Găsesc chitanțe în cele mai nebunești locuri: nu numai că le găsesc în portofele și poșete, dar nu este neobișnuit să le pescuiți din dulapul de dosare sau din spatele canapelei. La urma urmei, acele mici bucăți de hârtie pot aluneca în momentul în care ți se întoarce spatele. Singura modalitate de a le menține în linie este de a avea un sistem organizațional simplu. De ani de zile, abordarea clasică a fost o cutie de pantofi plină cu chitanțe. Este o modalitate excelentă de a ne asigura că toate bucățile noastre de hârtie sunt într-un singur loc, dar lasă totuși ceva de dorit. Veniți sezonul fiscal, avem de ales între a preda acea cutie unui contabil sau a le sorta noi înșine. Publicitate

Există și alte planuri care pot avea mai mult sens: putem elimina o mulțime de muncă care merge împreună cu urmărirea cheltuielilor cu puțină tehnologie. Opțiunile de mai jos pot simplifica situația și pot asigura un sezon fiscal mai lin.

1. Lipiți-vă de plastic

Dacă puteți face toate achizițiile cu un card de credit sau de debit, este posibil să puteți elimina colectarea chitanței. Majoritatea pachetelor software de contabilitate vă pot prelua informațiile despre cont pentru conturile dvs. și le pot interpreta într-o anumită măsură. Cu toate acestea, există anumite dezavantaje în a te baza în totalitate pe extrasele de card. Majoritatea nu identifică în mod specific ceea ce ați achiziționat și poate fi greu să vă amintiți dacă o anumită plată către librărie anul trecut a reprezentat o cheltuială pentru educație. Plățile în numerar pot, de asemenea, printr-o cheie mare în sistem - există o mulțime de oportunități pentru cheltuieli de care trebuie să țineți evidența, care vor fi doar numerar (gândiți-vă la împărțirea unei mese cu un client). Există și alte probleme specifice care se asociază cu faptul că decideți să utilizați un card de debit sau un card de credit.Publicitate

Vă puteți adnota cheltuielile în majoritatea programelor de evidență contabilă, totuși, atât timp cât țineți pasul cu chitanțele, puteți evita organizarea și clasificarea chitanțelor peste o dată pe lună. Nu este o soluție perfectă, dar nu îl va face pe contabilul tău să se oprească așa cum face cutia de pantofi cu chitanțe.

2. Alegeți un serviciu

Pentru o taxă, servicii precum Încălțăminte cu pantofi vă vor primi chitanțele și le vor scana. Folosesc un sistem care nu numai că recunoaște textul și îl plasează într-un format pe care îl puteți utiliza, dar vă poate clasifica automat chitanțele. Deoarece serviciile Shoeboxed și alte servicii funcționează de obicei lunar, numărul de chitanțe pe care le puteți scana între acum și 15 aprilie poate fi scurt. Cu toate acestea, puteți face o scurtă selecție a chitanțelor și a le elimina pe toate cele care nu vă afectează efectiv impozitele: alimente, filme și ceea ce poate să nu fie necesar să fi scanate, cu excepția cazului în care lucrați la obținerea tuturor cheltuielilor și a bugetul sub control.Publicitate

Prețurile pot varia pentru astfel de servicii. Shoeboxed are planuri care merg de la 9,95 dolari pe lună până la 49,95 dolari - consider că este o afacere. Este semnificativ mai ieftin decât să plătiți cuiva pentru a vă scana chitanțele pentru dvs.

3. Scanați-vă singur chitanțele

La prima vedere, s-ar putea părea că scanarea propriilor chitanțe este un pas înapoi de la plata unui serviciu pentru a face acest lucru pentru dvs. Dar cu echipamentul potrivit, puteți automatiza procesul acasă. În acest caz, echipamentul potrivit este un scaner destinat în special chitanțelor: am folosit NeatReceipts de sistem și de fapt îl găsesc mai ușor decât să-mi împachetez chitanțele și să le trimit. Mă așez în fața unei emisiuni de televiziune sau a unui film și îmi introduc chitanțele în scaner. Recunoașterea sa optică a caracterelor este foarte bună - pentru majoritatea chitanțelor, scanerul extrage toate informațiile pertinente și le pune într-un format pe care să îl pot arunca în software-ul meu de contabilitate (precum și să-l salvez ca PDF).Publicitate

Indiferent dacă prețul care merge împreună cu achiziționarea unui scaner doar pentru chitanțele dvs. poate depinde de câte chitanțe intenționați să procesați: în funcție de locul în care ridicați scanerul, prețul poate fi mai mare decât costul de bază al unui an plan la Shoeboxed - dar mai puțin decât un plan de nivel mediu. Folosiți-l mai mult de un an sau scanați mai multe chitanțe cu acesta decât permite un serviciu și, de fapt, nu este atât de scump. Și, atâta timp cât ați primit chitanța, este posibil să puteți anula scanerul pe taxe.

4. Going Old School

Dacă preferați să nu cheltuiți banii pe instrumente sau servicii pentru a vă îngriji de chitanțele pentru dvs., există întotdeauna abordarea vechii școli. Puteți introduce chitanțele în Excel sau într-o altă opțiune de contabilitate manual. Dar este demn de remarcat faptul că o astfel de abordare nu este doar costisitoare din punct de vedere al timpului: necesită mai multă disciplină decât majoritatea oamenilor sunt dispuși să se dedice gestionării încasărilor. Dacă rămâi chiar și puțin în urmă, poate părea absolut imposibil să te recuperezi.Publicitate

Alte servicii și instrumente

Am menționat instrumente și servicii pe care, de fapt, am avut șansa să le folosesc și le-am găsit fiabile. Dar știu că există multe alte opțiuni - dacă ați folosit un serviciu sau un instrument pentru a vă organiza încasările care v-au plăcut în mod special, vă rugăm să trimiteți un link în comentarii.