive, care să ofere rezultate reale, tangibile.

Deci, cum să conduci întâlnirile echipei mai productiv?

Iată 10 moduri în care liderii și managerii pot începe conducerea întâlnirilor de echipă care sunt productive și eficiente și benefice pentru toți cei implicați:Publicitate

1. Încadrați fiecare întâlnire într-un mod pozitiv

Pentru ca toți cei din sală să aibă o mentalitate pozitivă și să fie energici pentru întâlnire, un punct de plecare excelent este să îi faci pe toți cei din sală să împărtășească ceva despre care au progresat sau sunt entuziasmați.

Aceasta stabilește imediat tonul și direcția întregii întâlniri.

Mai degrabă decât oamenii care au o mentalitate negativă cu privire la faptul că trebuie să participe la întâlnire, ei provin dintr-un loc de pozitivitate, contribuție și pozitivitate.

2. Aveți un lider clar în cameră

Oricare ar fi scopul întâlnirii, cineva din sală trebuie să se ocupe de conducerea și conducerea întâlnirii.

Această persoană va stabili ordinea de zi a ședinței, se va asigura că nu intră în subiect și se va asigura că ședința rămâne într-un interval de timp convenit.

Aceștia vor raporta adesea despre progrese, vor da claritate asupra a ceea ce trebuie să se întâmple după întâlnire și vor obține angajamentul de la oameni în cadrul reuniunii cu privire la pașii acțiunilor viitoare.

Dacă nimeni nu preia controlul, persoanele cu cele mai mari personalități sau cele mai mari opinii pot domina și opri personalitățile mai liniștite de la contribuție.

3. Să ai persoanele potrivite în cameră

Gândiți-vă la ultima întâlnire extraordinară în care ați fost ... Întâlnirea a fost plină de oameni care alcătuiau numerele sau a fost plină de oameni care au contribuit și au oferit contribuții?

Presupun că a fost acesta din urmă.

Pentru a conduce o întâlnire cu adevărat productivă, luați-vă timp pentru a lua în considerare cine va fi implicat.

Doriți oameni din sală care să adauge valoare, care să contribuie activ, să aibă cunoștințe de bază, să ia decizii, să ia acțiuni și care vor fi afectați direct de rezultatul întâlnirii.

Aveți grijă să umpleți camera, cu excepția cazului în care este absolut necesar, cu persoane a căror motivație de a fi acolo este fie statutul, fie teama de a pierde ceva.

Concentrați-vă pe atragerea oamenilor în sala de ședințe care vor aduce o contribuție productivă, nu trecători pasivi.Publicitate

Dacă aveți autonomia pentru a vă organiza întâlnirile oricum doriți, concentrați-vă să le faceți astfel încât să ofere cele mai productive rezultate.

4. Folosiți punctele forte ale oamenilor în diferite întâlniri

Nu toată lumea din compania sau echipa dvs. este potrivită pentru fiecare întâlnire.

Un sfat excelent pentru crearea de întâlniri productive este să clarificați din ce trebuie și nu ar trebui să facă parte membrii echipei de întâlniri.

Nu vă gândiți doar la umplerea camerei, fiți selectivi în privința invitării persoanelor despre care știți că vor aduce cea mai mare contribuție.

Cu toții avem puncte forte diferite. Unii dintre membrii echipei dvs. vor fi minunați în întâlnirile de brainstorming, în timp ce alții ar putea fi stresați la gândul de a participa.

Același lucru este valabil și pentru întâlnirile de proces și stare.

Când vine vorba de a crea cel mai mare impact din întâlnire, este important să luați în considerare ce energie doriți în sală și cine poate aduce valoarea potrivită unei întâlniri.

Dacă aveți claritate în acest sens, asigurați-vă persoanele potrivite în cameră.

În timpul carierei mele corporative, conduceam întâlniri de brainstorming, strategie și statut. Știam că diferiți membri ai echipei vor aduce diferite seturi de abilități la întâlnirile specifice.

Unul dintre directorii mei superiori era mai mult strategic decât creativ, așa că m-aș asigura că ea este numărul unu pe foaia mea de echipă pentru întâlnirile de strategie. Dar am ținut-o în afara întâlnirilor de brainstorming, în favoarea altor membri ai echipei.

Un alt membru al echipei a fost un planificator strategic excelent, așa că m-aș asigura că a participat atât la ședințele de brainstorming, cât și la cele strategice. În timpul ședințelor de brainstorming, valoarea ei se gândea la planul și pașii de acțiune necesari pentru a executa ideile creative.

Conducerea întâlnirilor productive este adesea despre a fi dirijorul unei mari orchestre. Dacă nu aveți instrumentele complementare și interpreții potriviți în cameră, colaborând împreună și lucrând în armonie, rezultatul poate fi o mare mizerie. Dar, dacă aduceți interpreții potriviți, rezultatele pot fi magice și inspiratoare.

5. Încheiați întâlnirile cu pași și responsabilități clare de acțiune

Gândiți-vă la ultima întâlnire în care ați fost, este posibil să fi existat o mulțime de conversații grozave, contribuții valoroase și informații.Publicitate

Dar ce s-a întâmplat la sfârșitul ședinței? V-ați dus cu toții pe căi separate sau ați stabilit pași de acțiune și responsabilități clare?

Merită să alocăm timp la sfârșitul fiecărei întâlniri pentru ca toată lumea să împărtășească cea mai mare perspectivă.

Acest lucru întărește contribuția și colaborarea și asigură că toată lumea iese din întâlnire cu o perspectivă clară asupra valorii întâlnirii.

Pentru a consolida acest lucru în continuare, este responsabilitatea liderului reuniunii să stabilească în mod clar pașii de acțiune, responsabilitățile personale și termenele pentru acționarea asupra elementelor cheie ale reuniunii.

6. Creați un scop clar pentru întâlnire

A rămâne pe drumul cel bun este una dintre cele mai dificile provocări pentru organizarea unei întâlniri eficiente și productive. Motivul este că multe întâlniri sunt stabilite fără un scop clar, nici măcar o agendă.

Unele întâlniri se întâmplă pur și simplu pentru că cineva ar fi decis că veți avea o întâlnire săptămânală cu statut.

Trecând la astfel de întâlniri, fără a înțelege clar despre ce anume este vorba despre întâlnire, care este agenda sau care sunt prioritățile întâlnirii, te poate face să simți că întâlnirea este o pierdere de timp.

Când veți fi clar cu privire la scopul întâlnirii, veți fi mai implicat, veți ști ce să pregătiți în prealabil și veți ști care sunt rezultatele dorite ale întâlnirii.

7. Țineți întâlnirea în picioare

Într-un articol din Jurnalul de Psihologie Aplicată, autorii au descoperit că ședințele de ședere au durat cu 34% mai mult decât întâlnirile în picioare.[4]

Dacă descoperiți că ședințele dvs. de ședere nu sunt la fel de productive pe cât doriți să fie, schimbați lucrurile și puneți toți participanții să stea în picioare.

8. Faceți întâlnirile mai scurte

Dacă aveți un scop și o agendă clare pentru întâlnire, ar trebui să aveți o idee despre cât de mult ar trebui să dureze întâlnirea.

Multe întâlniri pe care le-am experimentat în trecut au avut o invitație de calendar stabilită pentru 45 de minute sau 60 de minute. Unele întâlniri s-au încheiat de fapt mai devreme, dar pentru că intervalul de timp fusese stabilit pentru o perioadă stabilită, întâlnirea a continuat fără niciun motiv real.

Începeți să stabiliți întâlniri cu o fereastră de timp mai scurtă, de 30 de minute sau 40 de minute și vedeți dacă întâlnirile devin mai productive și mai eficiente.Publicitate

Durata noastră de atenție și nivelurile de energie pot începe să scadă cu cât întâlnirea durează mai mult.

9. Începeți și terminați la timp

Nimeni nu vrea să fie ținut în așteptarea începerii întâlnirilor și trebuie să reprogrameze dacă întâlnirile depășesc.

Dacă organizați întâlniri care încep la timp și se termină la timp, participanții știu la ce să se aștepte și știu să se prezinte la timp.

Dacă membrii echipei aleg să nu ajungă la timp, poate fi înțelept să aveți o întâlnire separată cu persoana respectivă pentru a clarifica faptul că vă așteptați să sosească la timp.

10. Schimbați mediul

Dacă descoperiți că întâlnirile încearcă să înceapă sau devin învechite, ar putea fi timpul să vă schimbați mediul.

Am avut unele dintre cele mai productive întâlniri ale mele, pur și simplu părăsind biroul și mergând într-un loc inspirat sau având o întâlnire sau două într-un parc local.

Linia de fund

Ședințele nu vor dispărea. Sunt o parte inevitabilă și esențială a vieții corporative și de afaceri.

Dar pentru a ne asigura că acestea nu sunt doar o pierdere de timp și sunt un mod eficient de colaborare și de lucru pentru a realiza și atinge obiective și proiecte majore, trebuie să organizăm întâlnirile astfel încât să fie utile, productive și să producă rezultate tangibile.

Trebuie să învățăm cum să conducem întâlnirile de echipă în mod productiv și eficient.

Dacă luați măsuri cu privire la sfaturile și strategiile pe care le-am prezentat cu privire la modul de a conduce întâlnirile de echipă în cel mai productiv mod, vă veți asigura că maximizați punctele forte și energia mentală a tuturor celor din cameră.

Întâlnirile tale nu vor mai fi ceva pe care tu și echipa ta îl temi sau încerci să eviți. În schimb, întâlnirile vor deveni o modalitate de a vă reconecta, de a deveni creativi, de a decide asupra strategiei, de a primi sprijin, de a celebra progresul și de a genera un impuls productiv.

Mai multe resurse despre productivitatea la locul de muncă

Credit foto recomandat: Creatorii de campanii prin unsplash.com

Referinţă

[1] ^ TED: Impactul economic al întâlnirilor proaste
[Două] ^ Sondaj Clarizen: Muncitorii consideră întâlnirile de stare ca o pierdere de timp în productivitate
[3] ^ Recenzie de afaceri Harvard: Această întâlnire săptămânală a durat 300.000 de ore pe an
[4] ^ Jurnalul de psihologie aplicată: Efectele formatelor de ședințe în picioare și așezate pe rezultatele întâlnirii