15 STRATEGII PENTRU O LISTĂ EFICIENTĂ DE SARCINI

Una dintre tehnicile vechi de productivitate din jur este lista clasică și eficientă de făcut, și dintr-un motiv întemeiat. Este una dintre cele mai productive modalități prin care dvs. și toți ceilalți puteți face orice. Indiferent dacă este o listă mentală sau ceva ce scrieți, o listă de activități este un instrument esențial de productivitate.

În același timp, este unul dintre cele mai confuze instrumente de productivitate din jur. Mulți oameni discreditează acest lucru din diverse motive și nu cred că o listă de activități este utilă. Dar argumentul meu este că poate voi și alte persoane nu faceți o listă eficientă de a face, așa că aici vom analiza cum să faceți una corectă.

De ce să vă deranjați cu o listă eficientă de sarcini?

Le-ați folosit greșit

Înainte de a intra în strategii pentru a face o listă eficientă de făcut, merită să știți de ce ar trebui să vă deranjați să creați una. Primul punct important este că mulți oameni au făcut să facă liste greșite.

Două dintre cele mai frecvente greșeli sunt:

Oamenii folosesc listele pentru a măsura dacă sunt sau nu productivi.
Au pus prea multe articole pe listă.

Totuși, este de înțeles de ce dvs. sau alte persoane faceți acest lucru. O listă de lucruri de făcut este un instrument de productivitate, deci are sens să ne îndreptăm sarcinile. Cu toate acestea, creierul nu funcționează așa. Dacă aveți o mulțime de sarcini pe listă, vi se pare tortură, deoarece lista nu se termină niciodată.

La început, se poate simți bine că ai întotdeauna ceva de făcut, dar reține că ai doar atât de mult timp într-o zi. Este important să acordați mai multă valoare lucrărilor de calitate decât unei cantități simple.

În aceeași notă, dacă sunteți cineva care are tendința de a solicita validarea, o listă de activități poate fi dificilă. Vor fi zile în care nu veți realiza totul din cauza evenimentelor din viață. Acest lucru creează o presiune inutilă și vă trimite într-un vârtej de stres.

Te ajută să rămâi concentrat

Când creați o listă eficientă de sarcini, obiectivul principal al acestor liste este de a oferi claritate și concentrare. Dacă le-ați făcut greșit, este posibil să fi observat că vă concentrați asupra unei sarcini din lista dvs. de a face și o faceți.

Acest lucru poate fi umbrit de mai multe elemente din lista dvs., dar vă concentrați asupra unei sarcini într-un anumit timp. Cu toate acestea, vedeți acest lucru în acțiune atunci când vă gândiți să aveți o listă mai scurtă de făcut.

Înțeleg că o listă de activități nu este pentru fiecare persoană, dar acest accent este util oamenilor atunci când începe. Încă nu sunteți sigur cu privire la obiectivele dvs. sau la calea pe care doriți să o parcurgeți. De asemenea, este posibil să vă luptați pentru a determina următorul pas spre care să lucrați.

O listă de lucruri de făcut este un ghid pe care îl puteți consulta înapoi ori de câte ori aveți nevoie de el. În plus, tehnicile pe care le voi menționa mai jos vor face ca listele să fie mai eficiente pentru dvs.

15 strategii pentru o listă eficientă de făcut

Veți începe să vedeți cât de puternică este o listă de realizat atunci când luați în considerare diversele strategii pe care le puteți încorpora într-una. Aceasta este ta pentru a face o listă, deci alegeți dintre strategiile de mai jos pentru a găsi ceea ce vi se potrivește. Dacă nu sunteți sigur, nu vă fie teamă să experimentați și să amestecați mai multe combinații.

Amintiți-vă că drumul spre succes este unul cu multe căi de ramificare, astfel încât metodele pe care le utilizați sunt alegerea dvs.Publicitate

1. Descompuneți lista în două părți

Prima strategie este de a împărți o listă în două părți. Aceste două părți se numesc cotidiane și de făcut.

Cotidianele sunt sarcinile de zi cu zi pe care doriți să le dezvoltați mai mult. De exemplu, dacă doriți să vă obișnuiți cu exercițiile fizice dimineața, o sarcină zilnică ar putea fi urmarea unei rutine de antrenament de 15 minute sau mersul la o plimbare de o oră.

Ceea ce trebuie să faceți sunt sarcini non-zilnice pe care trebuie să le îndepliniți la un moment dat. Poate că trebuie să pregătiți un raport la locul de muncă sau să faceți o prezentare. Puteți pune asta în coloana dvs. de făcut.

Aceasta este o strategie eficientă, deoarece salvează toate dezordinile către care gravitează majoritatea oamenilor. După cum s-a menționat mai înainte, oamenii își completează listele și multe dintre acestea sunt de obicei sarcini pe care le-ați face oricum, cum ar fi să faceți cumpărături sau să aruncați copiii la un prieten.

2. Puneți o limită pentru articole

Dacă vi se pare că vă împărțiți lista în două părți prea mult, vă voi sugera scurtarea pentru a fi o virtute atunci când faceți aceste liste. Puteți seta orice număr de articole, dar cheia este că aveți în vedere o limită stabilită. Unii oameni nu au mai mult de șapte, în timp ce alții merg până la trei. Fă ceea ce te face să te simți confortabil.

Ideea din spatele acestui lucru este de a restrânge cele mai importante sarcini pe care trebuie să le îndepliniți în acea zi. Desigur, există și alte lucruri pe care le veți face în timpul zilei și este în regulă, dar doriți să acordați prioritate articolelor pe care trebuie să le faceți înainte ca ziua să fie terminată.

3. Utilizați liste de verificare pentru sarcini complexe

Dacă faceți deja liste restrânse, dar faceți sarcini mai dure, sugestia mea este să descompuneți această sarcină. Fie că este vorba de pași complet pe care trebuie să-i faceți, fie de notarea detaliilor importante care trebuie să fie prezente, depindeți de dvs.

În orice caz, acest lucru vă permite să vă asigurați că faceți totul corect și că nu vă lipsesc detaliile sau pașii cheie.

4. Abordați mai întâi MIT-urile

MIT este cea mai importantă sarcină. O altă modalitate de a privi acest lucru este de a aborda mai întâi cea mai mare și mai intimidantă sarcină^[1]. De ce doriți să faceți acest lucru se întoarce la modul în care funcționează creierul nostru.

S-ar putea să vă simțiți obligați să faceți mai întâi sarcinile mai ușoare înainte de a ajunge la sarcina mai mare, dar problema este că aceste sarcini - chiar și cele ușoare - vă consumă energia. În plus, dacă aveți o sarcină cu adevărat importantă de îndeplinit, este posibil să vă fi trecut în minte pe parcursul zilei. Asta înseamnă că cheltuiți mai multă energie doar gândindu-vă la asta.

Toate acestea nu ar fi o problemă dacă acea mare sarcină intimidantă ar fi abordată la prima oră dimineața.

5. Creați o listă realizată

O altă abordare interesantă de luat în considerare este să ai o listă completă. Aceasta este o listă a sarcinilor pe care le-ați finalizat din lista de activități. Mulți oameni consideră că este satisfăcător doar să scoată un articol din lista lor și să termine cu el, dar în funcție de ceea ce introduceți pe aceste liste, o listă făcută ar putea fi inspirată.

Imaginați-vă dacă sunteți cineva care plasează sarcini dificile peste medie pe listele dvs. de a face, activități care necesită o oră sau două pentru a se finaliza corect. Acest lucru vă poate inspira să faceți mai multe dacă, după o zi de muncă, observați cât de mult ați realizat pe parcursul zilei prin această listă.Publicitate

6. Faceți lista dvs. ușor de identificat

De la hârtie colorată la postare într-un loc evident, doriți ca lista dvs. să se afle într-un loc unde să o puteți vedea cu ușurință. Atenție, nu este nevoie să aveți această listă în față tot timpul, deoarece ar putea crea stres inutil. Dar setarea pe o parte este o idee frumoasă - o privire în lateral și știi exact ce trebuie făcut.

7. Adăugați elemente de joc

Dacă stiloul și hârtia nu sunt lucrurile tale atunci când faci listele de făcut, există mai multe aplicații care te pot îndruma. Frumusețea pentru a face lista de aplicații este că există mai mult spațiu pentru creativitate, iar unii dintre dezvoltatori încorporează jocuri în ele.

De exemplu, Todoist are un sistem de realizare în care indivizii câștigă ecusoane pe măsură ce îndeplinesc mai multe sarcini. Există, de asemenea, Bounty Tasker, care te face să simți că sarcinile tale sunt misiuni secundare într-un joc video.

8. Dă-ți termenele limită

Munca se extinde pentru a umple timpul alocat.

Este o filozofie veche care încă sună adevărată în ceea ce privește modul în care suntem productivi. De exemplu, spuneți că sunteți desemnat să scrieți un raport și vi se acordă o săptămână pentru ao face. Probabil că veți lucra constant la aceasta pe parcursul săptămânii. Sau, dacă ești un amânător, îl vei amâna până cu o seară înainte și îl vei termina.

Dar dacă ți se atribuie aceeași sarcină și ai alocat doar o oră pentru a o finaliza? Probabil veți finaliza raportul, dar veți acorda prioritate principalelor puncte importante și le veți evidenția, mai degrabă decât să îl umpleți cu puf inutil.

Scopul acestui lucru este că, cu obiectivele dvs. și cu elementele din lista dvs. de lucru, doriți au termene limită . Când vine vorba de a face liste, sugestia mea este să vă acordați o zi pentru a finaliza sarcinile de acolo. Aceasta este suficientă presiune și stimulent pentru a lucra din greu la ele.

9. Adăugați activități când sunt proaspete

O altă strategie este să vă atribuiți sarcini chiar și atunci când lucrați la altceva. Rețineți că nu este ceva ce trebuie să faceți chiar acum, dar acest lucru vă poate ajuta cu persoanele care se luptă să se gândească la ce să se concentreze în continuare.

Acest lucru este în același mod ca atunci când auziți ceva interesant și îl scrieți. Este un lucru înțelept să faceți, deoarece vă scutește de oboseala de a trebui să vă îndreptați asupra acestei idei, mai degrabă decât să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână. De asemenea, vă scutește de nevoiți să vă amintiți care este sarcina dacă sunteți genul care scrie lista următoare pentru a face la sfârșitul zilei.

10. Fii confortabil cu revizuirea listei de sarcini

În funcție de mentalitatea dvs. generală, o altă strategie bună este să vă uitați la lista de activități și să faceți modificări. Dacă practicați strategia anterioară, este posibil ca lista dvs. de activități să devină mai lungă și să stabiliți așteptări nerealiste că puteți termina totul.

Oferindu-vă posibilitatea de a vă revizui lista de a face, vă permiteți să vă răspândiți sarcinile, mai degrabă decât să le împăcați. Acest lucru vă ajută mentalitatea, deoarece nu sunteți copleșiți de listă.

11. Scrieți sarcini, nu obiective

Ar trebui să aveți liste separate pentru sarcinile și obiectivele dvs. Ideea este să nu puneți deloc obiective pe lista dvs. de sarcini.

În timp ce sarcinile vă pot ajuta să vă conduceți la obiectivele dvs., obiectivele sunt dorințe mai mari și nu ceva pe care îl puteți realiza pe parcursul zilei. De exemplu, învățarea de a vorbi franceza este un obiectiv; cu toate acestea, puteți împărți acest lucru într-o sarcină spunând citiți conținut francez timp de 15 minute sau vizionați un film în franceză.Publicitate

Acest lucru se extinde și la obiective , de asemenea. Puteți vedea acestea ca etape. Revenind la exemplul de a vorbi franceză, un obiectiv poate fi, să discut despre alimentele mele preferate cu cineva în franceză. Este rezultatul dorit pe care îl căutați din practica dvs.

12. Păstrați pe scurt listele

Aici, scurt înseamnă scanabil prin faptul că puteți privi rapid lista și să știți ce trebuie făcut. Cum puteți face acest lucru este concentrându-vă pe cuvintele cheie ale anumitor sarcini și nu trăgându-le afară. De exemplu, spuneți că garajul dvs. este o mizerie și că doriți să îl curățați. În loc să scrieți o propoziție lungă, țineți-o scurtă și scrieți ceva de genul unui garaj curat timp de 30 de minute. sau pur și simplu garaj curat.

Cu această strategie, petreceți mai puțin timp scriind sarcina atunci când creați lista de sarcini. În plus, vă bazați pe cuvinte declanșatoare pentru a vă face să vă amintiți detalii specifice pentru acea sarcină.

13. Aveți liste multiple

După cum s-a menționat mai sus, este o idee bună să aveți liste separate pentru diverse lucruri, cum ar fi să aveți o listă separată pentru obiective, obiective, sarcini zilnice și de făcut. Un alt mod în care îl puteți privi este să aveți un sistem în care consultați din trei liste.

Aceste liste sunt:

O listă de masterat

Aici se află oricare dintre obiectivele tale pe termen lung, cum ar fi mutarea într-o casă nouă, ieșirea din datorii sau construirea unei afaceri. Acestea sunt lucruri care vor dura un an sau mai mult pentru a fi realizate.

O listă săptămânală de proiecte

Acestea sunt lucruri pe care doriți să le realizați până la sfârșitul săptămânii. Acestea sunt lucruri care vor muta acul încet spre unele dintre articolele de pe lista dvs. de master. Din exemplul anterior, aceștia ar putea face cercetări privind obținerea unui împrumut de afaceri, vânarea casei sau crearea unui cont de economii.

O listă cu impact ridicat

În cele din urmă, acestea sunt sarcini care trebuie îndeplinite astăzi. Nu contează dacă sunt sau nu legate de cele două liste anterioare. Aici sunt plasate sarcinile cu prioritate ridicată. Exemplele pot fi apelarea anumitor persoane sau lucrul la un proiect sau un raport care urmează să fie în curând.

Având aceste liste la locul lor, vă veți referi des la lista săptămânală a proiectelor și a listei cu impact ridicat și veți stabili dacă o sarcină săptămânală trebuie mutată în lista respectivă.

Pe măsură ce faceți acest lucru, veți începe să observați cât de mult are impact viața dvs. de zi cu zi asupra acelor obiective care sunt scrise în lista principală. Acest lucru poate fi inspirat, deoarece ceea ce faci este să te apropie în mod activ de obiectivele tale.Publicitate

14. Nu crește dificultățile până nu ești pregătit

Unele dintre strategiile menționate pot părea ușoare la suprafață, dar necesită multă forță mentală. Motivație este un lucru neobișnuit, iar creierul nostru este conectat la proces într-un anumit mod. Dacă sunteți în căutarea unei schimbări autentice și a unui lucru care rămâne, cel mai bun principiu este să păstrați lucrurile simple și ușoare la început.

Poate fi un obstacol, dar nu-ți dai seama adesea cum acei pași pentru bebeluși pot juca un rol crucial în a putea începe să alergi și să-ți alergi visele. Nu vă rușinați dacă trebuie să începeți cu sarcini simple pentru dvs. Chiar și întoarcerea la sarcinile zilnice pe care le faceți oricum, cum ar fi dușul, spălatul rufelor sau cumpărăturile pentru mâncare este o modalitate bună de a începe.

Introducerea acestor articole pe listă la început te face să simți că ai avut o zi productivă. De acolo, vă puteți provoca cu sarcini mai dificile. Incorporează o rutină de exerciții sau petrece o jumătate de oră într-o sarcină care înseamnă ceva pentru tine.

Ideea este să vă îndrumați într-o rutină, astfel încât să nu vă simțiți copleșiți.

15. Măsurați-vă timpul

Ultima strategie care vă poate ajuta este să vă măsurați timpul. Cât timp îți ia să termini o anumită sarcină? Nu este nevoie să alegeți informații specifice, dar să vă gândiți să vă sincronizați pe parcursul unei săptămâni și să obțineți timpul mediu petrecut pentru acea sarcină.

De ce este important acest lucru? Aceste informații pot fi defalcate în două moduri.

Prima modalitate este să-l utilizați ca un marker pentru a spori eficiența. În funcție de sarcină, puteți găsi noi modalități de a obține aceleași rezultate într-un timp mai scurt.

De asemenea, vă permite să știți ce puteți face într-o anumită zi. Dacă știi că îți ia o oră sau cam așa pentru a parcurge întreaga rutină de dimineață, vei fi mai conștient de modul în care te miști în rutina respectivă.

În plus, dacă știți ce sarcini veți face în ziua următoare, vă puteți gestiona mai bine timpul, deoarece știți aproximativ cât timp va dura pentru a face totul.

Gânduri finale

Construirea unei liste eficiente de făcut nu este atât de ușoară pe cât pare. Există tot felul de strategii unice de încercat, unele mai provocatoare decât altele. Cu toate acestea, dacă sunteți motivați să utilizați acest instrument de productivitate pentru a vă ușura viața, atunci acesta va deveni mai ușor. Tot ce trebuie să faceți este să depuneți efort și experimentați și să reevaluați atunci când este necesar. Așadar, începeți cu listele dvs. de a face astăzi.