CUM SĂ ACORDAȚI PRIORITATE DREPTULUI ÎN 10 MINUTE ȘI SĂ LUCRAȚI DE 10 ORI MAI REPEDE

Fiecare membru al echipei mele are o mulțime de sarcini pe care trebuie să le facă față în fiecare zi lucrătoare. În plus, majoritatea sarcinilor lor sunt fie sarcini creative, fie sarcini de rezolvare a problemelor. Fiecare dintre ei a trebuit să învețe cum să acorde prioritate sarcinilor pentru a face totul.

În ciuda faptului că are multe sarcini de gestionat, echipa noastră este capabilă să rămână concentrată și creativă și să lucreze în mod consecvent la obiectivele noastre într-un timp stabilit.

Vă voi dezvălui cum mi-am ajutat echipa să facă mai multe lucruri în mai puțin timp prin puterea prioritizării corecte. Câteva minute petrecute citind acest articol vă pot salva literalmente mii de ore pe termen lung. Deci, să începem cu metoda mea despre cum să prioritizăm lucrurile:

Cum să acordați prioritate metodei Scale

Unul dintre noii noștri redactori a venit la mine zilele trecute și mi-a spus cum se luptă să țină pasul cu numeroasele sarcini pe care trebuia să le îndeplinească și cu termenele la care trebuia să se țină constant.

La sfârșitul fiecărei zile, se simțea ca și cum ar fi făcut multe lucruri, dar de multe ori nu reușea să vină cu idei creative și să publice articole cu succes. Din ceea ce mi-a spus, era evident că se simțea copleșită și devenea din ce în ce mai frustrată în ceea ce privește eșecul de a-și atinge obiectivele, în ciuda faptului că a depus ore suplimentare în majoritatea zilelor. Toate acestea îi făceau imposibilă dezvoltarea pe termen lung a unui echilibru bun între viața profesională și viața profesională.

După ce mi-a ascultat sfaturile despre utilizarea metodei Scales, a experimentat imediat o creștere dramatică a productivității, care arăta astfel:

Ea putea produce de trei ori mai multe idei creative pentru articole de blog.
Ea putea publica toate articolele ei la timp.
Și își putea termina toată munca la timp în fiecare zi ( gata cu orele suplimentare !).

Dacă sunteți curios cum a făcut-o, citiți mai departe pentru ghidul pas cu pas:

1. Setați 10 minute pentru planificare

Când vine vorba de abordarea problemelor de productivitate, este logic să planificați înainte de a lua măsuri. Cu toate acestea, nu vă implicați atât de mult în planificare încât să rămâneți prins în ea și să nu treceți niciodată dincolo de prima bază.Publicitate

Recomandarea mea este să vă acordați o anumită perioadă de timp pentru planificare, dar să o țineți scurtă. 10 sau 15 minute ar trebui să fie adecvate pentru a vă gândi la planul dvs.

Folosiți acest timp pentru:

Uită-te la imaginea de ansamblu.
Gândiți-vă la obiectivul și ținta curente pe care trebuie / doriți să le atingeți.
Expuneți toate sarcinile pe care trebuie să le faceți.

2. Aliniați-vă sarcinile cu obiectivul dvs.

Aceasta este componenta de bază care face ca Metoda Scales să fie eficientă pe măsură ce învățați cum să acordați prioritate.

Funcționează așa:

Aruncați o privire la toate sarcinile pe care le efectuați și examinați importanța fiecăreia dintre ele. Specific, măsurați importanța unei sarcini prin costul și beneficiul acesteia .

În funcție de cost, mă refer la efortul necesar pentru fiecare sarcină (inclusiv timp, bani și alte resurse). Avantajul este cât de strânsă poate contribui sarcina la obiectivul dvs.

Pentru a vă face acest lucru mai ușor, am enumerat mai jos patru combinații care vă vor permite să determinați rapid și ușor prioritatea fiecărei sarcini:Publicitate

Cost redus + Beneficiu ridicat

Faceți mai întâi aceste sarcini, deoarece acestea sunt cele mai simple de realizat, dar vă vor ajuta să vă apropiați de obiectivul dvs.

Aprobarea ilustrațiilor create pentru o broșură de vânzări s-ar potrivi probabil acestei categorii. Puteți decide cu ușurință dacă v-a plăcut opera de artă / aspect, dar decizia dvs. de a o aproba ar declanșa producerea pliantului și beneficiile ulterioare ale vânzărilor de a le trimite către potențiali clienți.

Cost ridicat + Beneficiu ridicat

Descompuneți sarcina cu costuri ridicate în cele mai mici. Cu alte cuvinte, împărțiți marea sarcină în mini care durează mai puțin de o oră pentru a finaliza, apoi reevaluați aceste sarcini mici și setați nivelul lor de prioritate corect.

Imaginați-vă dacă vi s-ar cere să scrieți un plan de lansare a produsului pentru un supliment nou, fără jurnal, praf de proteine. În loc să încercați să scrieți planul într-o singură ședință, urmăriți să scrieți diferitele secțiuni la momente diferite (de exemplu, petreceți 30 de minute scriind introducerea, o oră scriind textul corpului și 30 de minute scriind concluzia).

Cost redus + Beneficiu redus

Când învățați cum să acordați prioritate timpului și sarcinilor, această combinație specială ar trebui să fie cea mai mică prioritate. Fie acordați-vă 10-15 minute pentru a gestiona această sarcină, fie puneți aceste tipuri de sarcini între sarcini valoroase ca o pauză utilă.

Acestea sunt probabil sarcini necesare (de exemplu, sarcini de rutină, cum ar fi verificarea e-mailurilor), dar nu contribuie prea mult la atingerea obiectivului dorit. Păstrați-le în jos pe lista dvs. de priorități.

Cost ridicat + Beneficiu redus

Analizați dacă aceste sarcini sunt cu adevărat necesare. Gândiți-vă la modalități de a reduce costul dacă decideți că este necesară finalizarea sarcinii.

De exemplu, un instrument sau un sistem poate ajuta la accelerarea îndeplinirii sarcinii? În această categorie, este probabil să găsiți lucruri precum verificarea și actualizarea foilor de calcul ale contactelor de vânzări. Acesta poate fi un lucru dificil și care necesită mult timp, fără a face greșeli. Cu toate acestea, există o mulțime de aplicații care pot face acest proces instant și fără probleme.Publicitate

Acum, revenind la editorul la care m-am referit mai devreme, să aruncăm o privire la lista ei obișnuită de sarcini zilnice:

După ce mi-a ascultat sfaturile, ea a descompus cost ridicat + beneficiu ridicat sarcină în altele mai mici. Sarcinile ei arătau astfel (în ordinea priorității):

Și pentru sarcina de promovare a articolelor pe diferite platforme, după examinarea beneficiilor sale, am decis să ne concentrăm doar pe cea mai eficientă platformă, reducând astfel semnificativ costul de timp asociat.

După ce ați analizat în mod eficient costurile și beneficiile sarcinilor dvs. zilnice, vă puteți scufunda acest Planificator de viață completă pentru a vă asigura că completați tot ce este pe lista dvs. în cel mai bun mod posibil.

Sfat bonus: abordarea sarcinilor cu termenele limită

După ce v-ați evaluat sarcinile, veți cunoaște importanța fiecăreia dintre ele. Acest lucru vă va oferi imediat o imagine clară cu privire la modul de stabilire a priorităților pe baza sarcinilor care vă vor ajuta să realizați mai mult (în ceea ce privește stabilirea obiectivelor). Uneori, totuși, nu veți putea decide prioritatea fiecărei sarcini, deoarece vor exista date de scadență stabilite de părți externe, cum ar fi managerii și agențiile.

În astfel de cazuri, vă sugerez ca, după luarea în considerare a importanței și valorilor sarcinilor dvs. curente, să aliniați lista într-un mod care să vă ajute să respectați termenele și să ajustați prioritățile în consecință. Publicitate

De exemplu, să ne scufundăm din nou în lumea editorului.

Unele dintre articolele pe care le-a editat trebuiau publicate la date specifice, deci acestea sunt sarcini urgente și importante. Metoda Scales permite acest lucru și, în acest caz, lista de sarcini modificată ar arăta cam așa:

Sperăm că acum puteți vedea cât de ușor este să evaluați importanța sarcinilor și cum să le acordați prioritate într-o ordine viabilă.

Linia de fund

Metoda Scales este diferită de orice altceva pe care l-ați încercat. Prin adoptarea metodei Scales, veți începe să vă acordați prioritate corectă muncii dvs. și să vă sporiți productivitatea de până la 10 ori!

Spre deosebire de alte metode care nu explică cu adevărat cum să decideți importanța unei sarcini, metoda mea vă va ajuta să împărțiți fiecare dintre sarcinile dvs. în două părți: cost și beneficiu. Metoda mea vă va ajuta, de asemenea, să luați măsuri de urmărire bazate pe diferite combinații de costuri și beneficii, care vă pot stimula dezvoltarea carierei în general.

Începeți chiar acum petreceți 10 minute pentru a vă evalua sarcinile zilnice obișnuite și modul în care se aliniază la obiectivele dvs. După ce aveți aceste informații, va fi foarte ușor să vă puneți sarcinile într-o listă de priorități. Nu mai rămâne decât să începeți următoarea zi lucrătoare urmărind noua listă master.