CUM SĂ CREAȚI O LISTĂ DE SARCINI CARE VĂ ÎMBUNĂTĂȚEȘTE PRODUCTIVITATEA

Este ora 6:00 și tocmai te-ai trezit. După duș, este timpul să luați micul dejun, să luați știrile citind ziarul de dimineață și apoi să vă începeți munca. Te simți relaxat și fericit. Aveți așteptări foarte mari pentru ziua respectivă și doriți să fiți cât mai productivi cu lista de sarcini.

Mergeți rapid la ora 14:00 în aceeași zi. Lucrați în grabă și abia ați avut ocazia să faceți o pauză de prânz. Începi să te simți cam stresat și obosit din cauza programului încărcat. În plus, se pare că trebuie să vă întoarceți la anumite sarcini și să le reparați pentru că nu ați avut timp să vă concentrați asupra lor în mod corespunzător.

Ați dori să găsiți un buton de resetare, astfel încât să puteți începe ziua de peste tot cu o altă strategie.

Ceea ce probabil ai experimentat a fost acesta: ți-ai planificat ziua cu o seară înainte și ai simțit că ești în fruntea sarcinilor tale. Cu toate acestea, lucrurile au început să meargă prost când ați continuat să adăugați sarcini la lista dvs. și, în cele din urmă, lista dvs. de sarcini avea o lungime de mulți kilometri. Lista dvs. de sarcini conținea, de asemenea, sarcini care erau aproape imposibil de realizat într-o singură zi.

Celălalt punct care a contribuit la ziua voastră agitată și stresantă a fost să nu înțelegeți cât timp va dura îndeplinirea unei anumite sarcini și când să executați sarcina. Dacă ați avea aceste informații, ar fi fost mai ușor să vă dați seama de momentul potrivit pentru executarea sarcinii.

În cele din urmă, nu a existat nicio flexibilitate în planurile dvs. Ați uitat să adăugați un buffer între sarcini și să înțelegeți că anumite sarcini sunt mult mai mari decât ceea ce par în exterior.

Dar știi ce - doar aceste motive nu au fost principalul motiv pentru stresul și ocuparea ta. Continuați să citiți pentru a afla ce a fost asta.

Cuprins

Ce greșesc oamenii despre o listă de sarcini
Componente ale unei liste excelente de sarcini
Cum să creați o listă de sarcini care vă stimulează productivitatea
Linia de fund
Mai multe sfaturi de productivitate

Ce greșesc oamenii despre o listă de sarcini

Știți cu adevărat ce ar trebui să faceți?

Cât timp ați petrecut de fapt pentru a vă planifica ziua - au fost doar 5 minute în timp ce televizorul vă distrage atenția?

Dacă da, atunci acesta a fost probabil cel mai mare motiv pentru care ziua ta a devenit atât de stresantă.Publicitate

Când vă planificați zilele, ar trebui să înțelegeți cu adevărat sarcinile pe care urmează să le îndepliniți și ce este nevoie pentru a le îndeplini. Acest lucru este necesar, mai ales cu sarcini importante, deoarece sunteți capabil să progresați cu sarcinile care contează cel mai mult.

Lipsa timpului petrecut pentru planificare va fi, de asemenea, arătată ca prea multe sarcini mari înscrise în lista dvs. zilnică. Dacă nu ați împărțit sarcinile în bucăți mai mici, este probabil să nu le realizați în timpul zilei. Acest lucru, la rândul său, vă face să vă bateți pentru că nu ați finalizat lista de sarcini.

În cele din urmă, nu tratați crearea unei liste de sarcini ca pe un lucru secundar pe care încercați să îl faceți cât mai repede posibil. De fapt, atunci când acordați mai multă atenție listei de sarcini de a doua zi, cu atât mai probabil lista va fi realistă și mai puțin stresantă pentru dvs.

Componente ale unei liste excelente de sarcini

Când vorbesc despre o listă bună de sarcini, consider că aceste caracteristici fac parte din ea:

Echilibrat

Lista de sarcini conține atât sarcini importante, cât și sarcini mai puțin importante. Să recunoaștem: deși ne-ar plăcea cu toții să lucrăm doar la sarcini importante (de exemplu, cele legate de obiective), trebuie să ne ocupăm și de sarcinile mai puțin importante (cum ar fi efectuarea de comisioane, îngrijirea gospodăriei dvs. sau alte lucruri de zi cu zi ).

Suficient de flexibilitate

Ce se întâmplă atunci când ați planificat o sarcină, dar nu puteți să vă ocupați de ea? Aveți un plan B în loc? Dacă nu, încercați să aflați acțiunea alternativă pe care o puteți face în aceste scenarii.

Timpul tranzițiilor

Înțelegeți că timpii de tranziție vă consumă și timpul. Asigurați-vă că, atunci când vă planificați lista de sarcini, de data aceasta este inclusă și în planurile dvs. Adăugarea unui tampon suplimentar între sarcini va face lista dvs. mai flexibilă și mai realistă.

Nu prea multe sarcini pentru o zi

Este dificil să vă oferim o cifră exactă despre câte sarcini ar trebui să aveți pe lista zilnică. Depinde de situația dvs., dar sunt dispus să spun că orice între 5-10 sarcini ar trebui să fie suficient pentru o zi.

Înțelegeți că anumite sarcini sunt foarte rapide, deci este mai ușor să includeți mai multe și să vă organizați sarcinile în anumite zile. Asigurați-vă că există și sarcini importante pe listă, astfel încât să puteți continua cu proiectele dvs. mai mari.

Scutul de protecție

Construiți un scut de protecție în jurul listei dvs. de sarcini, astfel încât cât mai puține sarcini să ajungă pe lista dvs. și numărul de articole de pe listă să nu crească în timpul zilei.Publicitate

În primul caz, încercați să eliminați sursele pentru sarcinile dvs. Acest lucru se face prin reducerea angajamentelor și limitarea proiectelor pe care le aveți. Faptul este că, cu cât aveți mai multe angajamente (sau proiecte), cu atât mai probabil vor ajunge să fie sarcini pentru lista dvs. zilnică.

În al doilea caz, faceți lista dvs. închisă. Am învățat acest concept citind Do It Tomorrow și alte secrete ale gestionării timpului de Mark Forster. Pentru a crea o listă de sarcini închisă, tot ce trebuie să faceți este să trasați o linie sub ultima sarcină din listă.

După ce ați făcut acest lucru, nu aveți voie să adăugați nicio activitate nouă pe listă în timpul zilei. Acest lucru asigură faptul că numărul sarcinilor scade de-a lungul zilei.

Cum să creați o listă de sarcini care vă stimulează productivitatea

Pentru a face o listă pe care o puteți efectiv realizează a doua zi , urmează următoarele instrucțiuni:

1. Eliminați sarcinile inutile

Treceți prin angajamentele dvs. și decideți dacă aveți cu adevărat nevoie de fiecare.

De exemplu, am fost membru activ al clubului nostru local de calculatoare din orașul meu natal, dar apoi mi-am dat seama că nu mai aveam suficient timp pentru acea activitate. Deși sunt încă membru al clubului, nu mai particip la activitățile sale. Acest lucru a eliminat sarcinile legate de acest angajament.

2. Luați-vă timpul pentru a planifica lista

Nu vă grăbiți să creați lista de sarcini - petreceți ceva timp în faza de planificare. Dacă este necesar, izolați-vă pentru partea de planificare mergând într-o cameră separată din casa dvs. (sau chiar ieșind afară). În acest fel, puteți efectiv să vă gândiți la sarcini înainte de a le pune pe lista de sarcini.

Încercați să petreceți cel puțin 15 minute cu lista dvs. atunci când o planificați.

3. Mutați sarcini importante la început

Când vă planificați ziua, asigurați-vă că sarcinile importante sunt la începutul listei. Acest lucru vă asigură că realizați aceste sarcini cât mai repede posibil.

De exemplu, în calitate de blogger, mă asigur că am sarcinile de creare a conținutului la începutul listei mele. De îndată ce mă trezesc, atac acele sarcini imediat și se termină înainte de a pleca la muncă.Publicitate

4. Urmăriți activitățile recurente

S-ar putea să aveți sarcini recurente pe lista dvs., dar știți cât timp le ia pentru a le îndeplini?

În caz contrar, asigurați-vă că urmăriți timp pentru a vă da seama. Acest lucru vă ajută să vă planificați mai bine ziua, deoarece știți cât timp durează o sarcină și dacă există un anumit interval de timp în programul dvs. atunci când sarcina ar putea fi executată.

5. Suma de sarcini similare

Uită-te la lista ta și află dacă există sarcini similare pe care le poți procesa în serie. În acest fel, puteți elimina anumite sarcini de pe listă mai repede și mai ușor.

6. Definiți sarcinile în mai multe detalii

Nu includeți doar o sarcină precum crearea unui site web pe lista dvs.; asigurați-vă că ați împărțit sarcina în bucăți mai mici. Cu cât sarcinile sunt mai mici, cu atât este mai ușor să le îndepliniți înainte de data scadentă.

7. Faceți o lucrare de pregătire în avans

Asigurați-vă că vă pregătiți pentru anumite sarcini în avans.

De exemplu, scriu schițele pentru postările mele de oaspeți duminica, astfel încât să fie mai ușor (și mai rapid) pentru mine să încep să scriu postările reale când mă trezesc. Cu un pic de muncă de pregătire, accelerez lucrurile și mă asigur că sarcinile se îndeplinesc când vine ziua potrivită.

8. Automatizați întreținerea

Bineînțeles, ați putea folosi o abordare stilou și hârtie pentru lista dvs. personală de sarcini, dar încercați să profitați și de tehnologie. De fapt, încercați să găsiți un instrument care să se ocupe de întreținerea listei de sarcini pentru dvs. Instrumentul meu preferat este Nozbe , dar există alte aplicații de gestionare a sarcinilor că poți încerca și tu.

9. Cunoașteți tipurile de sarcini și programul dvs.

În cele din urmă, când vă planificați ziua, puneți-vă aceste întrebări:

Ce mai am în program?

Această întrebare se referă la programul dvs. personal. De exemplu, dacă călătoriți, asigurați-vă că lista dvs. reflectă acest fapt. Nu încercați să vă suprasolicitați lista cu prea multe sarcini, deoarece este mai probabil să realizați doar o parte din acestea.

Sarcina este un gatekeeper?

Această întrebare întreabă dacă sarcina blochează alte sarcini care trebuie executate.Publicitate

Din când în când, am putea avea o sarcină de care trebuie să ne ocupăm mai întâi. După ce ați făcut acest lucru, numai atunci vă puteți ocupa de următoarele sarcini.

Când vă concentrați pe crearea listei de activități într-o manieră concentrată, veți putea identifica ușor portarii.

Am aisberguri pe lista mea?

Această întrebare întreabă dacă sarcina dvs. este de fapt mult mai mare decât ceea ce pare. Uneori, când începeți să lucrați la o sarcină, veți realiza în curând că este mult mai mare decât ceea ce ați crezut inițial (comparați-le cu aisbergurile, unde doar vârful aisbergului este deasupra apei, dar majoritatea gheții este sub) .

Din nou, când vă concentrați suficient pe lista de sarcini în timpul fazei de creație, este mai ușor să observați aceste aisberguri și să împărțiți sarcinile în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat.

Sarcina este rezistentă?

Nu toate sarcinile sunt egale: unele tolerează mai multă distragere a atenției, în timp ce altele necesită toată atenția ta.

De exemplu, îmi pot verifica fluxul de Twitter sau pot întreține blogul chiar și atunci când sunt în jurul familiei mele. Aceste sarcini sunt rezistente la distragerea atenției și pot să le îngrijesc, chiar dacă nu am toată atenția asupra lor.

Linia de fund

Dacă totuși îți este greu să îți îndeplinești sarcinile zilnice pe lista de sarcini, asigură-te că analizezi motivele pentru care s-a întâmplat acest lucru. Dacă este ceva, nu vă bateți pentru că nu ați terminat lista de sarcini.

Nimeni nu este perfect și putem învăța din greșelile noastre.

Este nevoie de puțină practică pentru a crea o listă excelentă de sarcini. Cu toate acestea, odată ce ați învățat să puneți toate piesele împreună, lucrurile vor arăta mult mai bine și veți fi mai productiv în general.