Întâlnirea individuală este un instrument de management crucial și adesea subestimat.

Nu numai că este un mod onest de a vă conecta cu angajații și de a le împărtăși informațiile necesare, dar este, de asemenea, o modalitate excelentă de a asculta feedback-ul lor.

Ce este și mai important - întâlnirea individuală este o oportunitate de a modela experiența și percepția angajaților despre tine ca șef. În multe cazuri, ceea ce cred ei despre tine și stilul tău de management se va reflecta și în opinia lor despre întreaga companie sau organizație pe care o reprezinți.

Desfășurarea unei întâlniri eficiente ar trebui să fie o prioritate pentru dvs. ca manager sau lider de echipă. Cele 11 sfaturi prezentate în acest articol vă vor ajuta să profitați la maximum de acest moment crucial.

1. Intrați în mentalitatea potrivită

O sesiune adecvată la o sesiune începe deja înainte de ședință, pe măsură ce vă pregătiți notele și atitudinea pentru aceasta.

A vedea întâlnirea individuală ca o distragere nedorită în ziua ta plină nu te va duce prea departe.

În schimb, ia câteva momente pentru a-ți curăța mintea și a te concentra asupra persoanei pe care urmează să o cunoști.

Începeți prin a vă examina notele de la persoana anterioară cu angajatul respectiv, aruncați o privire asupra ultimelor statistici ale acestora, marcați orice reclamații sau laudări pe care le-ați primit în legătură cu acestea.

2. Faceți din întâlniri individuale un lucru regulat

Frecvența unu-la-unu depinde în mare măsură de dimensiunea companiei și de stilul de management. Unele surse spun că astfel de întâlniri ar trebui să fie săptămânale, în timp ce altele afirmă că un program bi-săptămânal sau lunar ar face trucul.

O idee bună este să stabiliți următoarea întâlnire recurentă la sfârșitul fiecărei întâlniri curente, astfel încât ambele părți să își poată planifica în avans.

Gândiți-vă la frecvența și lungimea care nu ar părea prea mult pentru dvs. sau angajații dvs., dar care ar fi totuși suficiente pentru a ține pe toată lumea în buclă și a menține un contact continuu.Publicitate

Noii angajați ar trebui să aibă unul câte unul mai des, cel puțin o dată pe săptămână sau două săptămâni.

Sesiunile recurente unu la unu fac ca schimbul de feedback să fie o rutină și să încurajeze o cultură a onestității. În plus, conversațiile personale regulate îi fac pe angajați să se simtă înțelese, de încredere și apreciate în companie - sporind astfel motivația lor intrinsecă.

3. Setați o limită de timp pentru întâlniri

Programați suficient timp pentru aceste conversații, dar nici nu le faceți prea lungi.Nimeni nu va aștepta cu nerăbdare întâlniri care își pierd atenția și se vor purta doar pentru totdeauna.

Durata optimă a fiecărei sesiuni depinde și de frecvența acestor întâlniri - de exemplu, dacă vă întâlniți în fiecare săptămână, o sesiune de 30 de minute ar putea fi suficientă. Dacă vă întâlniți o dată la două săptămâni sau o lună, 60 de minute ar putea fi mai eficiente.

Managerii de succes precum Andy Grove, cofondator și fost CEO al Intel, au sfătuit să facă one-on-one care să dureze cel puțin o oră: ”

Orice lucru mai puțin, din experiența mea, tinde să facă subordonatul să se limiteze la lucruri simple care pot fi tratate rapid.

4. Faceți o listă de subiecte de discutat

Un plan general sau o structură pentru întâlnire ar putea ajuta la începerea conversației - mai ales în primele câteva întâlniri. Cu toate acestea, nu trebuie să rămâneți la plan indiferent de ce. Vedeți-o mai degrabă ca o referință care vă poate ajuta în cazul în care conversația se blochează sau se îndepărtează prea mult de subiect.

O agendă de ședință poate fi, de asemenea, utilă dacă angajatul este introvertit și nu va fi probabil să vorbească pe cont propriu.

De exemplu, puteți pregăti trei până la cinci subiecte despre care vă interesează cel mai mult. Sau puteți păstra o listă de întrebări în fața dvs., dar nu uitați să fiți flexibili - nu trebuie să le întrebați pe toate dacă conversația se desfășoară în mod natural.

Câteva idei pentru întrebări care ar putea genera răspunsuri amănunțite:

• Ce parte a zilei te simți cel mai productiv? Simți că ai avea nevoie de un program de lucru diferit pentru a-ți îmbunătăți bunăstarea și productivitatea?
• Care sunt ultimele tale realizări care te fac mândru?
• Aveți sugestii care ne-ar putea ajuta să lucrăm mai bine ca echipă?
• Există cineva în echipă cu care găsești greu să lucrezi? Ai putea explica de ce?
• Care dintre sarcinile tale te menține angajat și inspirat? Există o modalitate de a vă face sarcinile zilnice mai atractive?
• Care sunt principalele blocaje în proiectul dvs. actual? Pot ajuta în vreun fel să-l deplasez?
• Care sunt lucrurile care vă îngrijorează în slujba dvs. sau în mediul de birou în general? Te-ai simțit vreodată subevaluat aici?
• Simți că înveți suficient la locul de muncă? Despre ce domenii ați dori să aflați mai multe?
• Ce pot face pentru a-mi îmbunătăți stilul de management sau pentru a vă sprijini mai bine?
• La ce proiecte sau sarcini ați fi interesat să lucrați în continuare?

Pro tip: Publicitate

Fostul CEO al Google, Eric Schmidt, obișnuia să-și înceapă personalul, comparând listele sale cu cele pe care angajații săi erau rugați să le pregătească înainte de întâlnire.^[1]Elementele găsite pe ambele liste au fost prioritare, deoarece acestea ar putea fi cele mai urgente probleme.

5. Păstrați-l ocazional și schimbați setarea

Dacă doriți să purtați o conversație sinceră, relaxată și sinceră cu angajatul dvs., gândiți-vă nu numai la cuvintele și limbajul corpului, ci și la atmosfera de la întâlnire.

Scopul tău este să fii profesionist și productiv, dar nu neapărat ciudat sau învechit.

Mai întâi, găsiți un loc relaxant pentru o conversație privată. Mobilierul confortabil, culorile calde, plantele de birou sau chiar o vedere diferită de la fereastră au potențialul de a stârni idei și sugestii noi. Dar nici măcar nu trebuie să te ții de o sală de ședințe - de ce să nu mergi la plimbare sau să bei o cafea într-o cafenea din apropiere?

CEO al software-ului de urmărire a productivității DeskTime, Artis Rozentals, consideră că întâlnirile individuale ar trebui să aibă loc în afara constrângerilor obișnuite ale biroului:

Găsesc ocazia să iau unul mai lung la fiecare prânz cu fiecare dintre membrii echipei mele pentru a discuta totul într-o atmosferă dezinvoltă.

El adaugă că informalitatea nu înseamnă că întâlnirea are loc fără pregătire.

Înainte de ședință, întocmesc întrebările și datele de actualitate și le împărtășesc angajatului respectiv, astfel încât să venim amândoi pregătiți și să purtăm o conversație fructuoasă.

6. Concentrați-vă pe angajat

Angajatul ar trebui să fie centrul principal al conversațiilor individuale. Celebrul om de afaceri și autor american Ben Horowitz recomandă unui manager să vorbească doar 10% din timp , lăsând restul discuțiilor cu membrul echipei.

Amintiți-vă - ca persoană în poziția de putere, ar trebui să vă lăsați ego-ul deoparte și să vă susțineți angajatul cât de bine puteți.

În mod ideal, conversația va curge în mod natural în jurul a orice contează pentru el sau ea. În caz contrar, puneți întrebări deschise care i-ar putea ajuta să își elaboreze poziția și să își exprime feedback-ul (a se vedea sfatul nr. 4).Publicitate

7. Ascultă ca și cum ai vorbi

Sarcina ta nu este doar să-ți lași angajatul să vorbească. Este, de asemenea, să asculți - activ. Aceasta înseamnă că nu ascultați doar pentru a fi politicos. Încercați de fapt să înțelegeți și să vă amintiți tot ceea ce este împărtășit.

Câteva tehnici de ascultare activă:

• Rămâneți cu mintea deschisă, încrezător și ascultați persoana fără a trage concluzii unilaterale.
• Arătați angajatului că sunteți atent și rezumați ocazional ceea ce spun.
• Verificați din nou dacă ați înțeles corect unele afirmații pentru a evita neînțelegerile (de exemplu, „Am înțeles corect că doriți ca echipa de marketing să se alăture acestui proiect pentru a evita întârzieri suplimentare?”).
• Fiți receptivi la tot ceea ce auziți - chiar și la criticile despre compania dvs. sau propria performanță.

8. Distribuiți informații relevante

Am menționat deja că angajatorul ar trebui să vorbească mai puțin și să asculte mai mult. Cu toate acestea, dacă aveți ceva important de spus și îl afectează personal sau profesional pe acest angajat, cel de la o întâlnire este momentul să îl spuneți.

Pregătești un nou proiect sau strategie despre care angajatul ar trebui să știe? Încercați câteva noi tactici de management și doriți ca acestea să fie la bord? Sunt noi modificări care urmează să aibă impact asupra companiei sau a echipei dvs. în special?

Asigurați-vă că țineți fiecare angajat la curent pentru a evita răspândirea bârfelor și dezinformării în birou. Dacă le spui personal vestea, ei se vor simți și mai apreciați și apreciați.

9. Notați notele

Cel mai probabil, sunteți responsabil de mai mult de unul sau doi angajați, deci nu ar trebui să vă bazați pe memoria dvs. pentru a marca toate punctele importante pe care fiecare membru al echipei le ridică.

Cu toate acestea, nu este recomandat să scrieți note pe computerul dvs. în timpul întâlnirii. De ce?

A avea un laptop deschis poate fi ușor interpretat ca fiind distras și nu prea interesat de conversație.

Deci va trebui ia notițe la modul vechi - prin notarea lor într-un caiet, jurnal sau o bucată de hârtie.

Luarea notelor îi permite membrilor echipei să vadă că sunteți implicat activ în întâlnire și că punctele expuse vor fi luate în considerare. Cu alte cuvinte - că aceasta nu este doar o pierdere de timp.

10. Lăsați cu o sarcină sau o mâncare de luat

La fel ca orice altceva legat de afaceri, întâlnirile individuale ar trebui să aibă un scop și un rezultat concret. Cu alte cuvinte, asigurați-vă că dvs., angajatul dvs. sau, în mod ideal, amândoi, plecați cu o acțiune sau o sarcină de finalizat.Publicitate

Pentru a consolida acest lucru, trimiteți un e-mail rapid după întâlnirea individuală, refăcând principalele lucruri pe care le-ați trecut. Acest lucru vă va asigura că amândoi sunteți pe aceeași pagină și că sunteți la curent cu următorii pași pe care fiecare parte ar trebui să îi facă.

Un e-mail de recapitulare va dura câteva minute din timpul dvs., dar, fără îndoială, se va dovedi util pe termen lung.

11. Nu neglijați individual cu lucrătorii la distanță

Astăzi, din ce în ce mai mulți manageri lucrează cu o echipă care este formată parțial (sau în întregime) din lucrători la distanță. Dacă sunteți unul dintre ei, știți acest lucru:

Întâlnirile individuale sunt și mai critice atunci când vine vorba de echipa dvs. la distanță.

De ce? Pentru că poți simți sentimentul echipei tale interne în fiecare zi la birou. În același timp, este posibil să nu aveți nicio idee despre modul în care se simt angajații dvs. externalizați sau la distanță.

CEO al start-up-ului la cerere Imprimant , Davis Siksnans, administrează o companie cu 500 de angajați pe două continente. În afară de a avea întâlniri trimestriale pentru toți angajații, el solicită managerilor să aibă regulat unul cu unu cu fiecare dintre membrii echipei lor,^[2]pe lângă analizele bi-anuale de performanță.

El subliniază:

Este o modalitate excelentă de a arăta că managerilor le pasă de performanța și bunăstarea angajatului. Urmează subiecte care altfel nu s-ar întâmpla într-o discuție regulată, cum ar fi genul de muzică care se cântă în birou, de exemplu.

Santa Lice-Kruze, Director HR la Printful Letonia, este de acord cu Davis și anunțuri:

Conversațiile trebuie să fie construite pe o bază de transparență și încredere reciprocă. Acesta este momentul pentru a întreba cum se desfășoară persoana respectivă, despre echilibrul dintre viața profesională și viața personală, sănătatea, activitățile fără muncă etc. Cu siguranță trebuie să întrebați dacă și cum puteți ajuta cu orice.

Vedeți Ochi în ochi cu angajații dvs.

În calitate de manager, trebuie să fii consecvent în tot ceea ce faci - iar întâlnirile individuale nu fac excepție. Nu trebuie să aibă loc în fiecare zi sau chiar în fiecare săptămână, dar trebuie să vă dedicați de fiecare dată.Publicitate

Amintiți-vă - obiectivul dvs. principal este susținerea performanței angajaților. A avea un chat personal regulat cu fiecare dintre persoanele care vă raportează vă va ajuta să vedeți o creștere a angajamentului angajaților. Și acest lucru va duce probabil la îmbunătățirea culturii companiei și la o productivitate mai mare pentru întreaga companie.

Mai multe sfaturi de conducere

• 5 tipuri de conducere care vă ajută să vă construiți o echipă de înaltă performanță
• Stăpânește aceste 10 abilități de management pentru a deveni un lider puternic
• Leadership vs Management: Este unul mai bun decât celălalt?
• Cele mai bune 15 cărți de conducere pe care fiecare lider trebuie să le citească pentru a obține succes

Credit foto recomandat: rawpixel prin unsplash.com

Referinţă