În timp ce vă așezați să citiți acest articol, presupun că ați trăit distracții la locul de muncă cel puțin o dată deja astăzi, probabil de mai multe ori.

Este posibil să fiți întrerupt înainte de a termina de fapt citirea acestui articol.

Adevărul simplu este că cu toții ne confruntăm cu distracții la locul de muncă în fiecare zi și, de obicei, la fiecare oră, ceva sau cineva vă poate determina să vă distrageți atenția.

Având atâtea întâlniri de participat, conversații sau abandonări ale colegilor, apeluri, e-mailuri, notificări sociale și numeroase alte întreruperi, de multe ori poate fi o adevărată provocare să rămâi productiv și să faci lucrurile importante.

Distragerea atenției ne reduce productivitatea și energia.

Acestea ne afectează capacitatea de a ne concentra și de a respecta proiecte sau sarcini suficient de lungi pentru a le vedea.

Dacă vă gândiți la săptămâna dvs. de lucru, sunt sigur că puteți enumera 5-10 lucruri sau persoane care au creat distracții la locul de muncă.

Dar câte dintre aceste distrageri sunt auto-provocate și câte sunt rezultatul mediului dvs. de lucru?

Cuprins

1. De ce ar trebui să scăpați de distrageri la locul de muncă?
2. 7 distrageri frecvente la locul de muncă (și cum să le abordăm)
3. Linia de fund
4. Mai multe despre a te concentra

De ce ar trebui să scăpați de distrageri la locul de muncă?

Aproape 3 din 4 lucrători (70%) recunosc că se simt distrasi la locul de muncă, 16% dintre oameni declarând că sunt aproape întotdeauna distrăși.^[1]

Impactul distragerilor la locul de muncă, conform raportului, a inclus:

• 54% au spus că nu se comportă la fel de bine cum ar trebui
• 50% au spus că sunt semnificativ mai puțin productivi
• 20% au declarat că nu sunt capabili să-și atingă potențialul și să avanseze în carieră

Același sondaj de la Udemy a menționat principalele beneficii ale reducerii distrației la locul de muncă de la cei intervievați:

• 75% au declarat că fac mai mult și sunt mai productiv
• 57% au declarat că sunt motivat să fac tot posibilul
• 51% au declarat că sunt mai încrezător în capacitatea mea de a-mi face bine treaba
• 49% au declarat că sunt mai fericit la locul de muncă
• 44% au declarat că prestez lucrări de calitate superioară

Cele mai importante distracții identificate de Udemy for Business în sondajul lor au inclus colegi de muncă vorbăreți (citați de 80% dintre lucrătorii chestionați) și zgomotul de la birou (70%).

Întâlnirile au fost acuzate de productivitate scăzută de 60% dintre respondenți, în timp ce 58% au spus că, deși nu au nevoie de rețelele sociale pentru a-și face treaba, nu ar putea să treacă pe parcursul zilei de lucru fără a verifica platforme precum Facebook, Twitter și Instagram.

7 distrageri frecvente la locul de muncă (și cum să le abordăm)

Un sondaj din 2016, realizat de CareerBuilder, cu 2.000 de angajați în SUA și manageri de resurse umane, a arătat că principalii vinovați ai distracției includ smartphone-uri (55%), internet (41%), bârfe (37%), social media (37%), colegii (27%), pauze pentru fumat sau gustări (27%), e-mail (26%), întâlniri, (24%) și colegi de muncă zgomotoși (20%).^[2]

Aproape trei sferturi dintre angajatorii chestionați de CareerBuilder au spus că două sau mai multe ore pe zi s-au pierdut din productivitate din cauza distragerilor la locul de muncă, aproape jumătate (43%) estimând că au pierdut trei sau mai multe ore pe zi.

Un sondaj de 2.000 de persoane efectuat de serviciul de management financiar Think Money din Marea Britanie a raportat că o treime dintre angajați sunt distrasi la locul de muncă timp de până la trei ore pe zi.^[3]

Așadar, imaginați-vă dacă ați avut mai puține distrageri la locul de muncă și ați reușit să vă măriți concentrarea și să realizați mai mult din cele mai bune lucrări.

Având în vedere aceste sondaje privind distragerea la locul de muncă, am identificat cele mai importante 7 distrageri cu care probabil vă confruntați chiar acum și câteva strategii de acțiune care vă vor ajuta să le depășiți pentru a vă crește productivitatea și creativitatea:

1. Colaboratori vorbăreți

Este esențial să construiești relații cu echipa și colegii tăi la locul de muncă.

Convorbirile zilnice sunt importante pentru construirea unei culturi și a unei atmosfere prietenoase și colaborative în cadrul biroului, dar este ușor să te prinzi în conversații și bârfe interminabile.Publicitate

Dacă ușa este întotdeauna deschisă, este foarte ușor ca cineva să-și pună capul în birou pentru a pune întrebări, ceea ce te îndepărtează de munca ta productivă.

Cum să rămâi concentrat și să diminuezi distragerea atenției

Dacă întâmpinați probleme cu membrii echipei care vorbește în mod constant sau distrage atenția, încercați să purtați o conversație discretă cu ei despre impactul pe care îl are în ziua dvs.

Alternativ, închideți ușa biroului, dacă aveți una. O altă metodă de utilizat dacă trebuie să vă concentrați și să vă concentrați este să puneți o pereche de căști (dacă biroul dvs. vă permite).

2. Zgomot de birou

Cercetările efectuate de Kim și de Dear de la Universitatea din Sydney au arătat că 30 la sută din lucrătorii din cabinete și aproximativ 25 la sută în birourile fără partiții erau nemulțumiți de nivelul de zgomot la locul de muncă.^[4]

Cercetările realizate de Ipsos și de echipa Workspace Futures din Steelcase arată că 85% dintre oameni sunt nemulțumiți de mediul lor de lucru și nu se pot concentra. Dintre cei chestionați, 95% au spus că lucrul privat este important pentru ei, dar doar 41% au spus că pot face acest lucru, iar 31% au trebuit să părăsească biroul pentru a finaliza lucrările.^[5]

Au fost chestionați peste 10.000 de lucrători din 14 țări, iar constatările cheie au arătat, de asemenea, că:

• Lucrătorii de birou pierd 86 de minute pe zi din cauza distragerilor
• Mulți angajați sunt nemotivați, neproductivi și prea stresați
• Au puțină capacitate de a gândi și de a lucra creativ și constructiv

Dacă lucrați într-un birou mare sau mic, sunt sigur că ați experimentat că birourile pot deveni foarte puternice, fie că sunt conversații, apeluri telefonice, muzică sau alte zgomote.

Cum să rămâi concentrat și să diminuezi distragerea atenției

Dacă aveți un birou, cel mai simplu lucru de făcut este să închideți ușa, astfel încât să puteți obține o intimitate și un timp concentrat și liniștit.

Când ai colegi de muncă despre care știi că creează mult zgomot, poți să te apropii de ei și poți purta o conversație liniștită despre modul în care acțiunile lor îți afectează capacitatea de concentrare? Trebuie să lucrezi de la birou?

Dacă aveți un proiect specific, trebuie să lucrați acolo unde aveți nevoie de timp liniștit, neîntrerupt, explorând lucrul dintr-un spațiu liniștit din clădirea dvs.

Alternativele includ munca de acasă (dacă este posibil) sau dintr-o altă locație, cum ar fi un parc sau o cafenea.

Într-un birou va exista întotdeauna zgomot și de cele mai multe ori va fi suportabil, dar ocazional trebuie să vă schimbați mediul pentru a vă face cea mai importantă muncă.

3. Consumul de e-mail

Potrivit lui Tim Ferriss, avem nevoie de:

limitați consumul și producția de e-mail. Aceasta este cea mai mare întrerupere unică din lumea modernă.

Știm cu toții cât de distractiv poate fi e-mailul.

Într-o zi obișnuită, câte e-mailuri primiți și trimiteți?

Sună familiar?

Lucrați la un proiect important și primiți o notificare că ați primit un mesaj de e-mail.

Acum aveți două opțiuni.

Puteți să opriți ceea ce faceți, să vă concentrați și să citiți e-mailul, sau puteți rămâne în sarcină și puteți consulta e-mailul mai târziu.Publicitate

Mulți oameni își trec toată ziua așa. Aceștia se angajează pe deplin să lucreze la ceva important și apoi apare o notificare prin e-mail.

Opriți ceea ce faceți, treceți la căsuța de e-mail și citiți e-mailul, de multe ori un e-mail complet irelevant și care nu contribuie cu nimic la prioritățile dvs. actuale.

Aceste e-mailuri pot crea un sentiment constant de ocupare și de multe ori vor duce la proiecte neterminate la sfârșitul zilei.

La rândul său, acest lucru poate crea un sentiment că nu am avut de fapt o zi productivă.

Cum să rămâi concentrat și să diminuezi distragerea atenției

Blocarea timpului

Lăsați deoparte o cantitate specifică de timp neîntrerupt pentru a lucra la un proiect sau sarcină. Angajează-te să nu te uiți la e-mailuri (sau să răspunzi la apeluri telefonice) în această perioadă de timp.

Pe baza sfaturilor lui Tim, am decis să verific e-mailul doar de două ori pe zi. Are deja un impact enorm. Iată ce vă sugerez:

Lucrați în modul offline

Setați computerul sau laptopul în modul offline și lăsați mesajele de e-mail să se acumuleze în căsuța de e-mail până când sunteți gata să le răspundeți.

Mai degrabă decât să vizualizați și să răspundeți e-mailuri unul câte unul, lăsați-le să se acumuleze și apoi alocați timp concentrat pentru a procesa și a răspunde la e-mailuri.

Răspunsul prin e-mail în lot va dura mai puțin timp decât răspunsul la rândul lor și vă permite să vă concentrați asupra proiectului la îndemână, fără a fi distras.

Verificați e-mailul la anumite ore în fiecare zi

Această metodă a fost introdusă de mai mulți dintre clienții mei de coaching antreprenorial și i-a ajutat să-și elibereze timpul și să rămână mai concentrați.

Circumstanțele dvs. de lucru vor fi diferite, deci este important să găsiți un proces care să funcționeze pentru dvs. și pentru ceilalți membri ai echipei dvs.

O metodă este să aveți de două ori specifice pe zi pentru a vă verifica e-mailurile, alta poate de trei ori pe zi - dimineața, ora prânzului și în ora înainte de a pleca pentru a vă asigura că sunteți cu toții prinși.

Dacă decideți să implementați această tehnică, ar fi înțelept să creați un mesaj în afara biroului.

Nu verificați primul e-mail

Această tehnică poate fi dificil de implementat în funcție de circumstanțele dvs., dar dacă puteți, veți fi mult mai productivi. Iata de ce .

Mai degrabă decât să verificați primul e-mail, în schimb, petreceți acest timp prețios când sunteți mai energizat și mai concentrat lucrând la una sau două dintre cele mai mari priorități ale zilei.

4. Utilizarea smartphone-ului (și alte dispozitive)

Privirea continuă la telefonul dvs. întrerupe fluxul de lucru și concentrarea.Publicitate

Conform unor cercetări recente efectuate de Deloitte, o persoană obișnuită își verifică smartphone-ul de 47 de ori pe zi.^[6]

Dacă folosiți media de 47 de ori pe zi și lucrați într-o zi lucrătoare de 8 ore, înseamnă că este posibil să vă verificați telefonul de aproape 6 ori pe oră.

Este suficient pentru a distrage atenția cuiva.

Știm cu toții că smartphone-urile și alte dispozitive ne întrerup frecvent și ne îndepărtează atenția de la proiectul sau sarcina la care lucrăm.

Este ușor să luăm frecvent o pauză de la sarcinile noastre importante pentru a ne verifica telefoanele, ceasurile și alte gadgeturi.

Cum să rămâi concentrat și să diminuezi distragerea atenției

Mutați-vă telefonul în altă parte

Este foarte tentant să ne verificăm telefoanele, chiar dacă lucrăm la un proiect important.

Soluția? Puneți telefonul într-un sertar sau deplasați-l din lungimea brațului, astfel încât să nu fiți tentați să aruncați o privire rapidă.

Oprește notificările

Dezactivați toate notificările care nu necesită atenție imediată, în special notificările de pe rețelele sociale. Aceasta include e-mailul dacă aveți configurat și acest telefon.

Dacă unele notificări contează cu adevărat, faceți-le silențioase și ascundeți-le de ecranul de blocare.

5. Rețele sociale

Cât timp petreceți pe rețelele sociale la locul de muncă? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Lista aplicațiilor și site-urilor web care se reunesc pentru a ne revendica atât de mult atenția este aproape interminabilă.

Există un flux constant de informații disponibile acolo, de la prietenii și colegii noștri, de la știri, de la companiile noastre. Unii dintre colegii dvs. își verifică probabil rețelele de socializare chiar acum, în timp ce citiți acest articol.

Într-o discuție TED de Cal Newport, autorul Munca adâncă , el a spus a merge pe social media este ca și cum ai merge la cazinou .

Aștepți să primești aprecieri și ieși din asta. Te întorci gândindu-te că voi primi recompensa data viitoare. Voi primi recompensa data viitoare. Voi primi recompensa data viitoare. Și stai pur și simplu așteaptă să apară o notificare pentru a te putea întoarce.

Cum să rămâi concentrat și să diminuezi distragerea atenției

La fel ca utilizarea smartphone-ului și e-mailul, încercați să setați termene sau parametri specifici atunci când veți verifica social media.

Asigurați-vă că toate notificările sunt dezactivate atunci când trebuie să petreceți timp concentrat și productiv pentru o anumită sarcină sau proiect.

Aruncați o privire la acest articol pentru a afla mai multe: 9 pași pentru a vă deconecta de la rețelele sociale și a vă conecta din nou la viață

6. Întâlniri

În timpul unei săptămâni aglomerate, ultimul lucru pe care și-l dorește un lider sau un manager este o oră sau două pierdute în ședința neproductivă.

Dacă te-aș întreba care ar fi cel mai eficient mod de a fi ineficient, sunt sigur că mulți dintre voi ar spune întâlniri proaste.Publicitate

Întâlnirile de astăzi consumă mai multe ore de lucru decât oricând. Majoritatea angajaților participă la 62 de întâlniri pe lună, dar jumătate dintre acestea sunt considerate o pierdere de timp.

Per total, 31 de ore sunt petrecute în ședințe neproductive pe o lună medie, 91% dintre angajați fiind vinovați de visare, în timp ce 39% au recunoscut că au adormit.^[7]

Cum să rămâi concentrat și să diminuezi distracțiile

Pentru ca întâlnirile să fie productive și merită, este esențial ca fiecare întâlnire să aibă o agendă și un lider clari.

Am scris mai multe despre cum să aveți o întâlnire productivă în articol: Cum să conduci întâlnirile de echipă în cel mai productiv mod

7. Multitasking

Cu toții trebuie să facem mai multe sarcini ocazional, dar cu cât o facem mai puțin, cu atât mai bine.

Multi-tasking reduce productivitatea și creativitatea. Într-un articol pentru Harvard Business Review, Peter Bregman observă că productivitatea noastră scade cu 40% atunci când încercăm să ne concentrăm asupra mai multor lucruri simultan.^[8].

Este nevoie de o medie de aproximativ 25 de minute (23 de minute și 15 secunde, mai exact) pentru a reveni la sarcina inițială după o întrerupere, potrivit Gloria Mark.^[9]

Multitasking-ul ne încetinește , și reduce concentrarea, energia și productivitatea. Creierul nostru pur și simplu nu se poate descurca în mod eficient cu lucrul la sarcini simultan.

Cum să rămâi concentrat și să diminuezi distragerea atenției

Lucrați în blocuri de timp. Minimizează distragerea atenției asupra vieților noastre din ce în ce mai conectate. Nu numai că ne protejează de distragerea celorlalți, ci și de distracțiile noastre auto-provocate.

Blocarea timpului presupune alocarea unei cantități intenționate de timp pentru anumite proiecte sau sarcini și depunerea unui efort intenționat pentru a nu permite distragerea sau interjecțiile altora să rupă focalizarea.

După ce acel bloc de timp a expirat, faceți o pauză planificată, apoi începeți următorul bloc de timp concentrat. Fiecare bloc de timp focalizat este dedicat unei sarcini / proiect sau unui set de sarcini similare.

Folosesc metoda 60-60-30 pentru blocarea timpului:

Lucrați 50 de minute și faceți o pauză de 10 minute. Lucrați încă 50 de minute și mai faceți o pauză de 10 minute. Apoi, scoateți 30 de minute pentru a vă reîncărca, ceea ce ar putea însemna să luați prânzul, să vă plimbați etc.

Folosește Tehnica tomate pentru a vă ajuta să lucrați în blocuri de timp.

Linia de fund

Distragerea la locul de muncă nu va dispărea niciodată. Pentru a ne folosi timpul în mod eficient și pentru a crește productivitatea și creativitatea, este esențial să înțelegem ce ne distrage atenția și să creăm sistemele care să o oprească.

Sunt sigur că vă puteți identifica cu cel puțin una dintre distracțiile evidențiate în acest articol.

Sperăm că unele dintre echipe te vor ajuta să învingi distracțiile la locul de muncă și să te facă mai eficient și mai productiv.

Mai multe despre a te concentra

• Cum să oprești multitaskingul și să devii mult mai productiv
• Cum să fii productiv la locul de muncă: 9 reguli de bază
• Cel mai inteligent software de productivitate pentru a vă îmbunătăți performanța de lucru
• Cele mai bune 30 de cărți de productivitate pe care ar trebui să le citiți pentru a vă spori productivitatea

Credit foto recomandat: Proxyclick Visitor Management System prin unsplash.com

Referinţă