Este nevoie de a fi productiv pentru a face lucrurile corect și la timp. Deci, de unde știi care sunt sarcinile esențiale și care pot aștepta? Răspunsul este în Matricea de priorizare, cunoscută și sub numele de Matricea Eisenhower.

Matricea și-a luat numele după Dwight David Eisenhower.

Eisenhower a fost general în armata SUA și al 34-lea președinte al Statelor Unite din 1953 până în 1961. În calitate de general de cinci stele și comandant suprem în armata SUA, el a elaborat strategia pentru o invazie aliată a Europei.^[1]

Eisenhower a trebuit să ia decizii dure de fiecare dată cu privire la sarcinile pe care să le acorde prioritate dintre multe pe care trebuia să se concentreze zilnic. Așadar, a venit cu celebra matrice Eisenhower sau Matricea de priorizare.

Cuprins

1. Ce este matricea de prioritizare?
2. Cum se utilizează matricea de priorizare
3. Concluzie
4. Mai multe sfaturi privind stabilirea priorităților

Ce este matricea de prioritizare?

Matricea de prioritizare este un instrument pentru evaluarea sarcinilor dvs. în funcție de urgență. Vă ajută să cunoașteți activitățile critice și acele sarcini pe care ar trebui să le ocoliți și care pot fi utile în gestionarea proiectelor, întreprinderile mici sau sarcinile personale.

Eisenhower a spus faimos despre matrice:

Majoritatea sarcinilor urgente nu sunt importante și majoritatea sarcinilor importante nu sunt urgente.

Acest citat a devenit maxima pentru Eisenhower în gestionarea timpului său.

Există patru cadrane în Matricea de stabilire a priorităților, care ajută la compararea opțiunilor de a face primul și ultimul, permițându-vă să acordați prioritate proiectelor și să creați un plan strategic.^[Două].

Publicitate

Cadrantele sunt:

• Do
• Programa
• Delega
• Înlătura

Do

Do este primul cadran din Matricea de priorizare și încorporează activități importante. Adică acele sarcini pe care trebuie să le îndeplini urgent - crize, termene și probleme care necesită atenția ta urgentă și sunt extrem de relevante pentru misiunea ta de viață.

Știi ce sarcină se încadrează în acest cadran?

Începeți prin analizarea priorităților dvs., apoi stabiliți dacă aceasta se încadrează în criteriile „faceți-o acum”. Dacă sarcina este realizabilă într-o zi sau în 24 - 48 de ore, este urgentă.

O altă abordare pe care o puteți adopta în prioritizarea sarcinilor din această categorie este adoptarea principiului „Mâncați broasca” de Mark Twain. Acest principiu vă recomandă să faceți cele mai urgente activități imediat ce vă treziți.

Iată un exemplu practic.

Să presupunem că trebuie să elaborați o strategie de conținut și să trimiteți un raport managerului dvs. Este sâmbătă, iar termenul limită pentru depunere este luni. Putem spune că activitatea este urgentă? Categoric!

Programa

Al doilea cadran al matricei de prioritizare este Schedule. Matricea de stabilire a priorităților clasifică sarcinile din această categorie ca fiind importante, dar nu atât de urgente.

Sunt obiective și sarcini pe termen lung, fără termen limită imediat. Aceste sarcini ar putea include meditația, jurnalizarea, studierea, timpul în familie și exercițiile fizice.

Puteți planifica activități în acest cadran pentru o altă perioadă. De exemplu, ar trebui să faceți mișcare pentru o sănătate bună, dar puteți aloca timp pentru ao face.Publicitate

Programați aceste activități în așa fel încât să nu se transfere în cadranul Do sau Urgent. Asigurați-vă că aveți suficient timp pentru a le realiza.

Delega

Al treilea cadran al matricei de prioritizare este Delegat.

Aceste sarcini nu sunt importante pentru dvs., dar sunt destul de urgente pentru alții. Aici intră în joc munca în echipă.

Puteți efectua din punct de vedere tehnic sarcini din această categorie, dar are sens delegă-i . Delegarea sarcinilor vă va asigura că aveți mai mult timp pentru a desfășura activități în primele două cadrane.

De asemenea, ar trebui să monitorizați sarcinile pe care le-ați delegat. Va însemna o pierdere de timp doar dacă nu aveți un sistem de urmărire pentru sarcini delegate.

Înlătura

Ultimul cadran evidențiază ucigașii de productivitate. Sunt sarcini care nu sunt importante pentru obiectivele tale și nu sunt urgente. Singura modalitate de a vă spori productivitatea este să le eliminați.

Câteva exemple vă verifică în mod constant telefonul, vizionați filme sau jucați jocuri video.

Ar putea fi, de asemenea, obiceiuri proaste pe care trebuie să le identificați și să le ștergeți din programul zilnic și săptămânal.

Oamenii de succes au învățat cum să acorde prioritate și să rămână la ceea ce este important. Au învățat să găsească o persoană mai bună pentru o sarcină sau să elimine sarcinile mai puțin semnificative.

Să luăm în considerare două personalități inspiratoare care și-au proiectat sistemul de prioritizare.Publicitate

Warren Buffet a dezvoltat un model de prioritizare cu două liste pentru a determina care sarcină merită cea mai bună atenție a sa. Linia de jos este ocolirea lucrurilor importante și utile, dar care nu sunt prioritare.

Mark Ford, un consilier de afaceri, un agent de marketing, un milionar de sine stătător și autorul și-a conceput strategia:

Începeți lucrul la cea mai importantă prioritate, faceți o pauză, lucrați la cea de-a doua sarcină importantă, faceți o pauză, apoi sortați activitățile mai puțin importante și orice sarcini pe care le-a primit de la alte persoane până după-amiază.^[3]

Cum se utilizează matricea de priorizare

Folosirea Matricii de prioritizare poate fi dificilă dacă sunteți nou la aceasta, dar urmând câțiva pași simpli, puteți învăța să o utilizați în cel mai bun mod posibil.

1. Enumerați și clasificați prioritățile

Evidențiați toate sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți într-o zi. Apoi, clasifică-lecu criterii ponderatebazat pe urgență și importanță.

Identificați orice activitate care necesită o acțiune promptă. Mă refer la o sarcină care, dacă nu o finalizați în acea zi, ar putea produce o consecință gravă. De exemplu, dacă nu trimiteți strategia de conținut, alți scriitori de conținut nu pot funcționa. Înseamnă că trebuie să verificați dacă există dependențe cu prioritate ridicată.

2. Definiți valoarea

Următorul pas este să examinați importanța și să evaluați care dintre ele afectează cel mai mult afacerea sau organizația dvs. De regulă, puteți verifica ce sarcini au prioritate mai mare decât altele. De exemplu, trebuie să respectați cerințele clientului înainte de a vă ocupa de orice lucru intern.

De asemenea, puteți estima valoarea examinând modul în care sarcina afectează oamenii și clienții din organizație. Pe scurt, cu cât o sarcină are un impact mai mare asupra oamenilor sau organizației, cu atât prioritatea este mai mare.

3. Scoateți sarcina cea mai provocatoare

Procrastinarea nu este un simptom al lenei, dar evitarea este. Adevărul este că, de obicei, veți evita sarcinile pe care nu doriți să le faceți. Fostul CEO al Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, a spus odată că va scoate cel mai de temut sarcină primul lucru când va ajunge la birou.

Brian Tracy a numit aceste sarcini broaștele pe care trebuie să le mănânci. Acest lucru va elimina groaza neclintită, care crește presiunea asupra dvs. atunci când amânați sarcinile necesare^[4]. Aici Matricea de prioritizare vă poate ajuta; mâncați broaștele Do imediat.Publicitate

Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a depăși amânarea, verificați Acest articol .

4. Știți ce este important pentru dvs.

Atâta timp cât vă aflați în acest cosmos, veți întâlni întotdeauna diferite alegeri care pot fi contradictorii cu obiectivele voastre. De exemplu, o promoție fantastică care necesită călătorii excesive te va izola de relațiile importante. Dacă nu sunteți conștient de prioritate, îl puteți accepta, chiar dacă familia dvs. este prioritatea voastră.

Prin urmare, este logic să identificați ceea ce este important pentru dvs. și să vă pregătiți să nu compromiteți aceste lucruri importante pentru plăcere sau câștig imediat.

Yogi Berra a scris-o astfel:

Dacă nu vă cunoașteți destinația, s-ar putea să ajungeți în altă parte.

5. Stabiliți regulat fără timp de lucru

CEO-ul YouTube, Susan Wojcicki, a stabilit o regulă pentru a nu-și verifica e-mailurile între orele 18:00 și 21:00. Potrivit unui raport CNN Business, ea a fost prima femeie care a solicitat concediu de maternitate când Google tocmai a început. Ea acordă prioritate timpului de cină cu familia, în ciuda faptului că este CEO-ul YouTube^[5].

Este posibil să reducem timpul pentru relațiile și interesele noastre în afara muncii?

Desigur, și de aceea trebuie să vă stabiliți timpul fără lucru. Această abordare vă va permite să vă reînnoiți nivelurile de energie pentru următoarea sarcină. De asemenea, veți fi în cea mai bună poziție pentru a vă introspecta, deoarece nu vă aflați în zona dvs. obișnuită de lucru.

6. Știți când să vă opriți

Uneori poți realiza totul pe lista ta. După ce v-ați acordat prioritate sarcinii de lucru și ați evaluat estimările, eliminați sarcinile rămase din lista de priorități și concentrați-vă pe cele mai urgente și importante sarcini.

Concluzie

Nu este suficient să ai succes la locul de muncă. Asigură-te că îți faci timp pentru familie și pentru o relație importantă din viața ta.Publicitate

Începerea și găsirea timpului poate fi dificilă, dar cu o anumită practică care folosește Matricea de priorizare, veți descoperi că sunteți mai productivi și mai capabili să vă împărțiți timpul între lucrurile care sunt importante pentru dvs.

Mai multe sfaturi privind stabilirea priorităților

• Cum să prioritizați drepturile în 10 minute și să lucrați de 10 ori mai repede
• Înapoi la elementele de bază: stabilirea priorităților
• Cum să prioritizați munca atunci când totul pare important

Credit foto recomandat: William Iven prin unsplash.com

Referinţă