Găsirea unui manager eficient și de succes care nu știe cum să-și gestioneze în mod corespunzător timpul și angajații este cam ca și cum ai găsi un unicorn. Nu veți face, pentru că nu există. Toată lumea primește un număr egal de ore pe zi pentru a îndeplini sarcinile care necesită atenția lor, modul în care vă descurcați folosind timpul dvs. va determina în cele din urmă dacă aveți sau nu succes în îndeplinirea acelor sarcini.

Indiferent dacă sunteți manager pentru prima dată sau pur și simplu aveți nevoie de un curs de perfecționare, învățarea și aplicarea abilităților adecvate de gestionare a timpului vă vor ajuta să reușiți în carieră.

Înainte de a intra în abilitățile eficiente de gestionare a timpului pentru manageri, să discutăm de ce și ce se referă la gestionarea timpului. Gestionarea timpului este pur și simplu o metodă de organizare a modului de utilizare optimă a celor 24 de ore dintr-o zi pentru a îndeplini sarcini personale și profesionale.

Matricea Eisenhower, dezvoltată de președintele american Dwight Eisenhower, a împărțit gestionarea timpului în patru grupuri:^[1]

Faceți mai întâi, programați, delegați și nu faceți.

Toate abilitățile de gestionare a timpului se încadrează undeva în această matrice. Învățarea de a vă rupe timpul și sarcinile în mod eficient vă va permite să vă atingeți obiectivele și să vă conduceți cu succes echipa - fără a vă pierde sănătatea.

1. Știți cum să planificați corect obiectivele

Benjamin Franklin a spus odată:

Dacă nu reușiți să planificați, intenționați să eșuați.

Tatăl fondator a lovit cu adevărat unghia de pe cap și este esențial să înveți cum să îți planifici corect obiectivele echipei. În ceea ce privește obiectivele, ar trebui să stabiliți obiective zilnice, săptămânale, lunare și chiar anuale care pot fi împărțite în sarcini gestionabile.

De exemplu, dacă aveți obiectivul de a crește traficul către site-ul companiei cu 10% pe parcursul unui an, va trebui să setați repere măsurabile săptămânal, lunar și la șase luni pentru a menține obiectivul pe drumul cel bun. .

Aruncați o privire la aceste ghiduri privind stabilirea obiectivelor pe termen scurt și pe termen lung:

• Cum să stabiliți obiective pe termen scurt pentru o viață de succes și foarte satisfăcătoare
• Calea Surefire de a stabili obiective pe termen lung și de a atinge succesul

2. O comunicare bună va face o lume diferită

O comunicare bună poate face sau rupe orice relație - personală sau de afaceri - și atunci când un manager se luptă cu gestionarea timpului, comunicarea suferă adesea. Cu toate acestea, dacă un manager își face timp să asculte și să comunice clar cu echipa și clienții săi, poate face diferența în succesul unei afaceri.

Asigurați-vă că comunicați în mod regulat cu membrii echipei dvs. pentru a vă asigura că lucrează la obiective care au fost clar stabilite. Un manager care comunică în mod clar și regulat cu clienții este, de asemenea, mai probabil să își dezvolte afacerea. Asigurați-vă că profitați la maximum de timpul dvs. printr-o comunicare atentă.

Aflați 7 moduri de a asigura o comunicare eficientă la locul de muncă .

3. O bună organizare este cheia

Organizarea puternică care implică atât atribuții delegate, cât și spațiul dvs. de lucru real sunt cruciale pentru gestionarea eficientă a timpului pentru manageri. Dacă echipa dvs. este dezorganizată și oamenii nu știu cu claritate ce sarcini sunt pe platou sau la cine ar trebui să apeleze pentru ajutor, orice obiective stabilite vor avea de suferit.

O comunicare bună și o bună organizare merg mână în mână atunci când vine vorba de a profita din plin de timpul pe care îl aveți.Publicitate

În ceea ce privește organizarea spațiului dvs. de lucru, bine, dacă doriți să vă mențineți dormitorul dezordonat acasă, aceasta este afacerea dvs., dar dezordinea nu are loc în afaceri. Fiecare minut în care căutați un fișier neplasat este un minut pierdut care ar fi putut fi mai bine petrecut.

De ce să nu aruncăm o privire la acestea 15 cele mai bune sfaturi de organizare pentru organizarea biroului și realizarea mai multor lucruri ?

4. Delegarea eficientă este totul

Delegarea eficientă vă va ajuta să vă configurați membrii echipei pentru a lucra cu încredere și eficient. În calitate de manager, este responsabilitatea dvs. să evaluați cine din personalul dvs. este cel mai potrivit pentru ce sarcină și să atribuiți responsabilitățile asociate acesteia. Nerespectarea funcției de conducere și delegarea atribuțiilor va pierde doar timpul dvs. și membrii echipei dvs.

Prin delegarea cu atenție a diferitelor atribuții și asigurarea faptului că personalul dvs. are tot ceea ce este necesar pentru îndeplinirea acelor atribuții, membrii echipei vor fi mai puțin nevoiași de dvs. atunci când vine vorba de a face treaba.

Aflați arta delegării în acest ghid: Cum să delegați munca eficient (Ghidul definitiv pentru lideri)

5. Programați sarcinile corespunzătoare la momentul potrivit

Dacă construiți o mașină, nu ați începe prin a încerca să instalați sistemul de sunet înainte ca rama să fie în poziție, nu-i așa?

Primul bloc al matricei Eisenhower este Do First, adică decideți care sunt sarcinile cheie pe care trebuie să le eliminați înainte de a trece la următorul lucru. Acestea ar putea fi lucruri mici, cum ar fi răspunsul la o întrebare din partea șefului dvs. sau ar putea fi mai mari, cum ar fi finalizarea planurilor pentru o nouă strategie de socializare.

Ideea este, asigurați-vă că învățați să acordați prioritate celor mai importante sarcini din fiecare zi, cât timp veți avea nevoie pentru a le finaliza și când ar trebui să fie abordate.Publicitate

Iată o tehnică pentru a vă ajuta să stabiliți priorități în sarcini: Cum să prioritizați drepturile în 10 minute și să lucrați de 10 ori mai repede

6. Aflați să recunoașteți capcane multitasking

Toată lumea are mai multe lucruri pe care trebuie să le facă, dar atunci când încercăm să jonglăm cu toate acele lucruri simultan, unele sunt obligate să lovească podeaua. Este mult prea ușor să începeți să lucrați la o singură sarcină și apoi să intrați în e-mail, deoarece ați primit un ping pe telefon. Acest lucru este teribil pentru a-ți rupe concentrarea și doar îți forțează creierul să joace recuperarea.

În schimb, puneți deoparte blocuri de timp specifice din zi pentru a verifica și a răspunde la e-mailuri. Concentrându-vă pe o sarcină pe rând, veți termina treaba mai devreme și îi veți acorda toată atenția creierului.

Încercați aceste 9 sfaturi despre gestionarea multitasking care vă vor îmbunătăți productivitatea.

7. Învață să acorde prioritate nu numai timpului tău, ci ajută angajații să-i acorde prioritate

Ne-am putea gândi că dedicăm opt ore solide pe zi sarcinilor esențiale ale locurilor noastre de muncă, dar cercetările arată că nu este cazul de obicei.^[2]Vă puteți ajuta echipa să profite la maximum de timpul lor (și al vostru) făcând ocazional un audit al timpului. Lăsați deoparte într-o zi locul în care personalul dvs. urmărește ce fac și cât timp petrec.

Asigurați-vă că sunteți clar că acest exercițiu este menit să ajute angajații pe termen lung și nu este o modalitate de eliminare a lucrătorilor săraci. Sperăm că, cu suficiente date, dvs. și echipa dvs. veți putea determina mai bine ce funcționează și cum să evitați întârzierile sau întreruperile de lucru.

9. Menținerea aspectelor poate merge mult

La fel cum marinarii se uită la căpitanul lor pentru îndrumare în timpul unei furtuni, angajații dvs. trebuie să simtă că vă gestionați bine timpul. Dacă de fiecare dată când angajații tăi se apropie de tine, ești frământat și în grabă, sunt mai predispuși să nu mai vină la tine despre probleme importante.

Poate fi o zi ocazională în care vă luptați să țineți totul la un loc, dar păstrarea aspectului unui manager care se află în topul jocului lor de gestionare a timpului poate ajuta cu adevărat la impactul celorlalți pentru a-și gestiona timpul eficient.Publicitate

10. Știți ce trebuie să faceți atunci când placa dvs. se umple prea mult

Puțină presiune și un termen limită pot fi un motivator puternic atunci când vine vorba de a vă lăsa în jos și de a face lucrurile. Dacă descoperiți că lista dvs. de locuri de muncă obligatorii devine puțin prea lungă, ar putea fi un indicator al a două lucruri:

O posibilitate este că nu vă gestionați timpul atât de eficient pe cât ați putea fi. Dacă acesta este cazul, reveniți în partea de sus și examinați.

Chiar și cel mai bun manager are limitele lor și există doar atâtea minute într-o zi. Un manager bun nu încearcă să facă singuri fiecare sarcină care le vine. Ei știu cum să își folosească cel mai bine personalul pentru a se asigura că obiectivele sunt îndeplinite și știu când volumul lor de muncă este la capacitate.

11. Înțelegeți regula 80/20

Conform principiului Pareto sau mai bine cunoscut ca regula 80/20, 80% din rezultate provin din doar 20% din acțiuni. Celelalte 20 la sută din rezultate provin din ... ați ghicit, 80 la sută din acțiuni.

În ceea ce privește modul în care toate acestea sunt factori în gestionarea timpului unui manager eficient, ei bine, trebuie să se facă, prioritățile fără scuze ar putea fi doar 20% din munca dvs., dar vor produce cele mai mari rezultate. Restul de 80 la sută din sarcini pot fi delegate probabil în rândul personalului din echipa dumneavoastră.

12. Nu vă fie frică să faceți o pauză când este nevoie

Dacă lucrați ca un tren de marfă în fiecare secundă a zilei, fără a lua câteva minute pentru a face un pas înapoi și a respira, veți experimenta epuizarea. Burnout-ul este acel ucigaș de gestionare a timpului care se furișează atunci când încercați să vă asigurați că niciun minut nu este dedicat muncii. Rezultatul este că, în curând, veți avea mai puțină energie și concentrare și, în cele din urmă, munca dvs. va putea afecta sănătatea mintală.

Programarea timpilor de nefuncționare pentru dvs. este importantă. Așadar, încurajați-vă angajații să facă pauze și nu uitați să le luați singuri. Câteva pauze pe parcursul zilei de lucru vă pot ajuta să vă puneți în starea de spirit potrivită pentru a vă profita la maximum de timp.

Gânduri finale

Este ușor să te prinzi în ziua de zi a afacerii și să te simți dezvoltând obiceiuri nesănătoase ca manager. Concentrați-vă pe elaborarea recomandărilor din acest articol și petreceți timp împuternicind echipa dvs. Productivitatea generală nu numai că se va îmbunătăți, ci veți fi rapid devenind un lider stelar și respectabil.Publicitate

Mai multe despre productivitatea muncii

• Cum să fii productiv la locul de muncă: 9 reguli de bază
• 50 de moduri de a crește productivitatea și de a obține mai mult în mai puțin timp
• Modul în care Formula de productivitate poate motiva angajații să lucreze eficient

Credit foto recomandat: Proxyclick Visitor Management System prin unsplash.com

Referinţă