Cum se folosește matricea de gestionare a timpului pentru a face ceea ce contează

Cum se folosește matricea de gestionare a timpului pentru a face ceea ce contează

Horoscopul Tău Pentru Mâine

Când se întâmplă schimbări majore de viață sau perturbări, gestionarea timpului este unul dintre primele lucruri care zboară pe fereastră. În aceste situații, timpul poate pierde toate definițiile. Înțeles, termenii urgenți și importanți iau noi semnificații.

În cartea sa, Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți , Steven Covey a popularizat un concept pe care îl numește matricea de gestionare a timpului. Covey descompune timpul petrecut în timp ce suntem treji în patru cadrane:



  • Cuadrantul 1 : Urgent și important. Exemple: obținerea de ajutor în caz de urgență medicală sau oprirea unui copil mic de a rula în trafic.
  • Cadrantul 2 : Nu urgent, dar important. Exemple: schimbarea regulată a uleiului din mașină sau îndeplinirea unui obiectiv intern al companiei de a răspunde în mod semnificativ la fiecare contact al clienților în decurs de o oră.
  • Cadrantul 3 : Urgent, dar nu important. Exemple: un coleg care trece pe acolo pentru a întreba despre picnicul companiei sau răspunde la oferte de timp limitat.
  • Cuadrantul 4 : Nici Urgent, nici Important. Exemple: derulare prin derularea fluxurilor de socializare, răspuns la comentariile de pe site-uri publicate de persoane pe care nu le cunoașteți sau sesiuni de televiziune.

Iată graficul matricial ilustrat de Sage Automation:[1]



Pentru a face cea mai bună utilizare posibilă a acestor patru cadrane, trebuie să fim cu sinceritate sinceri în legătură cu modul în care - și la ce - atribuim termenii lui Covey. Iată cum să procedăm:

1. Puneți o cifră în dolari pe timpul dvs.

Dacă dorești elimina pierderile de timp în viața ta, începe să-ți tratezi timpul ca și cum ar fi bani. Considerarea timpului ca un atu se poate simți ca un concept oarecum neclar. Fixarea semnelor de dolar la orele dvs. va aduce claritate în grabă.

Expertul în finanțe, Dave Ramsey, sugerează urmărirea fiecărui bănuț câștigat prin alocarea tuturor banilor dvs. unei categorii. De exemplu, 1.000 de dolari din următorul dvs. salariu ar putea intra în categoria chiriei, 400 de dolari ar putea merge la alimente și așa mai departe.Publicitate



Până când nu începeți să vă numiți și să vă urmăriți timpul, gestionarea timpului nu va fi altceva decât presupuneri și sentimente intestinale. Combinarea matricei de gestionare a timpului Covey și a tehnicii Ramsey este primul pas spre a vă pune pe locul conducătorului auto de gestionare a timpului. Poate decideți că timpul dvs. are o valoare în numerar de 30 USD pe oră. De exemplu, la sfârșitul perioadei Netflix, descoperiți că ați petrecut 4,5 ore. Aceasta ajunge la o valoare netă de 135 USD. Înregistrați acest lucru într-un jurnal zilnic sub divertisment.

Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, este posibil ca momentul dvs. de claritate să ajungă la sfârșitul lunii, când totalizați valorile în dolari pe care le-ați alocat diferitelor categorii de viață.



Deși s-ar putea să fi dat jos din cei 135 de dolari cheltuiți pentru o singură binge TV, cum te vei simți când vei descoperi că, într-o lună, ai cheltuit 1.485 de dolari în acea categorie? Ca punct de referință, inventarul de timp disponibil pentru o lună de 31 de zile, presupunând 16 ore de veghe pe zi, ajunge la 14.880 USD. Numai orele de lucru au absorbit, probabil, ceva în intervalul 4.500-6.000 USD.

Acum aveți puterea de a aduce o claritate reală gestionării priorităților dvs. Uita-te la televizor merita cu adevărat aproape 10% din totalul orelor tale de veghe? Doar dvs. puteți răspunde la această întrebare.

2. Pregătește-te pentru succesul matricei de gestionare a timpului

Începeți prin scrierea fiecărei sarcini

În acest moment, tot ce încercați să faceți este să vă goliți creierul. Nu cheltuiți nicio energie gândindu-vă la urgență, importanță sau termen. Această parte va veni mai târziu. Deocamdată, faceți tot posibilul pentru a obține toate sarcinile care se agită în interiorul creierului într-o foaie de calcul sau pe hârtie.

Utilizați orice instrumente funcționează cel mai bine pentru dvs., astfel încât să vă puteți descărca gândurile cât mai repede posibil. Nu vă opriți până nu sunteți sigur că ați capturat totul.

Apoi, atribuiți un termen limită fiecărei sarcini

Începeți prin completarea acelor termene pe care știți că le puneți în piatră. Pentru a menține relații sănătoase, va trebui să acordați prioritate angajamentelor pe care le-ați luat deja față de alte persoane. Dacă este posibil, stabiliți-vă termenele înainte de ceea ce ați promis - este posibil să aveți nevoie de acel timp flexibil mai departe pe drum. Începeți cu un obiectiv de gestionare a timpului, de a fi cunoscut ca genul de persoană care promite și nu livrează prea mult.Publicitate

Evidențiați sarcinile despre care știți că sunt urgente. Aveți grijă la aplicarea termenului urgent. Ceea ce vi se pare urgent poate să nu aibă nicio consecință pentru familia, prietenii și clienții dvs. Toată lumea trebuie să vină cu o definiție personală de lucru, dar pentru a începe, folosiți această clasificare cu moderare.

Dați prioritate angajamentelor anterioare pe măsură ce clasificați. Puteți oricând să vă întoarceți și să actualizați o anumită sarcină la această stare, dar începeți prin a arăta o anumită reținere. La urma urmei, dacă totul este urgent, atunci nimic nu poate fi cu adevărat urgent.

Reordonați lista dvs. după importanță

Acesta este locul în care folosirea unei foi de calcul în loc de hârtie poate fi cu adevărat plătită. Introduceți o coloană de importanță pe foaia dvs. de calcul sau alegeți un stilou sau un marker colorat diferit dacă utilizați hârtie sau cărți index. Acordați fiecărei sarcini un rating de importanță de la 1 (deloc important) la 100 (de cea mai mare importanță).

Personal îmi place să folosesc o scară de la 1 la 100 din cauza granularității pe care o oferă. De exemplu, două sarcini pot evalua ambele 8 pe o scară de la 1 la 10, dar puteți face diferența între un 82 și un 88 atunci când sortați.

3. Conectați-vă viața la matricea de gestionare a timpului

Acum, fă un pas înapoi și privește ce ai. Dacă ți-ai făcut temele, ar trebui să vezi acum fiecare dintre sarcinile tale, împreună cu clasamentele sale, pentru importanță și urgență.

Începeți să mutați fiecare sarcină într-unul dintre cele patru cadrane ale matricei de gestionare a timpului. Începeți cu destinațiile de plasare evidente. Odată ce acestea sunt în grilă, puteți evalua apelurile apropiate care ar putea ajunge în mod legitim în oricare dintre cele două cadrane. Puteți începe să recalificați articolele din punct de vedere al importanței sau al urgenței și este în regulă. Este posibil să vă dați seama că unele sarcini nu sunt atât de importante sau urgente pe cât ați crezut inițial.

Î1: Mențineți o bandă de aterizare deschisă

Încercați să țineți cât mai multe lucruri în afara cadranului urgent și important. Este posibil să nu fie posibil la prima încercare de gestionare a timpului, dar stabiliți un obiectiv pe termen lung de a menține un spațiu deschis în Q1. Puteți realiza acest lucru tratând sarcinile care apar în celelalte trei cadrane cât mai eficient și mai eficient posibil.Publicitate

De exemplu, un fondator de startup ocupat va dori în continuare să se mențină în formă, dar să nu aibă ore de petrecut în sala de gimnastică. Cel mai bine vândut autor al Wall Street Journal, Dr. John Jaquish, recomandă antrenament de rezistență variabilă, comparativ cu antrenamentul cu greutăți mari. Antrenamentul cu rezistență variabilă este dovedit științific că oferă rezultate mai bune pentru fitness în mult mai puțin timp, spune dr. Jaquish. Acest lucru, combinat cu o dietă bogată în proteine, poate oferi antreprenorilor rezultatele dorite, fără a sacrifica ore valoroase din ziua lor.

Evident, ați putea primi un apel client în 10 minute, care plasează instantaneu ceva în Q1. Nici o planificare sau pregătire din partea dvs. nu ar fi putut să o împiedice să aterizeze acolo, deci nu este vina ta. Sarcina ta este să păstrezi pista de aterizare disponibilă pentru această eventualitate.

Î2: eliminați aceste sarcini cu blocuri de timp dedicate

Dacă ceva este important, are șanse mari să devină în cele din urmă urgente. Folosind exemplul de schimb de ulei, în mod evident, doriți să abordați această sarcină înainte ca motorul să se confrunte. Dacă nu, o sarcină Q2 trebuie brusc reclasificată Q1 și veți avea un Q1 nou-nouț pentru a-l ține companie: obțineți o mașină de închiriat.

Este posibil ca alte sarcini Q2 să nu devină niciodată urgente, dar acest lucru nu diminuează importanța acestor elemente de imagine mai mare. Poate v-ați angajat să învățați mai multe pentru a ajuta la avansarea antiracismului la locul de muncă, notează autorul și colaboratorul Forbes, Dana Brownlee. Cel mai probabil, obiectivul respectiv nu se va concretiza până și cu excepția cazului în care ați blocat proactiv timpul din calendar pentru a vă asigura că vă alocați timpul necesar pentru atingerea acestui obiectiv.[Două]

Fără un efort conștient de a programa aceste sarcini, ele vor rămâne pentru totdeauna anulate.

Î3: Puneți articolelor dvs. urgente câteva întrebări

Cel puțin o problemă cu această categorie este că sarcinile urgente sunt adesea considerate importante. Este obișnuit să confundăm cele două, deci este esențial să învățăm să facem această distincție. Un mesaj de la un potențial client pe care sperați să îl aterizați este urgent, în timp ce un e-mail al agentului dvs. de asigurări care dorește să programeze o revizuire anuală a poliței poate aștepta probabil până vineri.

E-mailurile, mesajele vocale, mesajele text și alte forme de comunicare instantanee au aproape întotdeauna un sentiment de urgență, dar s-ar putea să nu fie importante. Când vă uitați la lucrurile care au aterizat în Q3, întrebați-vă dacă împărtășiți sau nu sentimentul de urgență al expeditorului. S-ar putea să fie timpul să vă dezabonați de la anumite grupuri, persoane fizice sau buletine informative pentru a reduce la minimum dezordinea Q3.Publicitate

Î4: Profitați la maximum de activitățile dvs. care nu sunt urgente, neimportante

Q4 este cadranul pe care orice manager de timp îi place să se descarce, dar nu fi atât de grăbit. În timp ce doriți cu siguranță să eliminați durerea absolută, acesta este, de asemenea, cadranul în care trăiește timpul nefuncțional. În loc să promiteți să jurați în totalitate toate activitățile Q4, profitați la maximum de cele pe care le faceți.

În primul rând, începeți prin eliminarea sau delegarea sarcinilor care nu sunt cea mai bună utilizare a timpului dvs. Sigur, raportul respectiv trebuie reformatat, dar un stagiar ar putea face acest lucru pentru dvs. Utilizați software-ul de vânzări pentru a vă automatiza e-mailurile de prospectare, astfel încât să nu trebuie să le trimiteți singur.

Când vine vorba de a face o pauză, fii conștient de activitățile care te lasă să te simți înviorat și de cele care te lasă să te simți epuizat. Spune da acelei plimbări în pădure și nu ceartă cu străini pe social media. Alegându-vă cu înțelepciune activitățile de agrement, veți beneficia la maximum de dolarul dvs. Q4.

Gânduri finale

Matricea de gestionare a timpului de la Covey este un instrument extraordinar de adoptat atunci când simți că programul te controlează în loc să fie invers. Succesul dvs. se va reduce probabil la cât de sincer sunteți cu dvs. în momentul atribuirii etichetelor.

Nu vă fie teamă să vă întrebați, este cu adevărat urgent? De asemenea, va trebui să faceți distincții clare între ceea ce este important pentru dvs. și ceea ce este important pentru altcineva. Este prea ușor să accepți eticheta altcuiva ca fiind important sau urgent, fără critici.

Există un punct dulce în gestionarea timpului, care vă pune în control deplin asupra programului dvs., fără a vă îndrepta către gândirea rigidă. Antreprenorii, în special, vor trebui să țină cont de o oarecare flexibilitate în programele lor, astfel încât să poată profita de oportunitățile din primul trimestru care apar fără a fi anunțate. Totuși, prea multă flexibilitate și veți ajunge să pierdeți timpul. Pe măsură ce personalizați tehnicile lui Covey și Ramsey pentru a se potrivi vieții voastre, acordați-vă o anumită grație pentru a face greșeli și pentru a le modifica după cum este necesar. Vei ajunge acolo.

Mai multe sfaturi pentru gestionarea eficientă a timpului

Credit foto recomandat: explorenation # prin unsplash.com Publicitate

Referinţă

[1] ^ SAGE Automation: Ce este mai exact o matrice de gestionare a timpului și cum poate preveni întreținerea?
[Două] ^ Forbes: Evitați această greșeală de gestionare a timpului în 2021 - Calendarul dvs. vă va mulțumi

Calculator De Calorie