Procesul verbal este o înregistrare scrisă a unui consiliu, companie sau reuniune organizațională. Procesele-verbale ale întâlnirii sunt considerate un document legal, așa că atunci când le scrieți, căutați claritatea și consistența tonului.

Deoarece procesul-verbal este o înregistrare permanentă a ședinței, asigurați-vă că le corectați bine înainte de a le trimite. Este o idee bună să le conduceți de către un supraveghetor sau un participant experimentat pentru a vă asigura că declarațiile și informațiile sunt capturate cu precizie.

Cei mai buni participanți la procesele de întâlnire sunt ascultători atenți , dactilografi rapizi și sunt familiarizați în mod adecvat cu subiectele întâlnirii și participanții. Persoana care ia notițe trebuie să aibă o înțelegere suficientă fermă a subiectului pentru a putea separa punctele importante de zgomot în ceea ce poate fi o discuție lungă, desenată. De asemenea, important, persoana care ia notițe nu ar trebui să conducă și să ia notițe simultan. (Dacă vi se cere vreodată acest lucru, refuzați.)

În continuare, sunt câteva sugestii pas cu pas pentru a scrie în mod eficient procesele-verbale ale întâlnirii.

1. Elaborați o agendă

Colaborați cu președintele sau președintele Consiliului pentru a dezvolta o agendă detaliată.

Întâlnirile au loc dintr-un motiv, iar problemele care trebuie abordate și luate în considerare trebuie să fie listate pentru a alerta participanții. Colaborați cu convocatorul pentru a redacta o agendă care atribuie orele fiecărui subiect pentru a menține ședința în mișcare și pentru a vă asigura că grupul are suficient timp pentru a lua în considerare toate punctele.

Agenda vă va servi drept schiță pentru procesul-verbal al ședinței. Păstrați titlurile procesului verbal în concordanță cu subiectele agendei pentru continuitate.

2. Urmați un șablon din fostele minute luate

Dacă sunteți nou într-un consiliu sau o organizație și scrieți minute pentru prima dată, cereți să vedeți procesele verbale ale ședinței anterioare, astfel încât să puteți menține același format^[1].

În general, numele organizației sau numele grupului care se întrunește merge în partea de sus: Ședința consiliului de administrație al XYZ, cu data de pe rândul următor. După dată, includeți atât ora la care întâlnirea a fost comandată, cât și ora la care sa încheiat întâlnirea. De exemplu:

Consiliul de administrație al Super Company, Inc.Publicitate

Proces-verbal de ședință

Data: 20 mai 2019

Ora: 10:00 - 12:30

Majoritatea grupurilor care se întâlnesc fac acest lucru în mod regulat, cu puncte stabilite pe ordinea de zi la fiecare întâlnire. Unele grupuri includ o rubrică Pașii următori la sfârșitul procesului-verbal care listează proiectele de urmărit și atribuie responsabilitatea.

Un șablon de la o întâlnire anterioară vă va ajuta, de asemenea, să stabiliți dacă grupul înregistrează sau nu dacă a fost îndeplinit un cvorum și alte elemente specifice procesului-verbal al ședinței organizației.

3. Înregistrați prezența

În majoritatea consiliilor de administrație, secretarul consiliului este persoana responsabilă cu preluarea procesului verbal al ședinței. În ședințele organizaționale, persoana care ia procese verbale poate fi un coordonator de proiect sau un asistent al unui manager sau CEO. Ea sau el ar trebui să sosească cu câteva minute înainte de începerea ședinței și să treacă în jurul unei foi de prezență cu numele tuturor membrilor și informațiile de contact.

Participanții la întâlnire vor trebui să își verifice numele și să facă modificări la orice modificare a informațiilor lor. Acest lucru vă va ajuta atât ca document de rezervă pentru participanți, cât și pentru a vă asigura că informațiile sunt trimise la cele mai actualizate adrese de e-mail.

Numele tuturor participanților ar trebui să fie listate direct sub numele și data ședinței, la un subtitlu care scrie Prezent. Enumerați numele și prenumele tuturor participanților, împreună cu titlul sau afilierea, separați prin virgulă sau punct și virgulă. De exemplu:

Prezent: John Doe, președinte; Jane Smith, vicepreședinte; Jack Williams, secretarPublicitate

În cazul în care un membru al consiliului de administrație nu a putut participa la ședință, citați numele acestuia după expresia: Copiat în: Pot exista alte denumiri în lista participanților. De exemplu, dacă mai mulți participanți la întâlnire sunt membri ai personalului, în timp ce toți ceilalți sunt voluntari, poate doriți să scrieți (Personal) după fiecare membru al personalului.

Ca regulă generală, participanții sunt enumerați alfabetic după numele lor de familie. Cu toate acestea, în unele organizații, este o bună practică să se menționeze mai întâi conducerea consiliului. În acest caz, președintele sau copreședinții vor fi listați mai întâi, urmat de vicepreședinte, urmat de secretar și apoi de trezorier. Apoi, toate celelalte nume ale participanților vor fi alfabetizate după numele de familie.

De asemenea, este o practică obișnuită să rețineți dacă un participant sa alăturat întâlnirii prin conferință. Acest lucru poate fi indicat scriind prin telefon și enumerând participanții care au sunat.

4. Convenția de numire

În general, prima dată când cineva vorbește la întâlnire va include numele său și adesea titlul.

De exemplu, președintele consiliului XYZ, Roger McGowan, a chemat ședința la ordine. Totuși, data viitoare când vorbește Roger McGowan, te poți referi la el drept Roger. Dacă sunt doi Rogers în ședință, utilizați o inițială pentru numele lor de familie pentru a-i separa pe cei doi: Roger M. a solicitat votul. Roger T. s-a abținut.

5. Ce (și ce nu) să includă

În funcție de natura întâlnirii, aceasta ar putea dura de la una la câteva ore. Participanții vor fi rugați să revizuiască și apoi să aprobe procesele verbale ale ședinței. Prin urmare, nu doriți ca minutele să se extindă într-un document lung.

Capturarea a tot ceea ce oamenii spun textual nu este doar inutilă, ci și enervantă pentru recenzori.

Pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, în cele din urmă doriți să rezumați doar punctele relevante ale discuției împreună cu orice decizie luată. După întâlnire, treceți notele, asigurându-vă că editați orice argumente circulare sau repetitive și lăsați doar în punctele relevante făcute.

6. Mențineți un ton neutru

Procesul-verbal este un document legal. Acestea sunt utilizate pentru a stabili înregistrarea istorică a activității unei organizații. Este esențial să mențineți un nivel egal, ton profesional . Nu puneți niciodată limbaj inflamator în minute, chiar dacă limba întâlnirii devine aprinsă.

Doriți să înregistrați obiectivul discuției în mod obiectiv, ceea ce înseamnă să menționați punctele cheie acoperite fără a atribui vina. De exemplu, personalul a abordat întrebările membrilor consiliului cu privire la profesionalismul vânzătorului.Publicitate

Imaginați-vă un avocat zece ani pe drum citind procesul-verbal pentru a găsi dovezi ale unor potențiale nelegiuiri. Nu v-ați dori o înfrumusețare sub forma unui adverb colorat sau a unui șmecher pentru a înțelege orice a avut loc.

7. Înregistrați voturile

Scopul principal al proceselor-verbale este de a înregistra voturile pe care le ia un consiliu sau o organizație. Păstrarea solidă a înregistrărilor necesită menționarea carei participanți face o mișcare, ce afirmă moțiunea textual și care participant secundează mișcarea.

De exemplu, vicepreședintele Cindy Jacobsen a făcut o moțiune pentru a dedica 50 la sută, sau 50.000 de dolari, din încasările din cadoul ZZZ Foundation către fondul de bursă CCC. Președintele Roger McGowan a susținut moțiunea.

Această tabelare a votului ar trebui să fie exprimată și într-un limbaj neutru: Consiliul a votat în unanimitate să modifice statutul în felul următor, sau Decizia de a acorda 1.000 de dolari pentru efortul de plantare a copacilor a trecut de la 4 la 1, cu președintele Consiliului McGowan opunându-se.

Majoritatea consiliilor încearcă să primească votul în unanimitate. Uneori, pentru a ajuta consiliul să obțină un rezultat mai coeziv, un membru al consiliului se poate abține de la vot: moțiunea a fost adoptată de la 17 la 1 cu o abținere.

8. Pare Down Notes Post-Meeting

După întâlnire, citiți notele dvs., în timp ce toate discuțiile vă rămân noi în minte și faceți toate reviziile necesare. Apoi, împărțiți procesul-verbal al ședinței la elementele esențiale ale acestora, oferind o scurtă descriere a discuției care rezumă argumentele făcute pentru și împotriva unei decizii.

Oamenii vorbesc adesea în mod colocvial sau în moduri de expresie, ca în: Acest lucru nu este nici măcar în stadion sau începi să suni ca un record doborât. Deși este posibil să fiți tentați să păstrați limba exactă în câteva minute pentru a adăuga culoare, rezistați.

În plus, dacă orice prezentare face parte din ședință, nu includeți informații de la Powerpoint în procesul-verbal. Cu toate acestea, veți dori să înregistrați punctele cheie din discuția post-prezentare.

9. Corectați cu atenție

Asigurați-vă că ați scris corect toate numele, ați introdus data corectă a ședinței și că procesul-verbal dvs. a fost citit clar.

Explicați acronimele prima dată când sunt utilizate. Amintiți-vă că notele pot fi revizuite de alții pentru care acronimele nu sunt familiare. Rămâneți consecvent în titluri, punctuație și formatare. Minutele ar trebui să fie lustruite și profesionale.Publicitate

10. Distribuiți pe larg

Odată aprobat, trimiteți un proces-verbal prin e-mail către pensiunea completă - nu doar participanții - pentru examinare. Minutele dvs. vă vor ajuta să îi informați pe cei care au lipsit despre acțiunile și deciziile importante.

La începutul următoarei ședințe, solicitați aprobarea procesului-verbal. Rețineți orice revizuire. Încercați să rezolvați modificările convenite în cadrul ședinței, astfel încât să nu petreceți o cantitate uriașă de timp pentru revizuiri.

Solicitați o moțiune pentru a aproba procesul-verbal cu modificările convenite. Odată ce un participant oferă o moțiune, cereți unei alte persoane în ședință să secundeze moțiunea. Ei spun: Toți au fost aprobați. Întrebați întotdeauna dacă există cineva care nu aprobă. Presupunând că nu, atunci spuneți: procesul-verbal de la ultima noastră ședință este aprobat odată ce au fost făcute modificările convenite.

11. Înregistrați meticulos

Întrucât procesele verbale sunt un document legal, aveți grijă când le depuneți. Asigurați-vă că numele fișierului documentului este în concordanță cu numele fișierelor din minutele depuse anterior.

Ocazional, membrii organizației pot dori să revizuiască minutele trecute. Știți unde sunt depuse procesele verbale!

O singură avertisment

În epoca actuală a tehnologiei înalte, vă puteți întreba: nu ar fi mai simplu să înregistrați întâlnirea? Acest lucru depinde de protocoalele organizației, dar probabil nu.

Asigurați-vă că întrebați care sunt regulile la organizația unde luați minute. Amintiți-vă că procesul-verbal este o înregistrare a ceea ce sa făcut la ședință, nu a ceea ce a fost spus la ședință.

Procesul verbal reflectă decizii, nu discuții. În ciuda numelui lor, procesul-verbal nu este o transcriere minut cu minut.

Linia de fund

Pentru a deveni un expert în procesul de preluare a minutelor este nevoie de o ureche înțeleasă, dorința de a învăța și o anumită practică, dar urmând aceste sfaturi veți deveni în curând competenți.

Mai multe sfaturi despre întâlniri productive

• 5 alternative la întâlnirile care pierd timpul
• 15 secrete pentru organizarea de întâlniri precum cele mai importante companii inovatoare din lume
• 12 secrete pentru o întâlnire super productivă pe care ar trebui să o cunoașteți

Credit foto recomandat: Christina@wocintechchat.com prin unsplash.com Publicitate

Referinţă