Chiar și după apariția rețelelor sociale și a îmbunătățirilor în mesageria text, e-mailul este în continuare modul de comunicare care continuă să predomine în domeniul profesional. Capacitatea de a da direcție, de a stinge focul și multe altele fără a fi față în față a permis multor companii să folosească e-mailul ca instrument de productivitate. Cu toate acestea, există momente în care profesionalismul iese din fereastră, iar regulile de etichetă sunt uitate. Astăzi, vom arunca o privire la 27 de sfaturi privind eticheta prin e-mail pentru profesioniștii din afaceri.

1. Salutări și trimiteri

Nu încep niciodată un e-mail cu conținutul. Un e-mail începe întotdeauna cu o introducere sonoră sau cu numele destinatarului. Acest lucru le va permite, la început, să știe cu cine vorbesc. Când începeți prin a le recunoaște după nume (de exemplu, Bună ziua, John Doe), le veți informa cu cine intenționați să vorbiți. Când ați terminat cu un e-mail, terminați întotdeauna spunând Mulțumiri sau Noroc, pentru a practica o bună etichetă și respect.

2. Știți când să apelați

Nu toate comunicările trebuie să aibă loc prin e-mail. Odată ce conversația începe să menționeze anumite detalii, poate fi înțelept să programați un apel telefonic - acest lucru poate preveni neînțelegerile și chiar vă poate accelera corespondența. De asemenea, este respectuos să ridicați telefonul atunci când o ședință, programată prin e-mail, este anulată.

3. Atenție la punctuația ta

Profesionalismul implică să știi cum să te gândești la punctuația ta. Într-o corespondență de e-mail standard, ar trebui să utilizați perioade și semne de întrebare aproximativ 95% din timp. Lăsați semnele de exclamare când conversația dvs. este ușoară și sunteți familiarizat cu destinatarul.

4. Ceasul bifează

Când aveți de-a face cu afaceri, nu-i țineți niciodată în așteptare. După cum se spune, timpul înseamnă bani. Nu trebuie să lăsați niciodată un destinatar să aștepte mai mult de două zile pentru răspunsul dvs. La fel ca un apel telefonic, așteptarea unui e-mail poate menține progresul pe orice proiect pe care încercați să îl stabiliți. La urma urmei, nu acesta este motivul pentru care trimiteți prin e-mail și nu folosiți melci?

5. Scrie-o corect

Gramatica și ortografia ar trebui să fie două considerații atunci când trimiteți un e-mail într-un mediu profesional. Chiar dacă conținutul este steaua e-mailului, asigurarea faptului că gramatica dvs. este verificată permite cunoștințelor de afaceri să știe că luați conversația în serios. Majoritatea clienților de e-mail au verificări ortografice și gramaticale, așa că folosiți-le!Publicitate

6. Luați în considerare cultura companiei

Să fim sinceri - în timp ce gramatica și tonul ar trebui să fie profesionale, trebuie totuși să luăm în considerare companiile cu care contactăm. E-mailurile de afaceri interioare între companii mai relaxate vor fi, desigur, puțin diferite de, să zicem, Casa Albă. În timp ce vă gândiți la gramatică, continuați să oferiți o atmosferă abordabilă în timp ce trimiteți prin e-mail.

7. Inginerul subiectului perfect

Primul lucru pe care îl vede destinatarul dvs. este subiectul. Sincer, ei vor discerne importanța unui e-mail printr-un subiect înainte de a citi conținutul acestuia. Asigurați-vă că lăsați o impresie extraordinară, fiind atenți la valorificare, la concizie și la obiect.

8. Răspunde vs. Răspunde-toate

Nimic nu este mai jenant decât trimiterea unui e-mail de masă destinat unui singur destinatar. Acesta este rezultatul unui e-mail care a început cu mai mulți destinatari. Când răspundeți, veți avea opțiunea de a răspunde - care trimite prin e-mail expeditorului - sau de a răspunde la toate, care trimite mesajul dvs. tuturor către care a fost trimis mesajul original. Verificați din nou înainte de a trimite, sau vă va fi rău.

9. Luați în considerare confidențialitatea altora

Vor fi cazuri când va trebui să trimiteți e-mailuri comerciale către mai mulți destinatari care s-ar putea să nu se cunoască. Adresa de e-mail a destinatarului este adăugată la secțiunea Către: în e-mailurile medii, dar în mai multe e-mailuri ale destinatarului, ar trebui să adăugați adresele la secțiunea BCC sau Blind Carbon Copy, pentru a împiedica alții să vadă adresele destinatarului.

10. Adaptați o semnătură

Spre deosebire de un mesaj de salut sau trimitere, o semnătură de e-mail este adăugată automat în partea de jos a unui mesaj, unde puteți adăuga o mică biografie și informații de contact. Acest lucru nu înlocuiește o felicitare de calitate, dar permite unei noi cunoștințe să afle mai multe despre dvs. și să știe unde să vă contacteze.

11. Mergeți în modul Vacanță

De câteva ori pe an, în timpul vacanței, de obicei mă găsesc separat de e-mailul meu. După cum se vede în sfatul nr. 4, timpul este esențial și este nepoliticos să lăsați un e-mail în căsuța de e-mail fără răspuns. Pentru a avertiza persoanele cu privire la absența mea, adaug un răspuns automat (prin Gmail, dar disponibil și pentru alți clienți), care menționează motivele pentru care am plecat și când mă voi întoarce.Publicitate

12. Fii atent la legături

Hackerii au găsit modalități de a adăuga viruși și programe malware la atașamente și linkuri. Când redirecționați e-mailuri, asigurați-vă că linkurile și atașamentele sunt sigure. De asemenea, reduceți numărul de mesaje în lanț pe care le redirecționați și nu trimiteți niciodată niciunul de la un destinatar necunoscut.

13. Creați un sumar TL: DR

TL: DR este un acronim care înseamnă „Prea mult timp”, nu a citit. Este destul de contondent și este cazul multor cunoscuți de afaceri ocupați, care pur și simplu sunt prea ocupați pentru a citi conversații lungi prin e-mail. Din acest motiv, atunci când redirecționați sau periodic când răspundeți la conversații, rezumați punctele anterioare din gloanțe pentru a menține destinatarii la curent cu conținutul e-mailului.

14. Sfat pentru căutarea unui loc de muncă: CV și scrisoare de intenție

Când căutați un loc de muncă, eticheta e-mailului este de cea mai mare importanță. Când răspundeți la un forum, asigurați-vă întotdeauna că includeți CV-ul și scrisoarea de intenție. În mod implicit, acestea ar trebui să fie atașamente, cu excepția cazului în care sunt în mod explicit împotriva lor.

15. Întrebați înainte de a atașa

Motivul pentru care companiilor nu le plac atașamentele mari se datorează faptului că companiilor li se oferă un spațiu de depozitare specific pentru care plătesc. Atașamentul dvs. mare consumă alocația de depozitare. Înainte de a trimite un atașament mare sau mai multe, solicitați întotdeauna permisiunea destinatarului.

16. Când este potrivit Ironia?

Ironia este o formă populară de comedie pentru majoritatea oamenilor. Cu toate acestea, într-un cadru de afaceri, ar trebui să vă feriți de acesta. Ironia în orice formă scrisă poate fi înțeleasă greșit în cel mai bun caz și, în cel mai rău caz, poate fi considerată jignitoare. Salvați ironia pentru e-mailurile din cadrul companiei dvs.

17. Regândiți-vă fontul

Un e-mail al companiei nu este o prezentare PowerPoint din proiectul dvs. de engleză de clasa a șasea: lăsați fonturile fanteziste pentru altă dată. Nu numai că este neprofesionist, este posibil ca unele companii să nu aibă clienți de e-mail care pot prezenta astfel de fonturi. În plus, cine vrea oricum să citească fontul Edwardian Script?Publicitate

Fonturi profesionale de utilizat

• Times New Roman
• Georgia
• Verandă
• Arial
• Helvetica
• Calibre

18. Documente deschise pentru toți

Tipurile de fișiere obscure pot împiedica companiile să poată deschide atașamentele pe care le trimiteți, ceea ce poate încetini operațiunile și proiectele comerciale. Lăsați tipurile de fișiere atașate la PDF-uri, .doc, .txt sau .jpeg. De obicei, acestea au o dimensiune rezonabilă și pot fi deschise pe majoritatea mașinilor și sistemelor de operare.

19. Separați munca de joc

Nu este înțelept să folosiți e-mailul companiei pentru a trimite mesaje personale prietenilor și rudelor. Utilizați e-mailul dvs. de afaceri numai pentru colegi și cunoscuți de afaceri, din două motive: pentru a menține caracterul profesional al căsuței de e-mail și pentru a limita utilizarea risipitoare a spațiului de stocare a e-mailurilor.

20. Asigurați-vă că e-mailul dvs. nu a fost în coșul de gunoi

Dacă nu ați auzit de la un receptor, este posibil să fie ocupat. Întrebarea dacă ați primit sau nu mesajul dvs. ar putea agrava, dar există momente în care e-mailurile sunt destul de pertinente. Așteptați o săptămână până la o săptămână și jumătate dacă timpul vă permite și, dacă tot nu aveți un răspuns, sunați-le sau trimiteți un alt e-mail.

21. Fă-ți clar intențiile

Atunci când destinatarii au la dispoziție doar un minut sau două pentru a citi un e-mail, ar trebui să vă faceți mesajul cât mai concis și la maximum. Oferiți o schiță la începutul e-mailului a ceea ce vă așteptați de la destinatar înainte de a intra puțin în profunzime.

22. Conectați e-mailul la telefonul dvs.

Pentru a împiedica destinatarii să aștepte, conectați-vă adresa de e-mail a companiei la telefonul dvs. pentru a vă asigura că puteți răspunde la acestea în timp util. În setările majorității telefoanelor inteligente, puteți regla semnătura.Publicitate

23. Acronime ale companiei interioare

În timp ce acronimele sunt slab sfătuite noilor cunoscuți, crearea acronimelor companiei între colegi poate fi un mod inteligent de a se asigura că înțeleg importanța sau intenția mesajului. Acronime precum NRN (No Reply Needed) pot permite colegilor să știe ce mesaje sunt urgente și ce pot aștepta.

24. Extindeți ce conține e-mailul

Este ușor să dai vina pe uitarea sau înțelegerea greșită a unei cereri de întâlnire transmise printr-un e-mail. Majoritatea clienților de e-mail nu au sisteme de alarmă. Aceasta înseamnă că este responsabilitatea dvs. să aplicați în afara căsuței de e-mail ceea ce este relevant (crearea de alerte de calendar pentru întâlniri etc.) pentru a fi productiv.

25. Luați în considerare diferențele de timp

Poate fi agravant să solicitați o convorbire sau o întâlnire prin e-mail și să nu reveniți în timp util. Cu toate acestea, este necesar să vă asigurați că acest lucru nu se datorează diferențelor de fus orar. Dacă solicitați un apel de la un cunoscut australian și vă aflați în New York, asigurați-vă că diferențele de fus orar sunt rezolvate.

26. Verifică-ți calendarul

Pentru a preveni e-mailurile inutile înainte și înapoi, este înțelept să țineți cont de tradițiile și sărbătorile din cultura sau religia destinatarului dvs. Dacă vă aflați într-o țară în care Crăciunul nu este sărbătorit pe scară largă, este posibil să nu fie înțelept să programați o întâlnire pentru 24 decembrie, atunci când restul locației dvs. funcționează ca de obicei.

27. Informați angajații cu privire la etichetă

Este bine și dandy să urmezi singur toate aceste sfaturi de etichetă prin e-mail, dar dacă ești singurul care le urmărește, îți oferă companiei tale o imagine proastă. Împărtășiți colegilor dvs. de lucru sfaturi valoroase privind eticheta prin e-mail pentru a vă asigura că numele companiei este păstrat.

Spuneți-ne în comentariile de mai jos despre un moment în care eticheta dvs. de e-mail a lăsat o impresie bună asupra destinatarului. De asemenea, anunțați-ne când eticheta de e-mail a fost aruncată pe fereastră și rezultatul acesteia.Publicitate