CUM SE SCRIE O AGENDĂ DE ÎNTÂLNIRE EFICIENTĂ (CU ȘABLOANE)

Toate întâlnirile au un scop. Unele întâlniri sunt sesiuni de brainstorming. Alte întâlniri sunt sesiuni de strategie pentru a atinge un anumit obiectiv. Unele întâlniri sunt informații de la alte întâlniri. Indiferent dacă vă adunați pentru a vă completa angajații cu rezultatele uimitoare din al treilea trimestru sau pentru a practica un pitch pentru un client nou, întâlnirea dvs. se va desfășura mai ușor, mai eficient și mai productiv, cu o agendă de întâlnire elaborată meticulos.

În acest articol, veți afla cum să creați o agendă de întâlnire eficientă și să găzduiți întâlniri productive.

Cuprins

Importanța unei agende de întâlnire
Cum se scrie o agendă de întâlnire eficientă
Șabloane de agendă de întâlnire
Linia de fund
Mai multe sfaturi pentru găzduirea de întâlniri productive

Importanța unei agende de întâlnire

O întâlnire fără agendă este ca o călătorie rutieră fără itinerar

Ca profesionist ocupat, îți pierzi răbdarea când simți că îți pierzi timpul prețios. Acest lucru se întâmplă mai des decât îți dai seama. Pentru mulți directori, întâlnirile durează două din cele cinci zile ale săptămânii de lucru.

Cu atât mai multe motive pentru a vă asigura că fiecare întâlnire este esențială. Întrebați mai întâi dacă subiectele nu pot fi tratate în alt mod - prin e-mail, poate sau printr-un apel telefonic cu jucătorii cheie. Dacă stabiliți că o întâlnire față în față este imperativă, scrieți o agendă de întâlnire pentru a contura punctele de discuție și atribuiți orele fiecărui vorbitor.

Știți frustrarea pe care o simțiți atunci când o întâlnire scade cu zece minute în urmă, în timp ce toată lumea așteaptă politicos ca Susan să termine să țâșnească despre călătoria ei în Bermuda? Agendele întâlnirilor acționează ca memento-uri blânde pentru toți cei adunați că timpul este valoros și că vă rog să rămâneți la punct.

Agendele bine elaborate sunt incluse

Programarea unei întâlniri a personalului semnalează colegilor că este nevoie de contribuția lor sau că trebuie efectuate sarcini. Când urmăriți invitația la întâlnire cu o agendă detaliată, participanții știu să se pregătească. Muncitorii spun de fapt că le place să participe la întâlniri dacă există un obiectiv clar și se împărtășesc informații pertinente.

Agendele de întâlniri inteligente sunt orientate spre obiective

Agendele întâlnirilor stabilesc toate subiectele care trebuie acoperite. Alegeți difuzoare diferite pentru fiecare subiect și, în mod ideal, repartizați orele pentru fiecare difuzor. Dacă este o sesiune de brainstorming, ia în considerare o agendă care prezintă rezultatele așteptate. De exemplu: Descrieți planul pentru dezvoltarea programului nostru de mentorat; stabiliți termene; face sarcini de personal.

Agendele servesc drept ghid pentru facilitatorul întâlnirii, țin pe toți sincronizați și oferă un format pentru persoana care ia procesele verbale ale întâlnirii.

Cum se scrie o agendă de întâlnire eficientă

Deci, cum mergeți la elaborarea acestei agende de întâlnire atât de importante? Aplicați aceste 8 sfaturi utile:

1. Solicitați feedback înainte de timp

Șefii și colegii dvs. vor fi mai implicați dacă le cereți contribuția. Obținerea buy-in-ului va face mai probabil ca aceștia să participe la întâlnire și să susțină rezultatele acesteia.Publicitate

Cu o săptămână înainte de întâlnire, faceți din acest lucru un punct de vizitat cu unii dintre jucătorii cheie din compania dvs. și întrebați pur și simplu: Doriți să includeți ceva pe agenda întâlnirii?

2. Urmați eticheta corectă a agendei întâlnirii

După ce ați redactat agenda, asigurați-vă că o conduceți de către supraveghetorul dvs., șeful supraveghetorului dvs. și fiecare persoană citată pe ordinea de zi. Nu includeți niciodată un vorbitor pe ordinea de zi fără a lua mai întâi această precauție. Evitați listarea lucrătorilor care sunt în afara orașului sau care participă la alte întâlniri.

Dacă jucătorul cheie pentru o anumită afacere este plecat, cereți unui alt angajat să o completeze. Ca o curtoazie, asigurați-vă că le informați pe amândoi că ați făcut acest pas.

Odată ce agenda ședinței este aprobată și vorbitorii sunt stabiliți, trimiteți prin e-mail agenda tuturor participanților la ședință în avans. Aveți grijă să aduceți RSVP la întâlnire. Vrei să eviți orice surpriză.

3. Respectați cronologia

Dacă ați rezervat sala de conferințe de birou timp de o oră, aceasta este cea mai lungă întâlnire pe care ar trebui să o țină.

La unele companii, alte grupuri vor fi rezervat sala de conferințe imediat după plecarea grupului dvs. În mod ideal, redactați agenda întâlnirii, astfel încât echipa dvs. să fi părăsit sala cu cel puțin cinci minute înainte de începerea următoarei întâlniri.

4. Găsiți un principiu de organizare pentru agenda întâlnirii

Simplificați-vă agenda, astfel încât participanții să plece având un sentiment clar al rezultatelor. Poate doriți să acordați prioritate, enumerând cele mai importante proiecte care trebuie discutate mai întâi.

Uneori, este logic să organizăm aceste proiecte în termenele limită. Alteori, este logic să enumerăm aceste proiecte după importanța lor pentru firmă.

5. Luați în considerare numărul de persoane care ar trebui să raporteze

Cinci minute de timp neîntrerupt sunt deseori suficient de lungi pentru o actualizare a unei anumite întâlniri. Întreruperile sunt cele care adaugă timp!

Dacă seniorul tău V.P. de marketing tinde să devină neclintit sau să se abată de pe urmele când sunt întrerupte, ia în considerare o agendă de ședință care lasă întrebări și răspunsuri pentru ultimele zece minute ale întâlnirii. Apoi, asigurați-vă că îl aplicați. Puteți întrerupe ușor întrerupătorul și puteți spune: După cum știți, Paul, am lăsat timp la final pentru întrebări. În acest moment, să-l lăsăm pe Rick să-și termine actualizarea.Publicitate

6. Acordați atenție ordinii vorbitorilor

În unele companii, conducerea superioară vorbește primul. În alte companii, asociații junior fac. Când aflați ordinea difuzoarelor, asigurați-vă că se aliniază la cultura companiei dvs.

Acestea fiind spuse, nu includeți niciodată pe cineva pe agenda ședinței care nu trebuie să raporteze. Dacă faceți acest lucru, întâlnirea va dura mult. Atunci când înscrieți vorbitori pe agendă, decizia de a include titlurile lor va depinde din nou de cultura companiei dvs.

Într-un mediu mai casual, s-ar putea doar să enumerați prenumele. Într-un mediu mai formal, este posibil să enumerați numele și prenumele și să includeți titluri.

7. Formatați agendele întâlnirii în același mod

O agendă de ședință trebuie făcută pe antetul organizației - sau, cel puțin, să includă sigla companiei. Plasați titlul întâlnirii și data în partea de sus a agendei, împreună cu ora de început și sfârșit proiectată a ședinței.

O agendă a ședinței ar trebui să fie în format contur într-o dimensiune de tip lizibil. Găsiți un design curat pentru agendă și folosiți-l de fiecare dată pentru coerență. Fontul ar trebui să fie ușor de citit, cum ar fi Times New Roman sau Geneva sau Arial. Dacă există deja un șablon pentru întâlnirile agendelor, pur și simplu utilizați-l. Dacă unul nu există, creați unul. (Vezi următoarea secțiune)

8. Includeți o listă de documente necesare întâlnirii

De multe ori într-o ședință, grupului i se va cere să reacționeze la un raport sau propunere și este util să enumerați aceste documente în partea de jos a agendei.

În plus, va economisi timp dacă trimiteți documentele împreună înainte de întâlnire, astfel încât toți participanții vor avea timp să le revizuiască.

Dacă sunt necesare laptopuri, asigurați-vă că informați participanții în avans.

Șabloane de agendă de întâlnire

Atâta timp cât au avut loc întâlniri, au existat agende de întâlniri. Este posibil ca cineva din compania dvs. să cunoască un șablon de agendă de întâlnire curat, ușor de citit, pe care să îl puteți utiliza. În caz contrar, luați în considerare unul dintre acestea:

Șablon de agendă nr. 1 - Planificare

Agenda întâlnirii de planificare a programului de mentori

Locație: sala de conferințe de la primul etajPublicitate

Data: 18 noiembrie 2019

Timp: 1-2: 30 P.M. ȘI

Programa

Context privind scopul unui program de mentori, Cheryl Smith, director, resurse umane (1-1: 15 p.m.)
- A. Dovezi privind angajamentul angajaților
- b. Trebuie să îngrijesc stelele în creștere
Recrutarea mentorilor / mentorilor, Max Marcus, director asociat, resurse umane (1: 15-1: 35 p.m.)
- A. Alte modele corporative
- b. Criterii de brainstorming
Cerințe privind programul de mentor, Seth Walsh, stagiar în resurse umane (1: 35-1: 55 p.m.)
- A. Pro și contra ale întâlnirilor structurate de mentori
- b. Cerințe de brainstorming
Implementare, Cheryl Smith (1: 55-2: 20 p.m.)
- A. Perioada de timp pentru șefii de departamente pentru identificarea participanților
- b. Lansarea programului pilot
  - eu. Prima sesiune de instruire a participanților
  - ii. lansarea programului pilot
  - iii. rapoarte trimestriale
- c. Evaluarea programului
Următorii pași, Max Marcus (14: 20-14: 25)

Șablonul de agendă nr. 2 - Informații

Agenda întâlnirii WXYZ

Obiectiv: Crearea unei liste viabile de companii pentru apeluri la rece

Conducătorul întâlnirii: Mary Starsky

Data: 20 noiembrie 2019

Locație: Sala de conferințe etaj 16

Ora: 16:00 - 17:00 ET

Număr / cod de apelare

Puncte de ordine de ziPublicitate

Prezentări 16: 00-16: 05

John Smith - Prezentator 16:05 - 16:20 Companiile contactate
Marianne Legit - Prezentator 16:20 - 16:35 Potențiale potențiale
Sylvia Stretch - Prezentator 16:35 - 16:55 Noi tehnici de canvassing
Întrebări și răspunsuri [Numai dacă timpul]

Pregătirea pentru întâlnire

Vă rugăm să citiți: [Listați și atașați documente]
Vă rugăm să aduceți: [adică Laptop, sugestii, consumabile]

Șablon de agendă # 3 - Prezentare

Agenda companiei ZZZ

Data / Ora de începere și de încheiere: 21 noiembrie 2019; 9 a.m. ET-10 a.m. ET

Locație: cafenea, etajul 12

Întâlnire convocată de: Steve Parks

Bun venit / Introducere - [Steve Parks, 9 am-9: 10 am]
Prezentare generală a noii linii de produse - [Paul Aria, 9:10 a.m.-9: 20 a.m.]
Demonstrații - [Claire Ringis, 9:30 a.m.-9: 40 a.m.]
- A. Pasta de dinți pentru albire
- b. Pasta de dinți care întărește gingiile
- c. Pasta de dinți care combate placa
Marketing de produse - [Steve Parks, 9:40 a.m.-9: 50 a.m.]
Discuție și întrebări și răspunsuri [9:50 a.m.-9: 55 a.m.]
Pașii următori - [Se va distribui după întâlnire]

Linia de fund

Când scrieți agenda întâlnirii, controlați întâlnirea

Scopul dvs. ar trebui să fie organizarea unei întâlniri strânse. O agendă inteligentă vă va ajuta să faceți acest lucru. Lăsați suficient timp pentru discuții, dar nu prea mult timp. De asemenea, asigurați-vă că începeți întâlnirile la timp.

Când vă ocupați de elaborarea agendei ședinței, indicați ce acțiune trebuie luată. Abilitatea dvs. de a redacta o agendă de întâlnire eficientă va crește atât productivitatea întâlnirii, cât și productivitatea de urmărire. Acestea sunt două fapte extraordinare.

Organizați cele mai strânse întâlniri la compania dvs., iar performanța echipei dvs. va crește.