A da instrucțiuni clare și ușor de înțeles este unul dintre acele lucruri care sună ușor de făcut, dar în viața reală poate fi de fapt mai complex, mai ales într-un mediu de birou sau în cadrul unei afaceri. Mesajele mixte, ipotezele și opțiunile multiple înseamnă că mesajul primit ar putea diferi de ceea ce am vrut să spunem.

La începutul acestui an, am decis să apelez la asistența unui asistent virtual (virtual assistant) de pe elance.com. Nu mai folosisem niciodată un asistent virtual și mi-a învățat repede importanța de a da o direcție clară și definită dacă vă așteptați ca instrucțiunile dvs. să fie înțelese și acționate în modul dorit! Acest lucru este deosebit de important atunci când nu sunteți față în față pentru a furniza instrucțiunile, deoarece atunci când instrucțiunile sunt date prin e-mail sau scrise este greu să evaluați tonul și nu puteți indica fizic lucrurile!

Mai mult, VA-ul meu avea sediul în Malaezia, unde limba engleză nu era prima sa limbă, deci a fost și mai important să dau instrucțiuni clare!

Din experiențele mele, vreau să vă împărtășesc cele mai importante 7 sfaturi despre cum să dau instrucțiuni clare și să faceți treaba pe care o doriți!Publicitate

1. Nu presupuneți că știu la ce vă referiți

Știi ce spun ei, acea presupunere este mama tuturor greșelilor! Nu fi prostul care presupune că oamenii știu la ce te referi. În cazul în care majoritatea oamenilor din biroul sau afacerea dvs. vor fi intuitivi și vor fi aprinși, ei nu sunt cititori de minte. Un imperativ atunci când furnizați instrucțiuni clare este să nu presupuneți că destinatarul știe la ce vă referiți, iar acest lucru poate fi pentru orice, de la acronime din industrie până la cine să contactați în diferite departamente sau organizații. Vă vor mai dura doar câteva secunde pentru a explica detaliile.

De exemplu, îi dădusem instrucțiunii VA să folosească tweetdeck (o aplicație care programează tweets pre-scrise), totuși doar pentru că auzisem de tweetdeck nu înseamnă că au și am greșit să presupun că au avut.

2. Fii clar și specific

Toată lumea iubește o vafe (picură în sirop de arțar, vă rog), dar nimănui nu îi place vafa în conversație și mai ales nu într-un e-mail sau atunci când este un set de instrucțiuni. Deși nu doriți să vă plimbați în setul de instrucțiuni (asta ar fi o pierdere de timp și, sincer să fiu, acestea se vor opri după un timp), doriți să vă asigurați că instrucțiunile dvs. sunt clare, specifice și concis. Personal prefer să nu-l ung și aș prefera să ajung direct la punctul ce trebuie acționat sau livrat, mai degrabă decât să fac instrucțiunile prea înflorite, ceea ce nu va face decât să confunde.

De exemplu, nu instruiți doar să trimiteți o selecție de briefing-uri câtorva părți interesate cheie, în loc să precizați câte părți interesate și la cine și ce briefing-uri! De multe ori găsesc că ajută la glonț, deoarece reduce tentația de a vă înfunda și vă ajută instrucțiunile și acțiunile să fie mai concentrate.Publicitate

3. Oferiți perioade de timp

Nu confundați lucrurile, nefiind specifice cu termenele și termenele dvs. Ceea ce considerați cât de curând ar putea fi foarte diferit de colegii tăi. Dacă credeți că în curând sunt următoarele câteva ore, totuși personalul dvs. pe care l-ați instruit a considerat că va fi în câteva zile, atunci această comunicare va avea implicații serioase în orice afacere sau proiect!

4. Dați exemple

Ori de câte ori este posibil, asigurați-vă că dați exemple. Acest lucru va fi deosebit de benefic dacă sunt noi în acest rol sau dacă nu au îndeplinit sarcina până acum. Acest lucru vă va ajuta să vă clarificați instrucțiunile și să vă ajutați să formați o imagine mai clară a ceea ce înseamnă și doriți.

De exemplu, dacă le cereți să proiecteze un sondaj de satisfacție a clienților pentru noul dvs. produs, vă recomandăm să le trimiteți exemple de alte sondaje utilizate anterior pentru a le oferi o idee.

5. Oferă alternative

Atunci când vă furnizați instrucțiunile, merită să luați în considerare oferirea unor alternative doar în cazul în care opțiunea preferată de instruire nu este viabilă sau disponibilă.Publicitate

De exemplu, s-ar putea să vreau să organizați o întâlnire pe 20 din această lună timp de 2 ore cu directorul financiar. Dacă nu sunt disponibile pe data de 20, atunci după-amiaza zilei de 26 va fi bine sau ne putem întâlni cu analistul comercial.

Oferind alternative, vă împuterniciți personalul să facă treaba cu o agitație minimă și verificând constant din nou cu voi înșivă. Frumusețea sarcinilor pe altcineva să facă ceva este că nu trebuie să o faci, ceea ce îți va economisi timp. Setând alternative, nu trebuie să revină în continuare la dvs., la urma urmei, nu vă va economisi timp dacă trebuie să răspundeți în continuare la întrebări.

6. Stabiliți limite

Personal, nu sunt unul pentru microgestionare și din această cauză nu sunt unul pentru ca oamenii să continue să verifice cu mine dacă ar trebui să facă ceva sau nu. Odată ce o sarcină este setată, instrucțiunile ar trebui să fie suficient de clare încât să nu fie nevoie de confirmări și clarificări suplimentare (totuși, spunând acest lucru, este evident cel mai bine să căutați clarificări dacă nu sunteți sigur!) sunt clare, astfel încât să fie siguri de ceea ce fac și să nu simtă nevoia să revină în continuare cu întrebări. La fel ca în cazul sfatului 5, stabilirea limitelor este foarte importantă, mai ales dacă nu vă puteți gândi la alternative la acel moment, atunci limitele ar putea funcționa.

De exemplu, puteți instrui să mergeți la furnizor și să comandați 100 de unități. Dacă furnizorul obișnuit este epuizat, atunci este bine să folosiți un furnizor nou, atâta timp cât acestea sunt cu mai mult de 10% mai scumpe și pot livra în termen de 3 zile lucrătoare. Aici nu ați fost specific cu alternativele dvs., dar suficient de clar asupra limitelor pentru ca aceștia să poată efectua apelul.Publicitate

7. Obțineți clarificări

Înainte de a vă lăsa personalul pe baza instrucțiunilor dvs., nu ar fi rău să solicitați clarificări de la aceștia pentru a vă asigura că înțeleg ce este sarcina la îndemână și ce se așteaptă. Puteți întreba la sfârșit dacă există întrebări, dar singura problemă este că este prea ușor să spuneți nu. Ori s-ar putea crede că înțeleg sau ar putea fi chiar prea timizi pentru a întreba! Poate că le cereți să recapituleze ceea ce este necesar sau care sunt prioritățile / obiectivele, astfel încât să vă puteți asigura că ceea ce ați spus este ceea ce s-a auzit!

Credit foto recomandat: picjumbo prin picjumbo.com