Abilitatea de a delega este una dintre caracteristicile unui lider de succes. Delegarea este una dintre cele mai bune instrumente de management pentru creșterea moralului angajaților, satisfacția la locul de muncă, încrederea între membrii echipei și manager și rezultatul final al companiei. De asemenea, ajută la gestionarea timpului.

Deși tehnicile eficiente de delegare sunt rareori predate, vestea bună este că delegarea este o abilitate ca oricare alta care poate fi dobândită.

Cuprins

1. Ce este delegația?
2. Cum îmbunătățește delegația managementul echipei?
3. Cum să delegați corect
4. Știind ce ar trebui și ce nu ar trebui delegat
   • Ce ar trebui delegat
   • Ce nu ar trebui delegat
5. Concluzie
6. Mai multe sfaturi despre delegarea sarcinilor

Ce este delegația?

Delegarea poate fi definită ca actul de a împuternici să acționeze pentru un altul.^[1]Cu această putere acordată, o persoană, de obicei subordonată, este capabilă să desfășoare activități specifice (în mod normal date de un manager sau supraveghetor). Delegarea este un instrument de management conceput pentru a spori eficiența unei organizații.^[2]Permite ca obiectivele organizației să fie împărțite în sarcini și atribuite membrilor echipei cel mai potrivit pentru sarcină. Acestea fiind spuse, majoritatea antreprenorilor și managerilor sunt notorii prost în ceea ce privește delegarea. Dar de ce?

După cum sa menționat anterior, majoritatea organizațiilor nu își învață managerii cum să delege. Cu toate acestea, există o serie de alte motive pentru care managerii ezită să delege, inclusiv:

Ei cred că nimeni nu poate face treaba la fel de bine ca ei

Managerii trebuie să delege, deoarece responsabilitatea lor este de a supraveghea angajații. Nu pot și nu ar trebui să facă singuri toată munca. Slujba unui lider este de a-și îndruma, motiva și supraveghea membrii echipei pentru a atinge un obiectiv.

Ei cred că este nevoie de prea mult timp pentru a antrena pe cineva

O parte din îndrumarea și motivarea membrilor echipei include formarea. Da, va fi nevoie de timp suplimentar pentru a instrui un angajat pentru o nouă sarcină, dar trebuie să vă gândiți la asta ca la o investiție. Imaginați-vă că este nevoie de o oră suplimentară pe zi pentru a pregăti pe cineva să facă o sarcină, iar antrenamentul respectiv durează o săptămână. Este vorba de cinci ore suplimentare petrecute îndeplinind sarcina. Cu toate acestea, după primele cinci zile în care angajatul îndeplinește sarcina, veți fi eliberat cinci ore pe săptămână pentru a vă dedica altor probleme.

Există o lipsă de încredere în motivația angajaților

O altă parte a muncii unui manager este de a-și dezvolta abilitățile angajaților pentru a identifica viitorii lideri, precum și pentru a le descoperi punctele tari și punctele slabe. Fără delegare, nu veți ști niciodată nivelul de motivație pe care îl au angajații dvs.

Vor să se facă indispensabili

Dacă vă faceți griji că vă faceți indispensabili, nu ar trebui să fiți. Tu sunteți indispensabil. Buni manageri și lideri sunt greu de găsit și, prin urmare, sunt indispensabili în mod natural pentru organizații. Dacă sunteți într-o poziție de conducere și vă faceți griji cu privire la locul de muncă, aflați cum să fiți un lider mai bun.

Le place să facă munca

În timp ce multor oameni le place să facă singuri lucrarea, le place procesul creativ sau doar ideea că pot controla rezultatul și își pot acorda meritul. Nu este treaba unui manager.

Trebuie să fii dispus să renunți la control, să accepți că alte persoane au modalități diferite (și uneori mai bune) de a face lucrurile și să-ți accepți rolul de facilitator sau supraveghetor.Publicitate

Se simt rău în legătură cu acordarea mai multă muncă unui personal supraîncărcat

A simți că personalul dvs. este supraîncărcat sau suprasolicitat este destul de obișnuit pentru un manager. Așadar, oferindu-le mai mult membrilor echipei de făcut, poți simți că nu faci decât mai multă muncă asupra lor. Cu toate acestea, atunci când se face corect (mai multe despre asta mai târziu), delegarea poate crește motivația și satisfacția lor la locul de muncă.

Acum, că am răspuns la întrebarea despre ce este delegarea, să trecem la a doua parte a întrebării:

Cum îmbunătățește delegația managementul echipei?

Delegarea eficientă este una dintre cele mai importante abilități manageriale pe care le puteți avea. Avantajele delegării adecvate merg mai adânc decât productivitatea crescută. Aceste efecte pot fi observate în:

O mai mare încredere între manager și angajat

Atunci când acordați unui angajat autoritatea și autonomia pentru a îndeplini o sarcină, se presupune că aveți încredere în ei pentru a o realiza. De asemenea, spune că credeți că sunt suficient de competenți pentru a face față sarcinii. Această demonstrație de încredere creează o legătură între supraveghetor și subordonat.

Creșterea satisfacției postului

Delegarea de sarcini sau sarcini membrilor echipei dvs. le permite să își asume proprietatea și să se mândrească cu munca lor. Nimeni nu dorește să fie gândit ca o roată dințată în mașină, făcând o treabă pe care oricine o poate face. Acordarea lor de responsabilitate și autoritate pentru a-și face treaba va contribui mult la ajutarea lor să se mândrească cu munca lor.

Motivație sporită

Prin delegarea de sarcini angajaților corespunzători, aceștia ajung să își asume rezultatul. Aceasta este șansa lor de a străluci. Toată lumea dorește laude de la șef și știind că rezultatul pe care îl va obține va fi evaluat ca o reflectare a lor, este o motivație mare.

Mai mult timp pentru alte activități importante

La fel ca un căpitan de navă, liderii evaluează condițiile, trasează traseul și conduc nava. S-ar putea să intre când este un bărbat în jos, dar sarcina lor principală este să se îngrijoreze de imaginea de ansamblu. Lăsați echipajul să vă îngrijoreze cu privire la vâslit și asigurați-vă că merg în direcția corectă.

În acest fel, puteți elibera timp pentru a participa la activități mai importante.

Dezvoltarea de noi abilități în membrii echipei tale

O parte a sarcinii oricărui manager este de a vă ajuta angajații să învețe și să crească. Pe măsură ce angajații se perfecționează și își adaugă seturile de competențe, devin mai valoroși pentru companie și industria în ansamblu. Aceasta face parte din dezvoltarea carierei lor. De asemenea, face echipa dvs. mult mai flexibilă.

Instrument de evaluare excelent

În calitate de manager, o parte din munca dvs. este să identificați cei mai performanți și cei demni de promovare. De asemenea, ar trebui să vă gândiți la cine ar trebui să vă înlocuiască atunci când veți fi promovat. Prin delegarea responsabilităților angajaților dvs., sunteți într-o poziție excelentă pentru a vedea cine ia taurul de coarne și cine face doar minimul.Publicitate

Luate împreună, efectele pozitive ale delegării pot avea un efect sinergic asupra eficienței, productivității și profitabilității unei organizații.

Cum să delegați corect

Am vorbit despre ce este delegația și avantajele acesteia, dar cum puteți fi un delegator eficient și să profitați de beneficiile pe care le-am discutat? Iată câteva tehnici eficiente de delegare pentru a vă ajuta să începeți.

1. Începeți de la rezultat și mutați înapoi

Când delegați o nouă responsabilitate unui angajat, începeți prin a explica cum ar trebui să arate rezultatul. De exemplu: vă voi pune în fruntea lui X, iar scopul lui X este ca ABC să fie convertit în DEF în termen de două săptămâni și sub 100 USD. Acesta este un mod de a stabili obiectivul fără a le spune cum trebuie să-l atingă.

2. Acordați autonomiei angajaților dumneavoastră

Acest lucru poate fi greu pentru manageri, dar ar trebui să încercați să faceți un pas înapoi și să recunoașteți că există multe modalități diferite de a rezolva o problemă. Lăsându-i să-și descopere propriul mod de a face acest lucru, vor învăța și de multe ori va exista un rezultat mai bun.

3. Dă-le autoritatea să facă ceea ce ceri

Este foarte important! Delegarea responsabilității pentru o sarcină fără a le oferi autoritatea necesară pentru a o finaliza este într-adevăr să arunce mai multă muncă unui angajat. În loc să crești motivația și satisfacția la locul de muncă, vei crea resentimente și furie.

4. Potriviți-le personalitatea și setul de abilități

Nu acordați unui introvertit sarcina de a conduce o întâlnire. La fel, nu puneți extrovertitul în sarcina contabilității. Ar trebui să aveți o idee bună despre cine sunt angajații dvs. și ce abilități posedă. Delegați sarcina potrivită persoanei potrivite.

5. Asigurați-vă că au resursele potrivite

Asigurați-vă că persoanele pe care le delegați să aibă suficient timp, bani, instruire, rechizite, spațiu de lucru și ajutor de la alții pentru a face treaba. Dacă nu, atunci eșecul nu este asupra lor, ci asupra ta.

6. Supraveghează, Nu microgestionează

Cel mai bun mod de a face acest lucru este să stabiliți un calendar cu check-in-uri regulate. Acest lucru permite autonomia angajaților în timp ce este totuși tras la răspundere pentru progresul proiectului. De asemenea, permite angajatului să pună întrebări și să primească contribuții la intervale regulate.

7. Creați un mediu motivant

Cei mai de succes delegați sunt cei care știu când să fie majoretă sau antrenor și când să intervină sau să dea înapoi. Ei sunt, de asemenea, acolo sărbători succesele .

8. Fii tolerant la greșeli

Nu veți avea niciodată inovație fără asumarea riscurilor și nu puteți avea riscuri fără greșeli. Fii tolerant și folosește greșelile ca instrument de învățare, nu ca ceva de care să te temi.Publicitate

Până acum ne-am ocupat de ce, de ce și cum de delegare, dar cum decidem ce sarcini ar trebui delegate?

Știind ce ar trebui și ce nu ar trebui delegat

Există câteva gânduri diferite despre acest subiect, un punct de vedere este acela că, ala un anumit punct, tot ceea ce poate fi delegat ar trebui să fie; cu rare excepții.

Ce ar trebui delegat

Efectuați un audit folosind cele șase T-uri pentru a determina ce sarcini au cel mai mult sens descărcare.^[3]

1. Micut

Acestea sunt sarcini atât de mici încât par lipsite de consecințe, dar se adaugă. Nu sunt niciodată importante sau urgente și, chiar dacă durează doar câteva minute, ajung să te scoată din fluxul de muncă mai strategică. De exemplu, înregistrarea la o conferință sau eveniment, adăugarea la calendarul dvs. și rezervarea hotelului și a zborului - pe cont propriu, fiecare dintre aceste lucruri poate să nu dureze mult timp, dar luate împreună, toate se adună.

2. Obositor

Sarcinile relativ simple nu sunt probabil cea mai bună utilizare a timpului dvs. Sarcinile foarte simple pot (și ar trebui) să fie gestionate de oricine în afară de dvs.

De exemplu, introducerea manuală a unei liste de 100 de articole într-o foaie de calcul și codarea acesteia sau actualizarea KPI-urilor din pachetul de prezentare sunt toate sarcini simple care pot fi predate.

3. Consumatoare de timp

Acestea sunt sarcini care, deși pot fi importante și chiar oarecum complexe, consumă mult timp și nu necesită efectuarea inițială a 80% din cercetare. Puteți intra cu ușurință atunci când sarcina este finalizată la 80% și puteți da aprobare, supraveghere și / sau direcție la următorii pași.

4. Învățabil

Aceste sarcini, deși par complicate la început, pot fi traduse într-un sistem și transmise, oferind în continuare verificări de calitate și aprobare finală.

De exemplu, învățarea unuia dintre rapoartele dvs. directe despre cum să redactați pachetul de prezentări pentru întâlnirea lunară directă și chiar cum să fiți cel care să livreze aceste actualizări echipei poate fi o modalitate bună de a vă elibera timp.

5. Teribil la

Sarcinile care se încadrează într-o zonă în care vă simțiți neechipat ar trebui, în general, să fie transmise cuiva cu puncte forte în acea zonă. De exemplu, dacă nu sunteți sigur cum să organizați designul vizual al acelor diapozitive PowerPoint pentru întâlnirea echipei, probabil că cineva din echipa dvs. va putea să intervină.Publicitate

6. Sensibil la timp

Acestea sunt sarcini care sunt sensibile la timp, dar concurează cu alte priorități. Nu este suficient timp pentru a le face pe toate simultan, așa că delegați o sarcină importantă și sensibilă la timp, care poate fi realizată în paralel cu celelalte termene limită bazate pe proiect.

De exemplu, lăsarea iPad-ului dvs. în avion după un zbor și lucrarea pentru recuperarea acestuia înainte ca acesta să lipsească complet în aeroportul pierdut și găsit abis prin apelarea zilnică a serviciului clienți poate dura mult timp și poate fi delegat unui subaltern.

Ce nu ar trebui delegat

Spre deosebire de cele de mai sus, există unele sarcini care nu ar trebui delegate niciodată și care ar trebui să rămână întotdeauna responsabilitatea managerului. Unele dintre acestea includ:

Viziunea companiei și declarațiile de misiune

Acestea joacă un rol important în reputația companiei și ar trebui luate cât mai în serios. Prin urmare, responsabilitatea pentru crearea acestora ar trebui să se întindă întotdeauna cu un manager sau un alt lider de companie.

Decizii de angajare

Prea mulți manageri se bazează pe agenții externe pentru deciziile de angajare. Deși seturile de competențe sunt importante, evaluarea modului în care un angajat se va încadra în cultura corporativă este la fel de importantă, iar acest lucru se face cel mai bine față în față.

Angajații la bord

Este important ca managerii să își asume un rol activ în a face ca noii angajați să se simtă bineveniți. Acestea ar trebui să fie întotdeauna disponibile și accesibile noilor angajați.

Disciplina

Preluarea sarcinilor disciplinare către un asistent administrativ sau resurse umane este adesea un semn al abilităților manageriale slabe. Managerii pot obține, în general, mai mult respect de la angajați, gestionând acest lucru ei înșiși.

Rapoarte de performanta

A avea angajați să își facă propriile recenzii și doar să vă înscrieți este un deserviciu pentru toți cei implicați. Managerii ar trebui să fie implicați personal în acest proces pentru a beneficia la maximum de el.

Concluzie

La prima vedere, delegarea poate părea mai multă problemă decât merită. Cu toate acestea, atunci când este realizat corect, domeniul de aplicare, lărgimea și calitatea muncii au produs mai mult decât să compenseze orice inconvenient.

Veți fi uimit de ceea ce se întâmplă atunci când aranjați volumul de lucru, astfel încât să vă puteți concentra doar asupra sarcinilor cu cele mai mari priorități, în timp ce alții lucrează la sarcini semnificative și provocatoare.Publicitate

Prin implementarea practicilor despre care am vorbit aici, veți putea delega proiectele corecte oamenilor potriviți în modul corect și aceasta este o rețetă pentru succes.

Mai multe sfaturi despre delegarea sarcinilor

• Cum să delegați eficient sarcinile (Ghid pas cu pas)
• Delegarea muncii: ce să delegați și ce să nu?
• Importanța delegării conducerii (și cum să delegați în mod corespunzător)

Credit foto recomandat: CoWomen prin unsplash.com

Referinţă