Cât de bine vă gestionați timpul? Dacă sunteți ca mulți dintre noi, răspunsul dvs. poate fi Nu prea bine. Este posibil să simțiți adesea că nu este suficient timp într-o zi. Poate chiar găsești că trebuie să lucrezi în permanență ore târzii pentru a-ți respecta termenele. Poate chiar te simți prea ocupat încât să-ți fie dor de mese și de somn . Toate acestea sunt semne clasice că este posibil să nu vă gestionați timpul eficient.

Benjamin Franklin a spus odată că timpul înseamnă bani. La fel ca banii, timpul trebuie gestionat corect. Dacă gestionezi timpul în mod corespunzător, vei găsi echilibrul potrivit între timpul tău de muncă, timpul liber și odihna. Realizezi efectiv lucrurile care contează cel mai mult în viața ta. Mai mult decât atât, vă reduceți nivelul de stres și vă simțiți mult mai fericiți. Pentru a vă ajuta să gestionați timpul mai eficient, iată-le zece abilități dovedite de gestionare a timpului ar trebui să înveți astăzi.

1. Setați obiective

Obiectivele vă oferă o viziune, concentrare și destinație spre care să lucrați. Acestea vă ajută să aveți o minte clară asupra unde doriți să mergeți și cum să vă gestionați cel mai bine timpul și resursele pentru a ajunge acolo. Stabilind obiective, puteți identifica la ce merită să vă petreceți timpul și la ce distrage atenția.

Începeți prin a vă întreba unde doriți să fiți în șase luni. Puteți merge mai departe și puteți privi unde doriți să fiți în anul următor sau chiar în deceniul următor. Stabiliți obiective personale și profesionale care să fie realiste și realizabile. Acesta este un pas crucial pentru a vă asigura că vă gestionați mai bine timpul.Publicitate

2. Prioritizează

Priorizarea nu poate fi accentuată atunci când vine vorba de gestionarea eficientă a timpului. Poate fi dificil să știți ce sarcini să abordați mai întâi, mai ales atunci când un flux de sarcini pare urgent. Cu toate acestea, este relativ ușor să acordați prioritate activităților dacă aveți deja obiective clare stabilite. Puneți-vă trei întrebări de bază pentru a afla ce sarcini ar trebui să aibă prima prioritate:

• De ce fac această sarcină sau activitate?
• Cum mă ajută această sarcină să-mi ating obiectivele?
• În ce măsură această sarcină pe care o fac mă ajută să-mi ating obiectivele?

Faceți mai întâi cele mai importante lucruri.

3. Păstrați o listă de activități

O listă de sarcini (sau lista de sarcini ) este un sistem de memento care vă spune când trebuie să faceți ce. Păstrarea unei liste de sarcini vă ajută să rămâneți organizat și la curent. Ajută la descompunerea lucrurilor în sarcini sau pași mici, ușor de gestionat, astfel încât să nu uitați niciodată să faceți lucrurile importante. Nu încercați să vă amintiți tot ce trebuie să faceți în cap. În majoritatea cazurilor, încercarea de a vă aminti totul nu va funcționa. În schimb, păstrați o listă de sarcini. Poate face un planificator zilnic, săptămânal sau lunar simplu pe un blocnotes sau jurnal.

Notați lucrurile pe care trebuie să le faceți, inclusiv întâlniri, întâlniri și termene. Prioritizați articolele din lista dvs. prin listarea articolelor în ordinea importanței de la prioritate ridicată la elemente cu prioritate redusă sau evidențiind sarcini urgente sau importante din listă cu un asterisc. Tăiați sarcinile finalizate de câte ori adăugați noi sarcini pe lista de sarcini pentru a vă asigura că continuați să mergeți înainte. Publicitate

4. Sarcini de programare

Un program se apără de haos și capriciu, spune autorul Annie Dillard. Dacă sunteți o persoană de dimineață și descoperiți că sunteți cel mai creativ și productiv dimineața devreme, programați sarcini de înaltă valoare dimineața la momentul dvs. de vârf creativ / productiv. Dacă creativitatea și energia dvs. se ridică atunci când soarele apune, programați apoi sarcini cu prioritate ridicată. Timpul tău de oprire poate fi programat pentru sarcini mai puțin importante, cum ar fi verificarea e-mailului sau returnarea apelurilor telefonice.

Înțelegeți ritmul timpului de vârf și cel mort și programați sarcinile în mod corespunzător pentru a profita la maximum de orele de vârf. Amintiți-vă că nu găsiți timp pentru lucruri importante; îți faci timp pentru lucrurile importante cel mai bine prin programare.

5. Concentrați-vă pe o sarcină la un moment dat

Faci mai multe lucruri în cel mai mic timp posibil când comuti între a vorbi pe telefonul tău mobil, a naviga pe internet și a nota notele, nu? Gresit! Potrivit unui studiu publicat de Asociația Psihologică Americană, de fapt petreceți cu 20 și 40 la sută mai mult timp când efectuați mai multe sarcini. Pe lângă faptul că vă costă timp și eficiență , multitaskingul poate reduce și calitatea muncii tale.

Uitați de multitasking. Nu vă depășiți volumul de muncă prin multitasking. Concentrați-vă mai mult pe îndeplinirea unei sarcini pe rând. Finalizarea sarcinilor în ordine una câte una duce la o mai bună utilizare a timpului, spun cercetătorii studiului. Trecerea de la o sarcină la alta nu se pretează de obicei la o bună utilizare a timpului.Publicitate

6. Minimizează Distracțiile

Indiferent dacă este vorba de alerte de e-mail ale clienților, de apeluri telefonice de la prieteni sau de chat-uri IM cu clienți potențiali în timp ce lucrează, distragerea atenției reprezintă un obstacol în calea utilizării eficiente a timpului. Distragerea atenției vă întrerupe concentrarea, vă scade productivitatea și adesea vă împiedică să îndepliniți sarcini importante la timp. De asemenea, pot provoca stres.

Identificați ceea ce vă distrage de la îndeplinirea sarcinilor de bază și opriți-l. Ucideți televizorul respectiv și opriți conexiunea la internet și chat-ul IM. Puneți un semn Nu deranjați sau un semn similar la intrarea spațiului dedicat de lucru pentru a preveni întreruperile. Fă tot ce trebuie pentru a reduce la minimum distragerea atenției. Acest lucru vă asigură că vă controlați zilele și vă maximizați productivitatea.

7. Depășește încetinirea

Edward Young, poetul englez cel mai bine amintit pentru Gânduri de noapte , odată spusă amânarea este hoțul timpului. Nu renunțați la sarcini pe care ar trebui să vă concentrați chiar acum și lăsați amânarea să vă fure timpul. Amintiți-vă că cel mai bun moment pentru a face ceva este de obicei ACUM. Împingeți-vă puțin mai tare pentru a învinge amânarea și obțineți ceea ce trebuie făcut.

O strategie eficientă pentru a învinge amânarea este să-ți spui că vei începe un proiect doar câteva minute, să zicem zece minute. Odată ce începeți proiectul, sucurile dvs. creative vor începe să curgă. Apoi veți găsi că doriți să continuați cu sarcina și probabil să o duceți până la capăt. Trucul pentru a învinge amânarea poate fi la fel de simplu ca alocarea unei cantități mici de timp pentru a începe. Doar asta!Publicitate

8. Luați pauze

Cu excepția cazului în care ești Superman, nu poți să lucrezi ore întregi fără să arzi și să sacrifici calitatea. Oricât de tentant ar fi să lucrați până la un termen limită de 8-10 ore consecutive, să faceți pauze între muncă. În acest fel, îi oferi creierului tău timp prețios pentru odihnă și reîncărcare. A face pauze de la muncă nu este o pierdere de timp. Este o gestionare inteligentă a timpului. Produceți lucrări de calitate când sunteți bine odihniți.

Strângeți pauze scurte între muncă pentru pauză. În mod ideal, faceți o pauză de cinci minute la fiecare oră sau două pentru a vă odihni și a gândi creativ. Puteți seta o alarmă pentru a vă reaminti când se datorează pauza. Nu mai lucrați și stați și meditați la birou sau ieșiți la o ceașcă de cafea sau la o scurtă plimbare. Nu uitați să vă acordați și timp suficient pentru prânz. Nu puteți lucra optim pe stomacul gol.

9. Spune Nu

O abilitate pe care mulți mari înțelegători, precum președintele Obama, Bill Gates și Richard Branson au însușit-o este arta blândă de a spune nu la lucruri care nu sunt prioritare. A spune nu lucrurilor care nu sunt prioritare vă permite să vă concentrați asupra acelor lucruri care sunt cu adevărat importante. Ai doar exact 24 de ore pe zi pentru a face lucrurile care contează. Dacă nu înveți să spui nu lucrurilor care nu sunt importante, prioritățile altor persoane le vor preceda pe ale tale și vei fi înghițit de mult prea multe proiecte și angajamente.

Spuneți nu pe cale amiabilă la tot ceea ce nu vă susține valorile sau vă ajută să vă atingeți obiectivele. Ai dreptul să spui, indiferent cu cine vorbești. Când te pricepi mai bine să spui nu, îți folosești timpul bine și te aperi de munca grăbită, de performanțe slabe și de suprasolicitarea muncii.Publicitate

10. Sarcini delegate

Vechea zicală desecolul al 17-leaautorul John Donne că nimeni nu este o insulă este valabil și astăzi. Nu poți gestiona totul singur. Uneori este prudent să lăsați alte persoane să vă ajute cu sarcinile, mai ales atunci când sunteți înghițit. Economisiți timp, reduceți stresul și realizați mult mai mult atunci când atribuiți sarcini oamenilor potriviți.

Renunță laapucă-teroata și acordă autoritatea cu responsabilitate persoanelor calificate. Delegarea nu înseamnă dumping. Oferiți sarcini cu consecințe. În acest fel, promovați răspunderea și vă asigurați că obiectivele și termenele sunt îndeplinite.