Nu ești doar tu: suntem cu toții mai ocupați decât am fost. Efectuarea oricărei sarcini într-o manieră eficientă din punct de vedere al timpului este chiar imposibilă în aceste zile.

Fie că sunteți o mamă care lucrează, un student sau un proprietar de afaceri mici, gestionarea timpului poate fi o provocare. Între cursuri, întâlniri, întâlniri medicale și evenimente post-școlare pentru copii, cum își găsește cineva timp pentru exerciții fizice sau, dacă nu cumva rai, distracție?

Toți primim 24 de ore pe zi. Deci, cum se pare că unii oameni se străduiesc să-și îndeplinească sarcinile în timp ce noi ceilalți ne zbatem? Au învățat cum să fie eficienți în timp și eficiență.

Cuprins

1. Ce înseamnă să fii eficient în timp?
2. Eficace vs. Eficiente
3. 6 moduri de a fi eficient în timp
4. Linia de fund
5. Mai multe despre gestionarea timpului

Ce înseamnă să fii eficient în timp?

Merriam-Webster definește eficiența ca fiind capabilă să producă rezultatele dorite cu risipă mică sau deloc (ca timp sau material).^[1]Dar ce înseamnă să fii eficient în modul în care îți petreci zilele?

A fi eficient din punct de vedere al timpului înseamnă a negocia circumstanțele fiecărei zile, asigurându-vă în același timp suficient timp pentru non-negociabile, cum ar fi somnul și îngrijirea de sine. Eficiența nu înseamnă întotdeauna să vă așezați la un birou dimineața, să reduceți o listă de sarcini și să părăsiți biroul până la ora 17:00. Eficiența înseamnă să faci tot posibilul, în ciuda factorilor interni și externi, lăsând suficient timp să ai grijă de tine.

Îmi încep zilele de lucru notându-mi rezultatele. În mod inevitabil, totuși, sunt legat de o întâlnire neașteptată sau de un apel investitor. Da, aș putea rămâne treaz toată noaptea făcând treaba pentru a-mi respecta termenele - dar dacă aș face-o, aș fi prea obosit a doua zi ca să pot face ceva. Acest lucru este eficient, nu eficient.

Pentru a fi eficient, aș putea împărți munca cu un coleg sau să finalizez jumătate din sarcină și să cer o prelungire.

Când jonglați cu munca, părinții și viața socială, trebuie să vă optimizați continuu zilele și să vă trageți la răspundere. Dar, desigur, trebuie să fii și tu eficient.Publicitate

Eficace vs. Eficiente

Pune simplu, a fi eficient înseamnă obținerea unui rezultat specific; a fi eficient înseamnă a realiza acel rezultat fără a pierde timp sau efort . În teorie, trebuie să fii eficient din punct de vedere al timpului pentru a fi eficient, dar nu este întotdeauna cazul.

Uitați-vă în acest fel: aveți o sarcină de îndeplinit care ar trebui să vă dureze o oră. Dar între distrageri precum internetul și discuțiile de birou, această sarcină îți ia patru ore. Ți-ai atins obiectivul final, deci ai fost eficient, dar nu ai fost eficient, deoarece a durat mult mai mult decât ar fi trebuit.

Dacă aveți o slujbă care vă păstrează un acoperiș deasupra capului și mâncarea pe masă, înseamnă că sunteți suficient de eficient la locul de muncă pentru a primi un salariu lunar. Cu toate acestea, salariul dvs. probabil nu reflectă cât timp petreceți pe rețelele sociale în fiecare perioadă de plată.

Excepția este antreprenorii și profesioniștii independenți. Pentru a câștiga mai mulți bani, persoanele care dețin o afacere trebuie să fie atât eficiente, cât și eficiente.

6 moduri de a fi eficient în timp

Eficacitatea este un produs secundar al eficienței. Deși este sigur să spunem că majoritatea antreprenorilor sunt eficienți, este o abilitate care necesită practică.

Chiar dacă nu încercați să conduceți o afacere profitabilă, puteți beneficia în continuare funcționând așa cum fac liderii de afaceri de succes.

1. Setați obiective măsurabile

Deși fiecare antreprenor are propria sa metodă, experții în productivitate sugerează stabilirea Obiective SMART . Obiectivele specifice, măsurabile, realizabile, realiste și dependente de timp promovează atât eficiența, cât și eficacitatea - nu numai că pot fi realizate în mod realist, dar progresul către acestea poate fi verificat cantitativ^[2].

Puteți afla mai multe despre obiectivele SMART cu următorul videoclip:Publicitate

Spuneți că doriți să aduceți 100.000 de dolari pe trimestru. S-ar putea să stabiliți repere săptămânale de 8.000 de dolari, făcând obiectivul mai ușor de gestionat și oferindu-vă o pernă în cazul în care vă pierdeți o săptămână.

Stabilirea obiectivelor vă ajută să fiți eficienți în timp, deoarece vă concentrează energia pe ceea ce doriți. Acest lucru, la rândul său, vă îmbunătățește capacitatea de a atinge aceste obiective.

2. Comunicați cu privire la condițiile dvs.

Fie că este vorba de planificarea meselor sau de dezvoltarea produselor, majoritatea proiectelor au o echipă. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că trebuie să vă reîmprospătați e-mailul la fiecare cinci minute pentru actualizări. Profesioniștii care lucrează pierd în medie 21 de minute pe zi pur și simplu supra-verificându-și căsuțele primite^[3]. În patru săptămâni de lucru, este vorba de aproape 7 ore pe lună pe care le-ai putea reveni.

Antreprenorii, în special, trebuie să fie atenți la e-mail. Mesajele investitorilor ar putea merita un răspuns rapid, de exemplu. De fapt, contează cât de repede ați citit acel e-mail de primire a angajaților pe care ați fost copiat, totuși?

Dacă un angajat are nevoie de ceva imediat, cereți să vă sune sau să treacă la biroul dvs. Stabiliți un timp și dedicați una sau două ore pe săptămână pieptănând prin intrarea completă pentru a vă asigura că nu ratați ceva crucial.

3. Implicit la Trust

Chiar dacă nu lucrați cu o echipă, depindeți în continuare de ceilalți. Când eu și soția am adăugat o spălătorie la etaj, la noi acasă, a trebuit să am încredere în antreprenori pentru a-și face treaba. A trebuit să am încredere în soția mea pentru a răspunde tuturor celor Unde vrei? întrebări care inevitabil au apărut.

Dacă nu m-aș fi încredințat în mod implicit, aș fi încetinit proiectul și poate chiar l-am abandonat complet.

Învață să ai încredere în alții la fel ca și partenerul tău romantic. Fii clar cu privire la intențiile tale. Asigurați-vă că acțiunile dvs. se potrivesc cuvintelor dvs. și presupuneți că și alții o fac.Publicitate

Fii sincer în modul în care comunici. Cel mai important, acceptă faptul că alții sunt indivizi unici. Nu toată lumea funcționează sau comunică în același mod și este în regulă.

4. Luați pauze regulate

Cu cât petreci mai mult timp într-un proiect, cu atât îl realizezi mai repede, nu? Nu neaparat.

Cercetările sugerează că lucrătorii cei mai productivi și eficienți în timp iau de fapt cele mai multe pauze. Un studiu al grupului Draugiem a arătat că ritmul ideal de lucru este de fapt 52 de minute urmat de o pauză de 17 minute^[4]. Deși studiul nu a analizat alte tipuri de muncă, este un pariu corect care încetinește promovează eficiența generală.

Setați un cronometru pentru a vă reaminti să faceți o pauză în fiecare oră. Dacă intervale mai scurte sunt mai potrivite pentru sarcina dvs., încercați Tehnica tomate . Lucrați 25 de minute, apoi faceți altceva pentru următoarele cinci^[5]. Nu numai că veți face mai mult, dar veți fi mai puțin stresat să porniți.

5. Folosiți-vă resursele

Nu cu mult timp în urmă, a trebuit să tai câțiva copaci din curtea mea pentru a-mi proteja casa. Aș fi putut scoate ferăstrăul cu arc și mi-aș fi petrecut următoarea oră tăindu-mă încet prin portbagaj, dar nu am făcut-o, pentru că aveam o drujbă așezată în garaj. Odată ce l-am tras, lucrul cu copacii a durat aproximativ zece minute, lăsându-mă cu timp suplimentar pentru alte sarcini.

Luați aceeași abordare la locul de muncă. Dacă trebuie să transferați informații între mai multe ferestre de browser de pe computer, puteți face clic în mod constant înainte și înapoi între mai multe file. Sau puteți conecta monitorul de rezervă așezat în depozit, ceea ce vă va ajuta să lucrați mai repede și să comiteți mai puține erori.

6. Știți când să spuneți nu

Proiectele mici au un obicei prost de a ajunge în proiecte mai mari. Dacă tot ce v-ați propus este să vă tundeți curtea, rămâneți la asta. Nu vă spuneți (sau nu permiteți altcuiva să vă spună) că trebuie să tăiați și tufișurile și să trageți buruieni.

Termină ce vrei și mergi mai departe. Aceasta este eficientă și eficientă în timp.Publicitate

Ce se întâmplă dacă este un proiect de lucru? Este posibil să nu puteți spune nu direct șefului dvs., dar puteți sugera alternative. Dacă vă faceți griji, o sarcină este o pierdere de timp, aruncați o altă idee.

Dacă într-adevăr nu aveți timp în calendar, rugați-l să vă ajute să vă acordați prioritate în lista de proiecte. Înțelegeți bine, iar șeful dvs. vă poate mulțumi că ați economisit timp companiei.

Înțelegerea deplină a gestionării timpului este esențială pentru a ști când să spui nu și când ceva ar putea avea sens pentru o investiție în timp.

Aflați mai multe despre arta de a spune nu cu Acest articol.

Linia de fund

Planificarea este cheia. Indiferent dacă sunteți un antreprenor ca mine sau un părinte care stă la domiciliu, aveți de făcut o treabă. Lucrarea în sine poate diferi, dar valoarea de a fi eficient în timp și eficient nu. Dacă vrei să reușești - și să ai timp pentru tine - gândește-te înainte de a mori ziua.

A lucra cu înțelepciune este mai bine decât a lucra din greu. A învăța să ai încredere în alții este mai important decât rezultatul, arătând exact așa cum ai avut în vedere. Eficiența și eficacitatea pot diferi, dar ambele se rezumă la două lucruri: având un plan și pivotând după cum este necesar.

Mai multe despre gestionarea timpului

• 20 sfaturi de gestionare rapidă a timpului pentru a vă îmbunătăți productivitatea
• 10 moduri practice de a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a timpului
• Cum să fii productiv la locul de muncă: 9 reguli de bază

Credit foto recomandat: Alex Presa prin unsplash.com

Referinţă