În ultima săptămână au apărut o serie de articole pe e-mail, mai ales având în vedere că venim la 30 de ani de la e-mail. Ceea ce se discută adesea sunt problemele create de e-mail (precum și problemele pe care e-mailurile le-au rezolvat), dar s-a vorbit mai mult despre cum trebuie să lucrăm pentru a îmblânzi e-mailurile pentru a remedia problemele pe care le creează.

Dar problema nu este e-mailul. E-mailul nu trebuie să fie îmblânzit. Problema, pur și simplu, este cum îl tratăm pe emai l.Publicitate

Persoanele fizice și companiile tratează e-mailul într-un mod care contravine pentru ceea ce ar trebui utilizat e-mailul: pentru a comunica într-o formă lungă fără a utiliza telefonul. Nu este un înlocuitor pentru telefon, nu este un mijloc de a contacta imediat cineva. Totuși, așteptarea este că este - sau ar trebui să fie .

Oamenii par să creadă că, deoarece primiți e-mailul aproape instantaneu, ar trebui să răspundeți în natură. Dar pentru majoritatea oamenilor (există unele locuri de muncă în care lucrează este gestionarea e-mailurilor) gestionarea e-mailului este un aspect al muncii lor - și unul mic în acest sens. Cu toate acestea, este aproape unul dintre primele lucruri pe care le menționăm pe care le facem în timpul zilei noastre.

Gândiți-vă la asta: așteptați lucrătorul poștal pentru toate orele, deschizând și închizând ușa pentru a verifica poșta în fiecare zi? Bineînțeles că nu. Asta ar fi o pierdere de timp și energie. Știți când sosește lucrătorul poștal (aproximativ), deci, dacă vă așteptați la ceva, atunci aveți o idee generală despre momentul în care va ajunge. Din această cauză, nu stai lângă ușă toată ziua așteptând. Îți duci ziua, făcând munca reală pe care o ai la robinet, mai degrabă decât să lași posibilitatea unei livrări importante să îți iasă în cale.Publicitate

Faceți același lucru cu e-mailul? Probabil că nu.

În schimb, vă păstrați aplicația de e-mail deschisă, așteptând să apară acea alertă de notificare iminentă, astfel încât să puteți verifica și vedea ce lucru nou tocmai a fost livrat în căsuța de e-mail.

Poate că nu faci asta. Poate că verificați e-mailul de 2-3 ori pe zi și atât. Poate că tratați e-mailul într-un mod în care vă permite să vă tratați mai bine munca.Publicitate

Poate.

Vă gestionați sarcinile din aplicația dvs. de e-mail? Cu excepția cazului în care folosiți ceva de genul ActiveInbox sau un supliment similar, atunci utilizați un instrument de comunicare ca instrument de gestionare a sarcinilor. Și asta nu funcționează.

Puneți Post-It Notes direct (și exclusiv) pe telefonul dvs. pentru a vă reaminti să faceți articole? Puteți face acest lucru pentru articolele care necesită utilizarea telefonului, dar dincolo de asta mă îndoiesc foarte mult. Cu toate acestea, facem acest lucru cu aplicații de e-mail, fără să ne gândim la asta în același mod.Publicitate

Bariera în calea utilizării unei aplicații de gestionare a sarcinilor se datorează adesea faptului că oamenii simt sau cred că își pot folosi aplicația de e-mail pentru a-și gestiona sarcinile cu dosare și altele asemenea. Puteți încerca, dar nu veți fi la fel de eficienți sau de eficienți. Vă provoc să folosiți un software separat (sau, dacă utilizați Outlook, utilizați componenta de făcut) pentru a vă gestiona sarcinile, mai degrabă decât să utilizați aplicația dvs. de e-mail pentru a vă gestiona sarcinile. Rămâneți cu ea prin ajustarea inițială și pariez că veți vedea fluxul de lucru îmbunătățit.

Deci, care este linia de jos?

Indiferent de aplicația sau serviciul de e-mail pe care îl utilizați, cu excepția cazului în care puneți disciplina și limitele în loc să folosiți acest valoros instrument de comunicare , o faci gresit .Publicitate

Deci, care este problema e-mailului? Nu este tehnologia; sunt oamenii care folosesc tehnologia. Și până când nu reparăm acest e-mail va apărea întotdeauna ... rupt.

(Credit foto: O mulțime de semne prin Shutterstock)